artykuł
5 min.
KSeF – od kiedy i dla kogo będzie obowiązkowy? Aktualny harmonogram
ostatnia aktualizacja:
Sprawdź, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy i kogo dotyczy. Zobacz aktualny harmonogram wdrożenia KSeF, wyjątki i zasady logowania. Dowiedz się, jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany z KSeF.
Co to jest KSeF i do czego ma służyć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. System powstał, aby zautomatyzować i zdigitalizować rozliczenia między firmami, co oznacza rewolucję w dotychczasowym obiegu dokumentów.
W odróżnieniu od tradycyjnych faktur papierowych i PDF-ów, faktury w KSeF mają format XML. Są także automatycznie rejestrowane i archiwizowane przez system Ministerstwa Finansów. Jeśli interesuje Cię, co stanie się z faturami papierowymi w kontekście KSeF, przeczytaj nasz artykuł.
Z KSeF korzystać będą mogły:
firmy krajowe,
biura rachunkowe,
podmioty zagraniczne z polskim NIP.
Najważniejsze zalety KSeF:
prostsza praca księgowych i przedsiębiorców,
szybki dostęp do faktur,
eliminacja błędów,
automatyzacja procesów fakturowania i księgowania,
bezpieczna archiwizacja faktur.
Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur księgowanie stanie się prostsze i bardziej przejrzyste. Przedsiębiorcy zyskają dzięki niemu bezpieczeństwo i porządek w rozliczeniach, ponieważ wszystkie faktury będą archiwizowane w jednym miejscu,
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Harmonogram 2026
Obowiązkowy KSeF został ostatecznie zatwierdzony i zapisany w ustawie o KSeF. System faktur elektronicznych będzie obowiązkowy od 2026 roku i obejmie niemal wszystkie firmy w Polsce. To rozwiązanie, które zastąpi papierowe i PDF-owe faktury w obrocie gospodarczym B2B.
Najważniejsze daty:
1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm, przekraczających 200mln sprzedaży brutto za rok 2024
1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców,
1 stycznia 2027 – obowiązek dla podatników, których sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 tysięcy miesięcznie brutto.
Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się, aby wdrożyć KSeF. Warto zrozumieć proces logowania i zasady nadawania uprawnień, a także przygotować zespół do pracy w nowym systemie.
Obecnie nie ma jeszcze pełnej możliwości integracji z KSeF, ponieważ Ministerstwo Finansów wyłączyło dotychczasowe metody połączeń. W praktyce oznacza to, że nowi użytkownicy nie mogą obecnie uzyskać dostępu do środowiska produkcyjnego KSeF.
Natomiast ci, którzy wcześniej korzystali z wersji produkcyjnej KSeF 1.0, nadal mają możliwość działania i przesyłania faktur – ich integracja pozostaje aktywna. Nowe środowisko testowe dla integratorów ma być udostępnione 30 września, a termin jego pełnej dostępności dla przedsiębiorców nie został jeszcze wskazany.
Harmonogram KSeF
Konsultacje dotyczące KseF rozpoczęły się już w 2022 roku, a sam termin wdrożenia KseF był przesuwany. Pierwotnie planowano wdrożenie go już w 2024 roku, ale ze względu na brak odpowiedniej infrastruktury informatycznej, przesunięto to na 2026 rok. Ministerstwo Finansów opublikowało oficjalny harmonogram wdrożenia KseF 12 kwietnia 2025 roku.
|
Data wejścia |
Kogo dotyczy? |
Opis |
|
1 lutego 2026 |
Duże firmy |
Roczna sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł brutto w 2025 r. |
|
1 kwietnia 2026 |
Pozostali przedsiębiorcy |
Mikro, małe i średnie firmy - czynne i zwolnione z VAT |
|
1 stycznia 2027 |
Najmniejsze firmy |
Sprzedaż mniejsza niż 10 tys. zł miesięcznie, brak infrastruktury IT |
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy, a kogo nie dotyczy?
Obowiązkowy KSeF obejmie:
wszystkich czynnych i zwolnionych podatników VAT z polskim NIP,
firmy krajowe i zagraniczne z siedzibą, bądź stałym miejscem wykonywania działalności w Polsce.
