artykuł
8 min.
Ryczałt ewidencjonowany: dla kogo, na czym polega i jak obliczyć?
ostatnia aktualizacja:
Dowiedz się najważniejszych informacji o ryczałcie.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dla niektórych przedsiębiorców bardzo atrakcyjną formą podatku dochodowego. To zasługa nie tylko niskich stawek opodatkowania, ale również faktu, że z towarzyszącego ryczałtowi obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów, można wywiązywać się łatwo, wygodnie i bez konieczności posiłkowania się wsparciem ze strony księgowych.
Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać przedsiębiorcy zajmujący się pozarolniczą działalnością gospodarczą, ponadto nie świadczący usług wskazanych jako wyłączające. Ostatnim warunkiem, który musi spełnić przedsiębiorca to osiąganie przychodów niższych niż ustawowy limit 250 000 zł. Mimo konieczności spełnienia tych kryteriów, spory odsetek małych i średnich przedsiębiorców ma możliwość rozliczania się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Cennymi zaletami płacenia zryczałtowanego podatku jest uproszczona księgowość, stosunkowo niski podatek oraz możliwość rozliczania się z Urzędem Skarbowym kwartalnie. Na niekorzyść podatnika działa jednak brak możliwości rozliczenia się ze współmałżonkiem, brak ulgi na dzieci oraz ograniczenie możliwości zmiany zasady rozliczenia z US tylko raz w ciągu roku.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – krok po kroku.
Przedsiębiorca, który postanowił zmienić formę opodatkowania na ryczałt ewidencjonowany powinien do 20 stycznia roku podatkowego przekazać do Urzędu miasta lub gminy wypełniony dokument CEIDG-1. Można tego dokonać osobiście lub przez internet. Najważniejszym dokumentem ryczałtowca jest odpowiednio prowadzony spis przychodów: tzw. ewidencja przychodów.
Prowadzenie ewidencji przychodów polega na dokumentowaniu wyłącznie przychodów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – koszty nie są ewidencjonowane, ponieważ nie uwzględnia się ich przy ustalaniu kwot podatków. Co ważne, każdy zapis w ewidencji musi być podparty odpowiednim dokumentem, który przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać na wypadek kontroli skarbowej. Takim dokumentem może być:
rachunek
dokument celny
faktura lub nota korygująca
wystawiony na koniec dnia dowód wewnętrzny (w przypadku sprzedaży bez faktur).
Zapisy dotyczące uzyskiwanych przychodów można wprowadzać do ewidencji także na podstawie dziennego zestawienia faktur. Zestawienia, które musi zawierać co najmniej:
numer zestawienia
datę
numery faktur objętych zestawieniem
daty wystawienia faktur objętych zestawieniem
a także sumę przychodów wynikających z tych faktur.
Ryczałt, a VAT
Wątpliwości w opodatkowaniu ryczałtem ewidencjonowanym może budzić konieczność płacenia podatku VAT. Ponieważ w obliczeniu podatku ryczałtowego nie uwzględnia się kosztów uzyskania przychodu, można nabrać przekonania, że przedsiębiorca nie musi rozliczać VAT z Urzędem Skarbowym. Jest to błędna interpretacja – ryczałtowiec podczas zakładania działalności gospodarczej podejmuje decyzję czy staje się czynnym płatnikiem VAT tak samo jako przedsiębiorca chcący rozliczać się na zasadach ogólnych czy z kartą podatkową. Należy zwrócić uwagę, że oba podatki są odmiennie naliczane: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest rodzajem podatku dochodowego, w odróżnieniu od VAT: podatku od towarów i usług.
Założenie działalności gospodarczej wiąże się między innymi z decyzją czy przedsiębiorca zostaje czynnym podatnikiem VAT. Nie zawsze jest to konieczne. W przypadku gdy wartość sprzedaży firmy nie przekracza 200 000 zł rocznie możliwe jest zwolnienie z VAT.
Co z dowodami zakupu?
Ponoszone przez przedsiębiorcę koszty w związku z prowadzoną działalnością nie mają żadnego znaczenia, jednak podatnik i tak zobowiązany jest przechowywać dowody zakupów na wypadek ewentualnej kontroli skarbowej. Co więcej, na koniec każdego roku podatkowego musi też dokonać inwentaryzacji składników swojego majątku, metodą spisu z natury (remanent). Pewną niedogodność stanowi tutaj fakt, że wszystkie dowody zakupu należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, licząc od ostatniego dnia kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych można zmniejszyć
Podatnicy ryczałtu płacą kwotę podatku zależą od przychodów, a nie od dochodów, siłą rzeczy nie mogą korzystać z takich samych odliczeń, jak przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych. W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych odliczenia mogą obejmować takie wydatki jak: opłacane składki ZUS, darowizny przekazywane na rzecz organizacji pożytku publicznego, czy też koszty ponoszone w związku z rehabilitacją bądź ułatwieniem wykonywania czynności życiowych. Ryczałtowcy będący honorowymi krwiodawcami, mogą dodatkowo odliczyć od podatku także wartość oddanej krwi (mowa tutaj o ekwiwalencie pieniężnym za oddaną krew).
Jak obliczyć podatek ryczałtowy?
Rozliczenia na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych można dokonywać albo w systemie comiesięcznym, albo w okresie kwartalnym (jest to możliwe, jeśli dochody nie przekraczają 25 tys. euro rocznie).
Ryczałt: jak obliczyć dochód i podatek?
Aby wyliczyć kwotę zaliczki na podatek dochodowy, należy sumę przychodów uzyskanych w danym okresie rozliczeniowym pomniejszyć o łączną wartość możliwych odliczeń. Otrzymaną wielkość należy następnie opodatkować według właściwej ze względu na typ prowadzonej działalności stawki ryczałtu: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 17% lub 20%.
