artykuł
5 min.
Kiedy wystawić fakturę VAT?
ostatnia aktualizacja:
Kiedy i jak wystawić fakturę VAT: zapoznaj się z terminami wystawiania faktur VAT i not korygujących.
Sprzedajesz towary albo wykonujesz usługi? W pewnym momencie trzeba będzie wystawić fakturę (konkretnie fakturę VAT albo fakturę bez VAT-u, jeśli podatnik jest z niego zwolniony). Możliwa do wystawienia jest także e-faktura, czyli faktura elektroniczna, która jest traktowana tak samo jak papierowa.
Kiedy konkretnie musi być wystawiona faktura (albo e-faktura)? Jaką datę trzeba umieścić w dokumencie? Wbrew pozorom sprawa nie jest oczywista.
Przed 2014 r. przepisy nie były zbyt precyzyjne. Prawo mówiło jedynie, że fakturę należy wystawić nie później niż 7 dni po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Wszystko zmieniło się w 2014 r.
Co się stanie, jeśli faktura (czy e-faktura) zostanie wystawiona poza określonymi w ustawie terminami? Taka faktura jest wadliwa, a za jej wystawienie może grozić kara grzywny (w wysokości nawet 180 stawek dziennych).
Znamy już obowiązujące terminy, ale jaką datę wpisać na fakturze? Jeśli data wystawienia jest tożsama z datą sprzedaży, wystarczy wpisać tylko jedną z nich. Czasami data sprzedaży może różnić się od daty wystawienia. W takim wypadku należy wpisać jeszcze datę dostawy towaru lub zakończenia dostawy towaru (która zazwyczaj jest równoznaczna z datą sprzedaży). Jeśli rozliczasz się z innym podmiotem cyklicznie np. za wykonanie usługi, za datę wykonania uznaje się ostatni dzień każdego okresu rozliczeniowego – to również trzeba uwzględnić na fakturze VAT.
Czasem może się okazać, że o fakturę prosi nie inny przedsiębiorca, ale osoba prywatna. Zgodnie z przepisami w takiej sytuacji faktura na osobę fizyczną musi zostać wystawiona. To, jakie dane powinna zawierać faktura na osobę fizyczną, reguluje ustawa o podatku VAT. Na takim dokumencie nie musi być NIP-u kupującego (ten może go nawet nie mieć) ani numeru PESEL.
W niektórych sytuacjach opisanych niżej po wystawieniu faktury mogą być konieczne tzw. nota korygująca albo duplikat faktury.
Jak wystawić fakturę VAT?
Jak wystawić fakturę VAT? Jest to bardzo proste. Faktura może zostać wystawiona np. w programie księgowym, aplikacji internetowej, a nawet księgowości online w ramach systemu bankowości internetowej banku (m.in. mBanku). Podczas korzystania z takich programów nie trzeba się martwić tym, że nie jest się pewnym, jak wystawić fakturę, bo tak naprawdę wystarczy tylko wypełnić pola, które są wymagane.
Oczywiście fakturę wystawić można także w wersji papierowej – np. na druczku albo wzorze faktury, który można pobrać np. z internetu. Faktura nie ma jednego konkretnego wzoru narzuconego przepisami – ważne tylko, aby zawierała wszystkie wymagane elementy.
Jak wystawić fakturę i co musi się znaleźć na takim dokumencie? Dokładnie reguluje to ustawa o VAT, ale na fakturze powinny znaleźć się m.in.:
data wystawienia,
kolejny numer,
dane nabywcy i sprzedającego (m.in. nazwa firmy, adres, NIP),
data wykonania usługi,
nazwa towaru lub usługi,
liczba towarów lub usług,
cena jednostkowa za towar lub usługę,
łączna wartość wszystkich towarów lub usług,
stawka i kwota podatku,
łączna kwota należności brutto.
Jak wystawić duplikat faktury?
Duplikat faktury należy wystawić w sytuacji, gdy pierwotna została zniszczona albo zgubiona. Powinien wiernie odtwarzać pierwotną wersję faktury. Duplikat faktury musi być opatrzony adnotacją „duplikat” oraz mieć datę ponownego sporządzenia. O wystawienie tego dokumentu może zawnioskować do podatnika (sprzedawcy) nabywca towaru lub usługi – zgodnie z danymi z faktury pozostającej w jego posiadaniu. Analogicznie jeśli sprzedawca zgubi albo zniszczy fakturę i będzie potrzebny duplikat, zwraca się o niego do nabywcy.
Braku faktury nie wolno ignorować. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania tych dokumentów aż do momentu, gdy zobowiązanie podatkowe z ich tytułu się przedawni, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Wobec tego, w przypadku braku oryginału należy zdobyć duplikat faktury, w tym także w razie potrzeby duplikat faktury z poprzedniego roku czy kilku jeszcze wcześniejszych lat.
Nota korygująca a faktura korygująca
Czasami do faktury wedrze się jakiś błąd. Co wtedy zrobić? W takich sytuacjach rozwiązaniem jest nota korygująca albo faktura korygująca. Faktura korygująca może mieć dwa typy. Faktura korygująca dane formalne jest wystawiana np. w przypadku pomyłki w NIP-ie czy adresie. Taki dokument nie jest księgowany, a jedynie podpinany do faktury pierwotnej.
Istnieje również faktura korygująca pozycje faktury. Ten dokument wystawia się w przypadku błędów dotyczących np. ceny towaru czy usługi albo stawki VAT. Faktura korygująca pozycje faktury musi zostać zaksięgowana. Fakturę taką wystawia się także, m.in. gdy udzielono rabatu albo obniżki ceny lub nastąpił zwrot towaru.
Faktura korygująca jest zawsze wystawiana przez sprzedawcę – wystawcę pierwotnej faktury.
Czym innym jest natomiast nota korygująca – to dokument, który może wystawić nabywca towaru czy usługi, jednak tylko w sytuacji, gdy błąd na fakturze nie dotyczy kluczowej kwestii, np. ceny towaru albo stawki podatku, ale np. błędnego adresu, NIP-u, daty sprzedaży czy numeru rejestracyjnego pojazdu w przypadku faktury za paliwo. Nota korygująca zwykle nie musi być księgowana – wystarczy, by została podpięta pod błędną fakturę. Nota korygująca powinna zostać zaakceptowana przez sprzedawcę – wystawcę pierwotnej (błędnej) faktury.
Jak widać, w niektórych sytuacjach faktura korygująca dane formalne oraz nota korygująca mogą być stosowane zamiennie – w zależności, kto wystawia dokument.
to może Cię zainteresować
mOrganizer finansów
kompleksowe narzędzie do zarządzania finansami firmy w 5 pakietach
korzystaj z pełnej wersji przez miesiąc za darmo!
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.