artykuł
8 min.
Program księgowy online – jak pomaga w prowadzeniu firmy?
ostatnia aktualizacja:
Program księgowy online: jak ułatwia prowadzenie firmy? Dowiedz się więcej o darmowej księgowości internetowej.
Dobry program księgowy to podstawa działania nie tylko każdego biura rachunkowego, ale również każdego, kto samodzielnie rozlicza prowadzoną przez siebie działalność. Dla tych freelancerów, przedstawicieli wolnych zawodów i właścicieli niewielkich firm, którym wystarcza uproszczona księgowość, najlepszym rozwiązaniem okazuje się najczęściej sięgnięcie po program księgowy online. W końcu program do faktur jest niezbędny, nawet jeśli wystawiasz ich niewiele.
W praktyce programy księgowe online stanowią fundament nowoczesnych usług księgowości internetowej, będącej alternatywą dla tradycyjnych biur rachunkowych. Za ich pośrednictwem usługodawcy udostępniają klientom szereg narzędzi księgowo-finansowych, dzięki którym mogą poradzić sobie samodzielnie zarówno z obowiązkami narzucanymi przez organy podatkowe, jak i z wyzwaniami stawianymi przez zachodzące procesy księgowe.
Co ważne większość firm oferujących jakiś program do faktur pamięta także o potrzebach tych, którym potrzebna jest bardziej rozbudowana księgowość online, czyli o osobach przeprowadzających skomplikowane operacje gospodarcze czy wystawiających większe liczby faktur. Wyrazem tego może być udostępnienie możliwości korzystania ze wsparcia biura rachunkowego online. W takim modelu, za stosunkowo niewielką opłatą miesięczną, klient zachowuje dostęp do pełnej funkcjonalności aplikacji księgowej, ale jednocześnie powierza rozliczanie swojej działalności wykwalifikowanym księgowym. W niniejszym artykule przedstawiamy, w jaki sposób prosty program do faktur (czy trochę bardziej rozbudowany program księgowy online) może pomóc w prowadzeniu codziennych spraw biznesowych.
Program księgowy online: jak to właściwie działa?
W przeciwieństwie do stacjonarnych aplikacji (instalowanych na dysku komputera) programy księgowe online są udostępniane w tzw. modelu SaaS (Software as a Service). Co to w praktyce oznacza? Tylko i aż tyle, że producent udostępnia użytkownikowi aplikację księgową za pośrednictwem internetu, a przy tym dba o jej stan techniczny i regularne aktualizowanie. Co ważne w takim modelu księgowości klient nie podpisuje z usługodawcą żadnej umowy, lecz po prostu cyklicznie reguluje opłatę za dostęp do programu. W momencie gdy program do faktur nie jest mu już dalej potrzebny, po prostu przestaje opłacać abonament.
Czasem program do faktur może być darmowy w jakiejś części – np. w zakresie konkretnych formularzy faktur, wzorów dokumentów albo do jakiejś liczby faktur w miesiącu. Darmowy program do wystawiania faktur może też np. wymagać przebrnięcia przez kilka reklam. Ale bywa, że taki program księgowy dla małych firm bywa wystarczający.
Samo korzystanie z programu do faktur online jest bardzo proste – żeby uzyskać do niego dostęp, należy założyć konto na odpowiedniej stronie internetowej. Przy rejestracji jest się proszonym o podanie sporej porcji danych, które pozwolą dostosować aplikację do wybranego sposobu prowadzenia księgowości, a w przyszłości – ułatwią wystawianie faktur online i generowanie deklaracji podatkowych. Przy kolejnych uruchomieniach programu, by móc korzystać z jego pełnej funkcjonalności, wystarczy już tylko podać hasło i login.
Program do faktur i nie tylko: funkcje księgowości online
Program księgowy online integruje szereg narzędzi i aplikacji, które – jak już wspomniano – mają na celu wspomóc przedsiębiorcę w załatwianiu spraw księgowo-finansowych firmy. Choć oczywiście oferowane aplikacje do księgowości różnią się pod względem funkcjonalności, można zauważyć, że w przypadku zdecydowanej większości z nich występuje pewien ściśle określony pakiet podstawowych funkcji i udogodnień.
W pakiecie tym można znaleźć:
program do faktur online
całodobowy dostęp do dokumentów księgowych i faktur, a także historii operacji księgowych
możliwość prowadzenia i generowania KPiR oraz pozostałych wymaganych ewidencji i rejestrów
możliwość tworzenia baz danych (np. klientów, produktów, usług)
automatyczne wypełnianie i generowanie deklaracji podatkowych oraz ubezpieczeniowych
automatyczne wyliczanie podatków.
Niekiedy użytkownik ma również do dyspozycji takie narzędzia jak program kadry i płace, system CRM, system magazynowy, SMS-owe przypomnienia o płatnościach, a także rozwiązania z zakresu miękkiej windykacji.
Wiele zależy od tego, czego oczekuje przedsiębiorca. Jeśli potrzebny mu jest właściwie tylko program do faktur plus ewentualnie najprostsza aplikacja do prowadzenia ksiąg (tym bardziej, jeśli to księgowość uproszczona, a w przypadku najmniejszych firm to niemal pewne), to zapewne nie zdecyduje się na bardziej rozbudowany pod względem funkcji program do prowadzenia firmy.