Do kiedy należy zapłacić podatek ryczałtowy?
Po dokonaniu obliczeń pozostaje już tylko przelać ustaloną w powyższy sposób kwotę na rachunek urzędu skarbowego (nie później niż 20. dnia miesiąca następującego po rozliczanym miesiącu, bądź kwartale). Ostatecznego rozliczenia podatku dochodowego za dany rok obrotowy, dokonuje się do 31 stycznia kolejnego roku, poprzez złożenie zeznania podatkowego. Służący do tego celu formularz PIT-28 przedsiębiorca składa w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca swojego zamieszkania.
Ewidencja przychodów musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy
Ryczałtowcy w związku z rozliczaniem się na podstawie przychodów nie prowadzą pełnej księgowości (ewidencji przychodów i rozchodów). W tej formie opodatkowania wystarczy księgowość uproszczona (ewidencja przychodów). Oczywiście przedsiębiorca korzystający z ryczałtu, musi zadbać nie tylko o prawidłowe wyliczanie podatków, ale również rzetelne i niewadliwe prowadzenie samej ewidencji przychodów. Aby spełnić wymóg niewadliwości, konieczne jest stosowanie się do przepisów zawartych w odpowiednich uregulowaniach prawnych dotyczących ryczałtu, natomiast kryterium rzetelności – dokonywanie w ewidencji zapisów zgodnych ze stanem rzeczywistym. Warto podkreślić, że prowadzona ewidencja przychodów zostanie uznana za rzetelną i niewadliwą także wówczas, gdy:
niewprowadzenie odpowiednich zapisów wynika z nieszczęśliwego wypadku bądź zdarzenia losowego, uniemożliwiającego prowadzenie ewidencji
niewprowadzone lub błędnie wprowadzone zapisy dotyczą przychodów, których łączna wartość nie przekracza 0,5% przychodu uzyskanego w danym roku podatkowym
uzupełnienie zapisów bądź korekta błędnych zapisów zostały przeprowadzone przed rozpoczęciem kontroli skarbowej
błędy w zapisach powstały wskutek oczywistej pomyłki, a podatnik dysponuje dokumentami dowodzącymi uzyskania poszczególnych przychodów.
Należyte prowadzenie ewidencji jest niezwykle istotne, ponieważ wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie mogą grozić poważnymi sankcjami prawnymi. Równie przykre konsekwencje może przynieść nieprawidłowe przyporządkowanie przychodów do stawek – wówczas urząd nalicza bowiem podatek ryczałtowy od całości, stosując najwyższą stawkę. Natomiast najwyższą karę finansową, stanowiąca aż 5-krotność zwykłej stawki ryczałtu zapłaci ten, kto w ogóle nie prowadzi ewidencji przychodów.
Ewidencja przychodów w ryczałcie: wzór wypełnienia
We wzorcowej ewidencji przychodów dla każdego wpisu przygotowano 12 kolumn. Każdy rekord musi zostać ponumerowany i uzupełniony o datę uzyskania przychodu i osobno datę dokonania wpisu. Ponadto wskazujemy numer dowodu wewnętrznego dokumentującego sprzedaż. Następnie umieszczamy w odpowiednich rubrykach uzyskane kwoty pieniężne opodatkowane według różnych stawek ryczałtowych i sumujemy je.
Natomiast na końcu każdej strony dokonuje się podsumowania przychodów spisanych na jednej stronie oraz od początku miesiąca. W osobnym artykule zamieszczono więcej informacji jak prawidłowo prowadzić ewidencję przychodów.
Księgowość online: nowoczesny kalkulator ryczałtu ewidencjonowanego
Ustawodawca dopuszcza możliwość prowadzenie ewidencji przychodów odręcznie oraz przy pomocy komputerowych kalkulatorów ryczałtu, jednak odręczna spisywanie wpływów z oczywistych względów nie cieszy się popularnością. Z drugiej strony usługi biura rachunkowego mogą okazać się kosztowne. Przedsiębiorcy zainteresowani szybką i bezpłatną księgowością mogą zdecydować się na program umożliwiający ewidencję przychodów w ryczałcie. Dla tych ryczałtowców, którzy z jednej strony woleliby uniknąć ponoszenia dodatkowych wydatków na usługi biura rachunkowego, z drugiej zaś, chcą załatwiać sprawy księgowe szybko, wygodnie i przy możliwie jak najniższym ryzyku popełnienia błędu w rozliczeniach, idealnym rozwiązaniem będzie księgowość internetowa.
Przykładowo, użytkownicy całkowicie bezpłatnego wariantu mKsięgowości Start – usługi księgowości online łączącej zalety konta bankowego i systemu księgowego – mają dostęp do takich udogodnień jak: program do wystawiania i obsługi faktur, automatyczne wyliczanie podatków do zapłacenia i sporządzanie deklaracji podatkowych, całodobowy wgląd do dokumentów firmowych czy przelewy podatkowe na jeden klik. I co ważne, mogą z nich korzystać z poziomu serwisu transakcyjnego mBanku, bez konieczności przelogowania się pomiędzy modułami. To duże ułatwienia dla osób preferujących samodzielne prowadzenie księgowości, dzięki którym można lepiej i sprawniej zarządzać obszarem księgowo-finansowym firmy.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Przedsiębiorcy, którzy są zainteresowani rozliczaniem działalności na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego powinni uważnie zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. Nr 219 poz. 1836 z późn. zm.). To właśnie w tym dokumencie można bowiem znaleźć wszelkie informacje dotyczące wzoru i szczegółowych zasad prowadzenia ewidencji przychodów.
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.