artykuł
4 min.
Czy KSeF oznacza koniec papierowych faktur?
ostatnia aktualizacja:
KSeF to rewolucja w obszarze fakturowania w Polsce. Od 2026 roku papierowe faktury w obrocie gospodarczym praktycznie znikną, choć w niektórych przypadkach nadal będą możliwe. Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się na zmianę, i wdrożyć systemy księgowe zgodne z KSeF oraz przeszkolić pracowników. Dzięki temu proces przejścia na cyfrowe fakturowanie będzie płynny, a firma zyska oszczędność czasu i kosztów.
Czym jest KSeF i czy dotyczy każdego przedsiębiorcy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Od 1 lutego 2026 roku będzie obowiązywał dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych firm. Więcej o harmonogramie KseF przeczytasz tutaj oraz tutaj.
KSeF nie jest jedynie narzędziem administracyjnym – to część szerszego procesu cyfryzacji obiegu dokumentów, który zmienia sposób pracy księgowych i przedsiębiorców.
Faktury ustrukturyzowane zapisuje się w formacie XML, który musi spełniać określone wymagania techniczne i prawne. Wystawianie odbywa się poprzez system zintegrowany z KSeF lub bezpośrednio na platformie.
Obowiązek obejmie wszystkich podatników VAT w Polsce – zarówno czynnych, jak i zwolnionych, w tym także świadczących wyłącznie usługi zwolnione z tego podatku.
KseF ma docelowo uprościć rozliczenia, skrócić czas kontroli skarbowych i ograniczyć oszustwa podatkowe.
Faktura papierowa: kto i kiedy może jej jeszcze używać?
Do końca 2025 roku przedsiębiorcy mogą nadal korzystać z faktur papierowych, jednak ich znaczenie będzie stopniowo malało. Do tej pory były one:
wysyłane pocztą,
przesyłane e-mailem (jako PDF),
przekazywane osobiście.
Wymagały też fizycznej archiwizacji, co generowało koszty, ryzyko błędów oraz trudności podczas kontroli. Wielu przedsiębiorców wciąż preferuje faktury papierowe, jednak cyfrowa zmiana jest nieunikniona.
Kiedy nadal można wystawić fakturę papierową?
Mimo obowiązkowej cyfryzacji od 2026 roku przewidziano wyjątki i okresy przejściowe dla papierowych faktur.
Wyjątki obejmują:
mikroprzedsiębiorców, którzy nie przekraczają progu 10 tys. zł brutto sprzedaży miesięcznie. Mogą oni korzystać z tradycyjnego wystawiania faktur jeszcze do końca 2026 roku. Od 2027 r. także ta grupa podatników będzie musiała korzystać z KseF.
faktury imienne (bez NIP) wystawiane dla konsumentów (B2C) nadal będzie można wystawiać w formie papierowej. Przedsiębiorca ma jednak możliwość dobrowolnie wprowadzić je do systemu.
sytuacje, gdy odbiorca oprócz faktury w KSeF poprosi o wersję papierową – wówczas przedsiębiorca może, ale nie musi udostępnić fakturę również w tej formie. Taki wydruk stanowi wizualizację faktury z KSeF i powinien być opatrzony odpowiednimi kodami QR.
KSeF a faktura papierowa: najważniejsze różnice
Faktura papierowa i faktura w KSeF różnią się przede wszystkim formą. Tradycyjna występuje jako wydruk lub PDF, natomiast w KSeF ma postać pliku XML. Przesyłanie dokumentów odbywa się w KSeF wyłącznie przez system, co eliminuje potrzebę korzystania z poczty czy e-maila. Archiwizacja faktur elektronicznych jest znacznie bezpieczniejsza – dokumenty są przechowywane centralnie przez 10 lat, bez ryzyka zniszczenia. KSeF zapewnia również większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dzięki automatyzacji procesów księgowych i eliminacji kosztów papierowych, znacząco usprawnia rozliczenia i obniża koszty operacyjne.
|
Obszar |
Faktura papierowa |
Faktura w KSeF |
|
Forma dokumentu |
Wydruk lub PDF |
XML |
|
Sposób przesyłania |
Poczta, e-mail, osobiste przekazanie |
System KSeF |
|
Archiwizacja |
Segregatory, magazyny, ryzyko zniszczenia |
Centralna baza KSeF (10 lat) |
|
Bezpieczeństwo |
Możliwość zgubienia lub sfałszowania |
Pełna zgodność z przepisami |
|
Rozliczenia |
Terminy zależne od obiegu dokumentu |
Precyzyjna rejestracja dat |
|
Księgowość |
Ręczne księgowanie |
Automatyzacja i integracja |
|
Koszty |
Druk, przesyłka, archiwizacja |
Eliminacja kosztów papierowych |
mOrganizer finansów: wsparcie w obsłudze KSeF
Aby ułatwić firmom korzystanie z KSeF, mBank oferuje narzędzie mOrganizer finansów. To kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia m.in.:
wystawianie i odbieranie e-faktur zgodnie z KSeF,
automatyczną archiwizację dokumentów,
obsługę UPO (urzędowego potwierdzenia odbioru),
nadawanie i kontrolowanie uprawnień pracowników,
bezpieczne kopie zapasowe,
łatwą współpracę z biurem rachunkowym.
mOrganizer finansów dostępny jest w różnych pakietach cenowych. Dzięki temu jest dopasowany do potrzeb zarówno jednoosobowych działalności, jak i większych firm. Sprawdzi się przedsiębiorcom, księgowym oraz osobom prowadzącym samodzielną księgowość. Narzędzie eliminuje zbędną papierologię, oszczędza czas i gwarantuje zgodność z nowymi przepisami.
FAQ: Najczęściej zadawane pytania
Czy można wystawiać faktury papierowe?
Tak, do końca 2025 roku można wystawiać faktury papierowe. Od 2026 większość firm będzie musiała korzystać z KSeF.
Czy KSeF to koniec papierowych faktur?
Dla większości przedsiębiorców – tak. Wyjątki będą nieliczne.
Jakich faktur nie dotyczy KSeF?
KSeF nie dotyczy m.in. faktur imiennych wystawianych konsumentom (B2C) oraz części dokumentów od mikroprzedsiębiorców.
Czy trzeba wysyłać wszystkie faktury do KSeF?
Nie wszystkie faktury muszą być wysyłane do KSeF. Od przyszłego roku obowiązek obejmie faktury B2B, czyli faktury od firmy dla firmy. One będą musiały trafić do systemu, niezależnie od tego, czy klient poprosi także o wersję papierową. Faktury imienne bez NIP (dla konsumentów B2c) będą mogły być nadal wystawiane poza KSeF, choć przedsiębiorca może dobrowolnie je tam wprowadzić
Jak sprawdzić, czy faktura dotarła do odbiorcy?
System KSeF generuje UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru. Jest to jedynie potwierdzenie prawidłowego przesłania dokumentu do KSeF, ale nie daje jednoznacznej informacji, że klient tą fakturę odebrał
Czy KSeF jest bezpieczny?
Tak – faktury są przechowywane centralnie przez administrację publiczną i chronione zgodnie z przepisami.
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.