artykuł
4 min.
Co to jest e-faktura w kontekście Krajowego Sytemu e-Faktur?
ostatnia aktualizacja:
Autor: Witold Rapczyński księgowy i właściciel Biura Rachunkowego PITCOM Każda firma musi gromadzić dokumentację związaną ze swoją działalnością. Zarządzanie dokumentacją księgową może wydawać się złożone i wymagające. Największym wyzwaniem związanym z dokumentacją w firmie jest gromadzenie, przechowywanie, przesyłanie i archiwizacja dokumentów w sposób uporządkowany i na bieżąco. Jednak w tym wszystkim może pomóc systematyczność i technologia.
E-faktura – co to właściwie jest?
E-faktura, czyli faktura ustrukturyzowana to elektroniczna forma faktury, która zastępuje tradycyjne dokumenty papierowe. W przeciwieństwie do faktur w formie papierowej e-faktury są generowane, przesyłane i przechowywane w formie cyfrowej.
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, która posiada ustrukturyzowany format XML, zamiast tradycyjnego formatu PDF. Oznacza to, że informacje są zapisywane zgodnie z określonym standardem, który określa kategorie danych obowiązkowych na fakturze, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży czy kwota.
W kontekście prawnym faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który posiada unikalny numer identyfikacyjny przydzielony przez ten system. Mimo, że możliwość elektronicznego wystawiania i odbierania faktur istnieje w Polsce od 2005 roku, dopiero teraz ten proces został ustandaryzowany. Dlatego e-faktury nie należy mylić z fakturą elektroniczną jaką znaliśmy dotychczas. Faktura ustrukturyzowana może zostać zwizualizowana w formacie PDF. Jednak musi zawierać kod QR służący do weryfikacji czy została wystawiona w KSeF.
Co zawiera e-Faktura w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana zgodnie z KSeF, podlega konkretnym zasadom:
Określony wzór – faktura powinna zawierać te same elementy, określone w ustawie o VAT, jakie zawiera faktura papierowa. Wzór e-Faktury (tzw. struktura logiczna) został określony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów.
Numer KSeF – każda e-faktura musi mieć indywidualny numer KSeF, generowany przez system online. To odrębny numer od tego, który firma nadaje swoim fakturom.
Ważność po uzyskaniu kodu autoryzacji – faktura staje się ważna po uzyskaniu kodu autoryzacji (kodu KSeF). Datą wystawienia staje się moment przesłania faktury do KSeF, a nie data, którą firma nadała fakturze.
Zakaz wystawiania faktur z datą wsteczną – KSeF nie akceptuje faktur z datą wsteczną. Faktury muszą być wystawiane zgodnie z datą przekazania ich do systemu.
Kary za brak zastosowania się do KSeF – firmy, które nie wdrożą KSeF, podlegają karze pieniężnej. Wysokość kary może wynieść do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem.
Obowiązkowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF obejmie:
dostawy krajowe,
świadczenie usług na terytorium kraju,
wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów,
eksport towarów,
świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podlegających odwrotnemu obciążeniu),
otrzymanie zaliczek na poczet wykonania ww. świadczeń,
wystawianie faktur korygujących,
wystawianie faktur w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy, nawet zagranicznego,
wystawianie faktur przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione (od 1.01.2025 r.).
Jakie faktury będą mogły być wystawiane poza KSeF?
faktury na rzecz konsumentów,
faktury wewnętrzne,
pro-formy,
załączniki,
noty księgowe / rachunki,
e-faktury na rzecz kontrahentów zagranicznych (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza KSeF),
e-faktury dotyczące transakcji, dla których miejsce świadczenia jest poza Polską (wystawiane w KSeF, ale doręczane poza KSeF),
Jakie dokumenty znikną?
noty korygujące,
faktury uproszczone, tj. paragony z NIP do kwoty 450 zł,
faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych.
Zalety e-faktury
E-faktury to wiele korzyści dla przedsiębiorców, przede wszystkim zwiększają efektywność i oszczędzają czas, dzięki automatyzacji procesu wymiany dokumentów finansowych. Korzystanie z e-faktur jest zgodne z globalnym trendem digitalizacji, co sprawia, że Polska podąża śladem europejskich stolic, dostosowując się do nowoczesnych standardów biznesowych i ekologicznych.
Główne zalety faktur elektronicznych to:
Szybkość i efektywność – e-faktura eliminuje konieczność fizycznego przekazywania dokumentów, co przekłada się na błyskawiczne przetwarzanie i dostarczanie faktur.
Zmniejszenie kosztów – brak potrzeby drukowania, wysyłania pocztą czy przechowywania fizycznych dokumentów znacząco redukuje koszty operacyjne związane z obsługą faktur.
Ślad elektroniczny – każda transakcja jest rejestrowana w postaci elektronicznej, co ułatwia audyt, monitorowanie płatności i przestrzeganie przepisów podatkowych.
Łatwiejsze przekazywanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów – wszystkie faktury pozostają w jednym miejscu, do którego przedsiębiorca ma stały dostęp.
Większe bezpieczeństwo – są one przechowywane w zabezpieczonych systemach informatycznych, eliminując ryzyko utraty lub uszkodzenia fizycznych dokumentów, chronią także przez fałszywymi fakturami od kontrahentów.
Lepsza kontrola finansów – faktury elektroniczne pozwalają na lepszą kontrolę nad procesem, od momentu ich utworzenia aż do momentu uregulowania płatności.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to bez wątpienia przełomowy krok w kierunku digitalizacji i usprawnienia procesów finansowych. Firmy muszą jednak bacznie przygotować się na nadchodzące zmiany, przestrzegając harmonogramu wdrożenia oraz dostosowując swoje procedury do nowych wymogów. Kluczowa jest świadomość i wcześniejsze przygotowanie, aby uniknąć ewentualnych kar i utrzymać płynność operacyjną.
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
To nie jest oferta. Wszelkie informacje dotyczące mOrganizera finansów i mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie serwisu CashDirector dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank S.A., w pakietach: Fakturowanie, mOrganizer finansów, mKsięgowość Komfort, mKsięgowość Premium oraz mKsięgowość Start PK, mKsięgowość Komfort PK, mKsięgowość Premium PK”.