artykuł
6 min.
Biała lista podatników VAT – co musisz wiedzieć?
ostatnia aktualizacja:
Biała lista VAT to kluczowe narzędzie dla przedsiębiorców, które umożliwia szybką i bezpłatną weryfikację kontrahentów. Co zawiera ta lista i dlaczego jej znajomość jest istotna w codziennej działalności? W artykule poznasz nie tylko definicję białej listy, ale również dowiesz się, jak korzystać z jej zasobów oraz jakie znaczenie ma rejestracja numeru rachunku bankowego na liście VAT.
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista VAT to szczegółowy wykaz informacji o podatnikach VAT. Od 1 września 2019 roku możemy z niej skorzystać za pomocą strony internetowej Ministerstwa Finansów. Dzięki białej liście każdy przedsiębiorca może łatwo, szybko i bezpłatnie sprawdzić ważne informacje o swoim kontrahencie. Z rejestru dowie się przede wszystkim:
czy partner biznesowy jest czynnym podatnikiem VAT,
czy kontrahent jest niezarejestrowany, został wykreślony lub przywrócony do rejestru VAT,
czy kontrahent zgłosił rachunek bankowy w CEIDG albo urzędzie skarbowym
Jakie dane znajdziemy na białej liście VAT?
Rejestr podatników VAT zawiera wszystkie ważne informacje o przedsiębiorcy, m.in.:
nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
numer NIP, REGON i KRS (o ile go ma),
adres siedziby firmy,
status podatnika VAT z informacjami, czy podmiot jest zarejestrowany jako tzw. „podatnik VAT czynny” albo tzw. „podatnik VAT zwolniony”.
informacje o tym, czy podatnik powrócił do rejestru po tym, gdy został z niego wykreślony lub gdy w ogóle się nie zarejestrował,
daty oraz podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru lub przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
numery firmowych rachunków rozliczeniowych (w rozumieniu prawa bankowego) otwartych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. To numery wpisane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzone przy wykorzystaniu STIR.
Jak korzystać z białej listy VAT i sprawdzać innych podatników?
Ręczna weryfikacja innych podatników VAT jest bardzo prosta. Wyszukiwarkę podatników VAT znajdziemy na stronie Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl).
Aby przeszukać wykaz, należy wpisać jedną z danych podmiotu – jego NIP, REGON, numer konta bankowego albo nazwę (przynajmniej 5 znaków). Można sprawdzić stan na teraz albo wybrać dowolną datę w przeszłości. Jest to ważne m.in. gdy prowadzimy spór ze skarbówką dotyczący przelewu z przeszłości. I tyle – po kliknięciu „szukaj” otrzymamy informację, czy dany podmiot figuruje na białej liście podatników, czy nie. Jeśli wpiszemy część nazwy, oczywiście możemy otrzymać informacje o kilku podmiotach. Jeśli dany podmiot figuruje w wykazie, możemy sprawdzić jego szczegóły, m.in.:
numer lub numery jego kont bankowych, status podatnika (czy jest czynnym, czy zwolnionym płatnikiem VAT),
numer REGON, adres prowadzenia działalności, datę rejestracji jako podatnika VAT itd.
Biała lista podatników VAT dostępna na stronie Ministerstwa może być wystarczająca dla mniejszych podmiotów, które potrzebują zweryfikować kontrahenta w jednorazowych sytuacjach. Jej forma jednak może nie być poręczna dla większych firm, w tym także korzystających z profesjonalnych programów księgowych. Ministerstwo Finansów udostępniło więc tzw. API, które pozwala zintegrować białą listę VAT z bazą kontrahentów.
W tym przypadku białą listę podatników VAT można przeszukiwać dwoma metodami:
metoda pełna „search” – podobnie jak na stronie, należy wpisać: NIP, fragment nazwy, REGON lub numer rachunku bankowego (ewentualnie wybrać datę). Dzięki tej metodzie dostaniemy wszystkie dane kontrahenta, m.in. jego rachunki bankowe.
metoda uproszczona „check” – tutaj należy wpisać NIP lub REGON, numer rachunku (ewentualnie wybrać datę). W tym przypadku otrzymamy informację „tak” lub „nie”, w zależości czy podmiot o danym NIP lub REGON ma podany numer rachunku.
WAŻNE! Biała lista podatników VAT przeszukiwana przez API ma limitowany dostęp. Dla metody „search” można złożyć 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, dla metody „check” można zapytać o 1 podmiot. Limit zeruje się codziennie.
