Wybór formy księgowości

Dla dużego grona początkujących przedsiębiorców, wybór optymalnego sposobu rozliczania działalności stanowi poważny problem. A to za sprawą nie tylko mnogości dostępnych rozwiązań, ale również faktu, że nierzadko nie wiedzą oni z jakich właściwie opcji mogą skorzystać, na czym polega ich działanie i jakie wiążą się z nimi obowiązki. Dlatego też, za cel niniejszego artykułu postawiliśmy sobie przybliżenie najważniejszych kwestii, dotyczących pełnej księgowości oraz poszczególnych form księgowości uproszczonej.

Wybór właściwej formy opodatkowania jest niezwykle ważny, ponieważ podjęta w tym zakresie decyzja będzie rzutowała na sposób prowadzenia księgowości w firmie. A na księgowości, opiera się tak naprawdę struktura całego przedsiębiorstwa oraz wszystkie zachodzące w nim procesy finansowe. Wyjątek mogą stanowić tutaj ewentualnie niewielkie mikroprzedsiębiorstwa oraz przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą– w ich przypadku, księgowość rzeczywiście może ograniczać się wyłącznie do poprawnego wystawiania faktur i dbania o porządek w dokumentacji. Mimo wszystko jednak, niezależnie od tego, jak duży będzie otwierany biznes, warto zaczerpnąć nieco wiedzy o wszystkich możliwych rozwiązaniach z zakresu prowadzenia księgowości.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość (księgi rachunkowe) jest bardzo precyzyjnym i rozbudowanym, a przy tym skomplikowanym systemem ewidencji zdarzeń gospodarczych. Systemem, dzięki któremu można nie tylko rejestrować przychody i rozchody czy wyliczać wysokość zobowiązań podatkowych, ale także – a właściwie, przede wszystkim – uzyskać kompletny obraz sytuacji finansowej firmy. Umożliwiają to prowadzone w ramach pełnej księgowości dokumenty: księga główna, księgi pomocnicze, wykaz aktywów i pasywów, czy zestawienie obrotów i sald. To właśnie w nich, zapisywana jest każda przepływająca przez przedsiębiorstwo złotówka, każde zdarzenie niosące skutki finansowe (np. otrzymana dotacja czy kredyt, zakup materiałów), a także każda operacja bezgotówkowa, mogąca wpłynąć na wynik finansowy (np. potencjalna kara finansowa czy amortyzacja środka trwałego). Ogólnie rzecz biorąc, pełna księgowość daje zatem możliwość pozyskiwania, a następnie analizowania i nadzorowania wszelkich danych i informacji związanych z sytuacją finansową przedsiębiorstwa.

Czym jest księgowość uproszczona?

Pojęcie księgowości uproszczonej odnosi się do kilku różnych, niewymagających prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposobów rozliczania się z urzędem skarbowym: karty podatkowej, ryczałtu ewidencjonowanego oraz podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Każdy z tych sposobów, daje możliwość stosowania prostych rozwiązań w zakresie rejestrowania i gromadzenia informacji finansowych dotyczących firmy. Każdy z nich ma też właściwie tylko jeden cel – umożliwić proste i niegenerujące dodatkowych kosztów, rozliczanie działalności.

Na czym polegają poszczególne formy księgowości uproszczonej i kto może z nich skorzystać?

1. Karta podatkowa

Jej istotą jest nie ustalenie podstawy wymiaru podatku, lecz płacenie stałej kwoty zobowiązania podatkowego, niezależnej od wysokości uzyskiwanych dochodów. Wysokość podatku jest tutaj uwarunkowana przede wszystkim rodzajem prowadzonego biznesu, a także liczbą zatrudnianych osób oraz liczbą mieszkańców, zamieszkujących miejscowość, w której wykonywana jest działalność. W praktyce, taka forma opodatkowania jest dostępna jedynie dla bardzo wąskiej grupy przedsiębiorców, spełniającej dość wygórowane kryteria.

2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Jest chętnie stosowany zwłaszcza przez właścicieli restauracji, budowlańców, przedstawicieli niektórych wolnych zawodów i osoby prowadzące działalność z zakresu handlu. Istota ryczałtu polega na tym, że podatnik płaci ustaloną stawkę podatku (2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 17% lub 20%), której wysokość zależy wyłącznie od rodzaju wykonywanej przez niego działalności. Wprawdzie stawki ryczałtu są dużo niższe od standardowych stawek podatkowych, jednak nie można zapominać, że konieczność uregulowania zobowiązania podatkowego zachodzi tutaj także wówczas, gdy suma uzyskanych przychodów jest niższa od sumy poniesionych kosztów – a to może stanowić spory mankament. Z ryczałtu mogą korzystać tylko uprawnione grupy podmiotów, których roczny przychód nie przekracza 150 tys. euro.

3. Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Ten rodzaj księgowości uproszczonej opiera się na prowadzeniu dokumentu, służącego do rejestrowania wszystkich przychodów i kosztów firmowych, na podstawie których oblicza się kwotę podatku. Cieszy się największą popularnością wśród mikro i małych firm, ponieważ ustawodawca nie przewidział dla niej żadnych dodatkowych kryteriów (wystarczy, że przychód roczny firmy nie przekracza 1,2 mln euro). Występuje w dwóch wariantach: podatku liniowego (jedna stawka opodatkowania, równa 19%) oraz zasad ogólnych (dwie stawki opodatkowania, równe 18 i 32%). Co ważne, przedsiębiorstwa korzystające z KPiR nie płacą podatku za te okresy rozliczeniowe, w których nie wygenerują zysku.

 

Kiedy można, a kiedy trzeba korzystać z pełnej księgowości?

W praktyce, pewne grupy podmiotów gospodarczych nie muszą rozstrzygać dylematu: prowadzić pełną księgowość, czy też wybrać jedną z uproszczonych form opodatkowania. Nie muszą, ponieważ mają odgórnie narzucony przez ustawodawcę obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dotyczy to bez wyjątku wszystkich spółek kapitałowych (nawet niewielkich spółek z o.o.), spółek komandytowych, komandytowo-akcyjnych i osób prawnych, a także innych grup przedsiębiorców, o ile ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekraczają równowartość 1,2 mln euro (w roku 2017 próg ten będzie najprawdopodobniej wynosił 2 mln euro).

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby księgowość pełną stosowała firma jednoosobowa czy niewielka spółka cywilna. Teoretycznie bowiem, każdy, nawet najmniejszy podmiot gospodarczy, może prowadzić pełną księgowość – o chęci rozliczania się na takich zasadach należy jedynie poinformować urząd skarbowy. Trzeba tylko pamiętać, że comiesięczny koszt prowadzenia pełnej księgowości jest kilkukrotnie wyższy niż w przypadku księgowości uproszczonej, przez co dla większości małych firm jej wybór będzie po prostu nieopłacalny.

 

Księgowość pełna a księgowość uproszczona – plusy i minusy

Poniżej przedstawiamy krótkie zestawienie najważniejszych wad i zalet dwóch głównych rodzajów księgowości. Zapoznanie się z nim będzie pomocne zwłaszcza dla tych przedsiębiorców, którzy wahają się, czy wybrać pełną księgowość czy jedną z form księgowości uproszczonej.

Zalety pełnej księgowości:

• pozwala kontrolować i analizować wydatki, koszty oraz źródła otrzymywanych przychodów

• dostarcza informacji na temat każdej operacji, którą przeprowadzono w firmie, ułatwia planowanie przyszłych inwestycji

• daje możliwość stosowania polityki rachunkowości, dopasowanej do potrzeb przedsiębiorstwa.

Wady pełnej księgowości:

• jest złożonym i skomplikowanym systemem ewidencji

• wymusza konieczność korzystania z kosztownej opieki księgowej

• wymaga spełnienia wielu kryteriów, określonych w Ustawie o rachunkowości.

Zalety księgowości uproszczonej:

• łatwa w prowadzeniu – nie wymaga stosowania się do skomplikowanych procedur

• niskie koszty prowadzenia – często nie wymaga nawet korzystania z usług biura rachunkowego czy zatrudniania księgowej

• daje możliwość korzystania z usług księgowości internetowej (takich jak mKsięgowość), dzięki którym można łatwo i wygodnie, a przy tym nawet całkowicie bezpłatnie, samodzielnie załatwiać wszelkie sprawy księgowe.

Wady księgowości uproszczonej:

• poza wysokością podatków i przychodów, nie dostarcza praktycznie żadnych innych wartościowych informacji

• jest dostępna jedynie dla wybranych grup podmiotów gospodarczych

• ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą ją samodzielnie, muszą dobrze orientować się w aktualnych przepisach prawno-podatkowych i śledzić ich ewentualne zmiany (chyba, że korzystają np. z mKsięgowości, w przypadku której system na bieżąco dokonuje automatycznych aktualizacji przepisów).

 

Dla kogo pełna księgowość, a dla kogo księgowość uproszczona?

Tylko większe, przeprowadzające dużą ilość skomplikowanych operacji gospodarczych przedsiębiorstwa, są w stanie wykorzystać ogromny potencjał, jaki drzemie w informacjach dostarczanych przez pełną księgowość. W przypadku małych firm, których właściciele nie mają trudności ani z obliczeniem swoich przychodów i kosztów, ani ze wskazaniem ich źródeł, zdecydowanie lepszym wyborem będzie jedna z form księgowości uproszczonej. Pytanie tylko, której? Najlepszym sposobem na wybór optymalnego rodzaju księgowości uproszczonej, jest dokonanie symulacji wysokości obciążeń podatkowych. Symulacji, czyli po prostu oszacowania wysokości spodziewanych przychodów i kosztów, a następnie obliczenia kwot podatków według wszystkich możliwych form opodatkowania. Oczywiście najbardziej opłacalna będzie ta opcja, w przypadku której wielkość podatku do zapłacenia będzie najniższa.