Kogo nie dotyczy obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF?
najmniejszych przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo – do 1 stycznia 2027 r., w 2026 roku wystawianie faktur w KSeF jest dla nich dobrowolne
przedsiębiorców wystawiających faktury konsumenckie na osoby fizyczne nieprowadzące działalności (B2C). Taki faktury można dobrowolnie wprowadzić do KSeF
Jak zalogować się i uzyskać dostęp do KSeF?
Bezpośredni dostęp do KSeF przyznaje Ministerstwo Finansów. Aby zalogować się, można użyć:
kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
podpisu zaufanego (np. Profil Zaufany),
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (dla firm),
tokenu wygenerowanego przez KSeF.
Jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona we własnym imieniu i na własny rachunek ma automatycznie przypisane uprawnienia do działania w KseF.
Wszystkie inne podmioty – takie jak spółki, stowarzyszenia czy fundacje – muszą złożyć zawiadomienia ZAW-FA. W formularzu tym wskazuje się tzw. KSeF Mastera. To pierwsza uprawniona w systemie osoba, która następnie może nadawać kolejne uprawnienia pozostałym użytkownikom.
Jak wystawić fakturę w KSeF:
1. Wystaw fakturę w formacie XML.
2. Wyślij ją do KSeF.
3. System zweryfikuje jej poprawność
4. Po weryfikacji, system automatycznie nada fakturze numer KSeF ID.
5. Następnie otrzymasz UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru)
mOrganizer finansów, czyli nowoczesny program do obsługi KSeF
Aby usprawnić proces fakturowania, mBank oferuje mOrganizer finansów – system zintegrowany z kontem firmowym w mBanku i KSeF. Dzięki mOrganizerowi finansów wygodnie wystawisz i wyślesz faktury do KseF, a także odbierzesz je od kontrahentów. Program pozwala na tworzenie kopii zapasowych i nadawanie uprawnień dla innych użytkowników np. pracowników lub księgowego. mOrganizer pozwala Ci na monitorowanie Twoich płatności, a także opłacenie ich jednym kliknięciem – bezpośrednio z Twojego konta. Faktury wystawisz z komputera, bądź smartfona – jak wolisz.
Dzięki intuicyjnej obsłudze i zgodności z przepisami, mOrganizer wspiera zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i większe firmy.
FAQ: Najczęściej zadawane pytania o KSeF
Kiedy wchodzi KSeF?
KseF wchodzi od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych i od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm, w tym podatników wykluczonych cyfrowo.
Dla kogo KSeF jest obowiązkowy?
Ksef jest obowiązkowy dla wszystkich czynnych i zwolnionych podatników VAT, firm z polskim NIP oraz zagranicznych podmiotów działających w Polsce.
Od kiedy KSeF dla małych firm?
KseF dla małych i średnich firm będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku.
Kto będzie zwolniony z KSeF?
Firmy nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności;
Transakcje wykonywane w ramach procedury OSS i IOSS
Usługi w ramach okazjonalnego przewozu drogowego osób;
Czy KSeF zastąpi JPK?
KseF nie zastąpi JPK VAT, ale będzie działał jako "dopełnienie" JPK. W JPK widzimy dane podatkowe, a KSeF uzupełni je o przedmiot transakcji.
Jakich faktur nie dotyczy KSeF?
Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są m.in.
faktury konsumenckie,
faktury wystawiane w związku z:
usługami przejazdu autostradą płatną,usługami udokumentowanymi fakturą w formie biletu (kolej, transport samochodowy, morski i lotniczy),
usługami w branży ubezpieczeniowej i finansowej,
dostawą towarów i świadczeniem usług w ramach procedury samofakturowania – jeżeli:nabywca nie ma polskiego NIP-u lub sprzedawca nie ma polskiego NIP-u.
Czy KSeF jest płatny?
Nie, dostęp do KSeF jest bezpłatny. Płatne mogą być narzędzia komercyjne zintegrowane z KSeF.
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
Informacje przedstawione w artykule są aktualne na 1.10.2025 r. i mogą ulec zmianie.
Księgowi współpracujący z mBankiem należą do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych i świadczą usługi w zakresie rejestrowania działalności gospodarczej. Więcej na lokalniksiegowi.pl