Poza API można skorzystać także z jeszcze innej metody. Przedsiębiorcy mogą pobrać plik tekstowy, który zawiera pełną listę par NIP-rachunek. Dane są zabezpieczone kryptograficznie tak, aby jedynie posiadacz poprawnych danych z pary NIP-rachunek mógł zweryfikować pary w wykazie.
Dlaczego rachunek bankowy na białej liście VAT jest taki ważny?
Gdy przedsiębiorca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT (lub został przywrócony do rejestru), w systemie są widoczne numery jego firmowego rachunku. Gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, numer ten można zgłosić poprzez CEIDG. W pozostałych przypadkach niepodlegających wpisowi do CEIDG, zrobimy to za pośrednictwem właściwego urzędu skarbowego. Na białej liście VAT nie będą widoczne prywatne rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR). To rachunki, które są wykorzystywane przez niektórych przedsiębiorców do rozliczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Nie będzie tam też rachunków firm, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT.
Jeśli przedsiębiorca będący sprzedawcą chce terminowo i bez problemów otrzymywać przelewy za wystawione przez siebie faktury, powinien założyć konto firmowe w banku lub SKOK. Następnie powinien zgłosić je przez aktualizację wpisu do CEIDG lub we właściwym urzędzie skarbowym. Brak takiego rachunku może nie tylko naruszać zaufanie kontrahentów, ale także narazić ich w przyszłości na negatywne konsekwencje podatkowe. O innych powodach, dla których warto założyć konto firmowe, przeczytasz w artykule "Konto firmowe - czy trzeba mieć konto firmowe?"
Aby zapewnić swojej firmie bezpieczeństwo podatkowe, przelewy do kontrahenta powinniśmy robić zasadniczo na rachunek widoczny na białej liście podatników VAT.
Co się stanie jeśli wyślemy przelew kontrahentowi na inne konto niż wskazane na liście?
Jeśli przelejemy naszemu partnerowi biznesowemu potwierdzoną fakturą należność lub jej część na inne konto niż ujawnione na białej liście, to od 1 stycznia 2020 roku:
w przypadku transakcji przekraczających 15 tys. zł brutto – kosztów opłaconych takimi przelewami nie będziemy mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Liczba przelewów nie będzie miała znaczenia, natomiast brana będzie pod uwagę ogólna wartość należności np. wynikająca z umowy z danym kontrahentem
solidarnie ze swoim kontrahentem poniesiemy ryzyko odpowiedzialności za część jego zaległości podatkowych, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od tej transakcji.
Ważne! Zarówno wpis, jak i aktualizacja danych w CEIDG są bezpłatne. Bezpłatne jest także zgłoszenie lub zmiana danych w urzędzie skarbowym w pozostałych przypadkach, które nie podlegają wpisowi do CEIDG. Nic nie zapłacimy również za sprawdzenie przedsiębiorcy na białej liście VAT.
Co zrobić, gdy na białej liście VAT nie ma naszego rachunku?
Biała lista podatników VAT może napędzić niepotrzebnego strachu przedsiębiorcom, którzy nie znajdą swojego rachunku w wykazie. W takiej sytuacji należy zadać sobie trzy pytania:
1. Czy mamy konto firmowe w banku? Jeśli nie, należy je założyć. Jeśli mamy niewielką firmę i dotychczas do rozliczeń korzystaliśmy z konta osobistego, to nie jest ono teraz wystarczające. Konta firmowe w bankach są zwykle tanie albo nawet bezpłatne, więc utrzymanie rachunku dla twojej firmy nie będzie kosztowne.
2. Czy rachunek firmowy jest zgłoszony do urzędu skarbowego? Jeśli nie, trzeba to zrobić. W przypadku firm zarejestrowanych w CEIDG jest to możliwe drogą internetową w Centralnej Ewidencji.
3. Czy twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR (System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej)? Bank powinien przekazać numer konta firmowego do STIR automatycznie, więc jeśli tego nie zrobił, należy to wyjaśnić.
Co zrobić, gdy przelaliśmy pieniądze na rachunek spoza listy?
Od 1 stycznia 2020 roku, jeśli przelejemy pieniądze na rachunek inny niż widniejący na białej liście VAT, to możemy uniknąć opisanych wyżej konsekwencji podatkowych jeśli w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu zawiadomimy o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, wskazując m.in. numer rachunku, na który wpłaciliśmy należność.
Prezentowany materiał ma ogólny charakter informacyjny. mBank S.A. nie gwarantuje kompletności informacji i nie ponosi odpowiedzialności za zastosowanie tych informacji w praktyce. Artykuł nie stanowi porady podatkowej. mBank S.A. nie oferuje usług doradztwa podatkowego. W przypadku pytań związanych z kwestiami podatkowymi prosimy kontaktować się z doradcą podatkowym.