artykuł
5 min.
Kasy fiskalne online – poznaj zmiany dla przedsiębiorców
ostatnia aktualizacja:
Jakie są terminy wymiany dotychczasowych kas na kasy online i kogo obowiązują? Kto może uzyskać zwrot do 700 zł na zakup kasy? Jak wybrać odpowiednią dla danej firmy kasę fiskalną?
Do tej pory sprzedając konsumentowi towar lub usługę przedsiębiorca korzystający z kasy starej generacji musiał nie tylko wydać paragon klientowi, ale także przechowywać papierową lub elektroniczną kopię paragonów. Mając kasę nowej generacji nie musi już magazynować kopii dla celów podatkowych – kasy rejestrujące online po podłączeniu do sieci WiFi lub sieci komórkowej i „fiskalizacji” kasy przez serwisanta same wysyłają odpowiednie informacje o dokonanych transakcjach bezpośrednio do nowoutworzonego Centralnego Repozytorium Kas. Centralne Repozytorium Kas to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który zebrane dane z kas rejestrujących udostępnia Ministrowi Finansów oraz innym organom podatkowym.
Kiedy należy zaopatrzyć się w kasę fiskalną online?
Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług z dn. 15 marca 2019 r. i rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących zakłada, że proces wymiany urządzeń będzie rozciągnięty w czasie. Kasy fiskalne z zapisem papierowym można było stosować do końca sierpnia 2019 roku, zaś te z zapisem elektronicznym do końca 2022 roku. W praktyce więc znaczna grupa przedsiębiorców będzie musiała korzystać z kas nowego typu dopiero od 2023 roku. Jednak nie wszystkie branże mogą zwlekać z wymianą urządzeń na kasy online. Zgodnie z art. 145b ust. 1 ustawy o VAT niektórzy przedsiębiorcy mogą nabijać sprzedaż na kasach fiskalnych starej generacji do:
31 grudnia 2019 r. - w przypadku kas używanych do rejestrowania sprzedaży:
usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz wymiany opon lub kół dla tych pojazdów,
oleju napędowego, benzyny silnikowej oraz gazu do napędu silników spalinowych,
30 czerwca 2020 r. - w przypadku kas używanych do rejestrowania sprzedaży:
usług związanych z wyżywieniem świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne (również w trybie sezonowym),
usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
brykietu, węgla i podobnych paliw stałych z węgla, węgla brunatnego, półkoksu i koksu przeznaczonych do celów opałowych,
31 grudnia 2020 r. - w przypadku kas używanych do rejestrowania sprzedaży:
fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
prawniczych,
w zakresie opieki medycznej (lekarze i lekarze dentyści),
budowlanych,
związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (w zakresie wstępu).
Ulga na zakup kasy fiskalnej online – jak ją uzyskać?
Żeby zachęcić niektórych przedsiębiorców, by nie zwlekali z zakupem kas online, ustawodawca przewidział możliwość uzyskania ulgi na zakup kasy nowej generacji – wynosi ona 90% jej ceny zakupu netto, jednak nie więcej niż 700 zł. Ulga przysługuje na każdą kasę online, zakupioną przez daną firmę w ciągu 6 miesięcy od dnia, gdy przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie ewidencji przy pomocy takich kas.
Nowa ulga jest skierowana do przedsiębiorców, którzy z uwagi na branżę muszą wymienić swoje kasy w określonych terminach albo dla których kasa online będzie pierwszą kasą np. nowych podatników, więc raczej nie dotyczy dotychczasowych użytkowników kas starej generacji. Obejmuje ona zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT, jak i zwolnionych z tego podatku. Mogą oni uzyskać ulgę odpowiednio w następujących formach:
mogą w deklaracji VAT odliczyć od podatku część kwoty wydanej na zakup kasy online lub
mogą otrzymać zwrot części kwoty wydanej na zakup kasy online na konto.
Nowa ulga dotyczy wyłącznie zakupu kas online. Aby uzyskać dotychczasową ulgę na zakup kas starej generacji kupionych do 30 kwietnia 2019 roku należy zasadniczo spełnić cztery warunki:
złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących oraz adresie ich używania zanim zacznie się sprzedaż towarów i usług na danej kasie,
rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej nie później niż w obowiązujących danego przedsiębiorcę terminach,
posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę fiskalną,
złożyć wniosek o zwrot – dotyczy to przedsiębiorców zwolnionych z VAT albo odliczyć kwotę ulgi w deklaracji VAT – dotyczy czynnych podatników VAT.
Szczegółowe informacje na temat wniosków oraz wzory dokumentów można znaleźć na stronie:
Jak wybrać odpowiednią kasę fiskalną?
Planując zakup kasy fiskalnej należy zwrócić uwagę przede wszystkim na to, w jakim okresie zacznie obowiązywać danego przedsiębiorcę obowiązek korzystania z kasy online. Może nie mieć sensu zakup kasy starej generacji, jeśli prowadzi się np. warsztat samochodowy i trzeba będzie od nowego roku korzystać już wyłącznie z kasy online przy sprzedaży usług naprawy lub wulkanizacji. Jeżeli jednak przedsiębiorcy nie obowiązują terminy przewidziane dla niektórych branż, to powinien ocenić koszty związane z zakupem kasy online, w szczególności cenę takiej kasy, koszty dostępu do sieci (transmisji danych) i możliwość skorzystania z ulgi. Kolejna kwestia, którą warto wziąć pod uwagę, to sposób łączenia się z Internetem. Aby kasa online mogła spełnić swoje zadanie, musi być podłączona do sieci. Należy więc wybrać taki model, który oferuje najwygodniejszy dla danej firmy sposób łączenia się z siecią.
O czym jeszcze warto wiedzieć w związku z nowymi przepisami?
Po pierwsze, należy poinformować każdą osobę, która w danej firmie obsługuje kasę fiskalną o zasadach sprzedaży na kasie fiskalnej, wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkach prawnych nieprzestrzegania tych zasad. Od wszystkich takich osób trzeba odebrać oświadczenie potwierdzające, że jest świadoma tych zasad. Takie oświadczenie zawsze należy odebrać przed rozpoczęciem sprzedaży przez daną osobę. Wzór znajdziesz na stronie www.biznes.gov.pl
Po drugie, przedsiębiorca może zmienić serwisanta swojej kasy fiskalnej bez zgody podmiotu, który prowadzi serwis główny.
Po trzecie, kasy online nie trzeba kupować – można ją wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing. Jednak w tych przypadkach nie otrzyma się zwrotu części kosztów zakupu kasy.
to może Cię zainteresować
mOrganizer finansów
kompleksowe narzędzie do zarządzania finansami firmy w 5 pakietach
korzystaj z pełnej wersji przez miesiąc za darmo!
Prezentowany materiał ma ogólny charakter informacyjny. mBank S.A. nie gwarantuje kompletności informacji i nie ponosi odpowiedzialności za zastosowanie tych informacji w praktyce. Artykuł nie stanowi porady podatkowej. mBank S.A. nie oferuje usług doradztwa podatkowego. W przypadku pytań związanych z kwestiami podatkowymi prosimy kontaktować się z doradcą podatkowym.