Z drugiej strony oczywiście każdy program do faktur jest trochę inny i nawet te najprostsze nie zawsze muszą przypaść do gustu. Jeden przedsiębiorca woli internetowy czy komputerowy program księgowy dla małych firm, inny zainstaluje na telefonie aplikację – mobilny program do wystawiania faktur. Czasem program do faktur daje możliwość wyszukania kontrahenta np. po NIP-ie i uzupełnia jego dane automatycznie. Zdarza się, że program do prowadzenia firmy zapisuje dane kontrahentów tak, aby kolejna faktura była łatwiejsza do wystawienia, a innym razem takiej usługi nie ma w danym pakiecie.
A może program księgowy wbudowany w firmowe konto bankowe?
W pojedynczych przypadkach istnieje także możliwość zintegrowania programu księgowego z firmowym kontem bankowym, co otwiera z kolei dostęp do wielu innych unikalnych udogodnień, np. automatycznego zaczytywania z faktur danych do przelewów, systemu informującego o statusie poszczególnych faktur (opłacona/nieopłacona), przelewów podatkowych na jeden klik czy też automatycznego księgowania kosztów bankowych oraz przychodów z odsetek i różnic kursowych. Produkt zapewniający dostęp do wyżej wspomnianych możliwości oferuje mBank i, co ważne, oferuje go nie tylko w zaawansowanych pakietach płatnych (mKsięgowość Komfort i Premium), ale i w kierowanym do osób rozliczających się samodzielnie pakiecie bezpłatnym (mKsięgowość Start). Taki darmowy program do faktur powinien szczególnie zainteresować mikro- i małe firmy. Warunkiem jest tutaj posiadanie jednego z kont firmowych mBanku, do którego będzie można podpiąć wybraną usługę księgową.
Niezależnie od tego, czy mowa o bankowych programach księgowych online czy też aplikacjach oferowanych przez pozostałych usługodawców, lista korzyści, jakie daje taki program do prowadzenia firmy, jest naprawdę długa. Przyjrzyjmy się bliżej jej najważniejszym pozycjom.
Usługi księgowe czynne przez całą dobę
Główną zaletą programów księgowych online jest fakt, że można z nich korzystać na każdym komputerze, tablecie, a nierzadko również smartfonie z dostępem do sieci. Niesie to dla przedsiębiorcy komfort w postaci możliwości załatwienia praktycznie każdej sprawy księgowej w dowolnym miejscu i czasie. Program do faktur i nie tylko – także szerzej program do prowadzenia firmy – jest dostępny w biurze, domu, a nawet podczas podróży pociągiem czy stania w kolejce do sklepowej kasy.
Program do faktur online „czynny” całą dobę jest oczywiście dostępny także za granicą, choćby i na drugim końcu świata. Taki program do prowadzenia firmy pozwala więc nie spuszczać ręki z pulsu firmy nawet na chwilę.
Szybkie wystawianie faktur online
Możliwość szybkiego i wygodnego dokumentowania przeprowadzanych transakcji to jedna z najważniejszych zalet każdego programu księgowego. Ponieważ program do faktur udostępnia gotowe szablony, a przy tym automatycznie uzupełnia większość wymaganych pól, wygenerowanie i przesłanie do klienta dokumentu księgowego zajmuje łącznie kilkadziesiąt sekund. Natomiast w przypadku wystawiania faktury zdefiniowanemu kontrahentowi (czyli takiemu, który znajduje się już w bazie danych programu) rola przedsiębiorcy ogranicza się właściwie wyłącznie do wpisania kwoty do zapłaty i kliknięcia opcji „wygeneruj i wyślij fakturę”.
Bezpieczne i wygodne przechowywanie faktur i pozostałych dokumentów finansowych
Kolejną zaletą programów oferujących księgowość online jest fakt, że wszystkie generowane za ich pośrednictwem faktury i inne e-dokumenty automatycznie trafiają na wirtualny dysk (wirtualną chmurę, zewnętrzny serwer), a co za tym idzie – przedsiębiorca ma do nich stały, niczym nieograniczony dostęp. Warto także zauważyć, że program księgowy umożliwiający trzymanie faktur w wirtualnej chmurze jest bezpieczniejszy niż dysk twardy, ponieważ w jej przypadku nie zachodzi ryzyko utraty ważnych plików firmowych nawet wówczas, gdy dojdzie do awarii czy kradzieży komputera przedsiębiorcy. Co więcej przedsiębiorstwa obsługujące wirtualne dyski są zobowiązane do tworzenia kopii zapasowych plików i przechowywania ich w kilku niezależnych lokalizacjach, a także do szyfrowania transmisji danych. Zatem taka księgowość online dodatkowo zabezpiecza użytkownika przed możliwością utraty dokumentów czy dostania się ich w niepowołane ręce.
W tym kontekście warto dodać, że aplikacje do księgowości internetowej dają również możliwość łatwego wyszukiwania dokumentów i e-faktur. Przykładowo aby program księgowy pomógł znaleźć poszukiwaną fakturę, wystarczy po prostu wpisać w wyszukiwarkę dane kontrahenta, datę wystawienia faktury albo kwotę do zapłaty – to zdecydowanie większa wygoda niż w przypadku tradycyjnej archiwizacji dokumentów księgowych.
Uzupełniając temat przechowywania dokumentów, zgodnie z prawem archiwizacja dokumentów księgowych musi trwać zwykle co najmniej 5 lat. Dopiero po upływie tego czasu nie muszą być już przechowywane. W tym przypadku również program księgowy ma przewagę nad tradycyjną archiwizacją, bo daje szybszą i łatwiejszą możliwość wykasowania niepotrzebnych już dokumentów.
Na bieżąco ze zmianami w przepisach podatkowych i księgowych
Fakt, że program księgowy online (działający w modelu SaaS) jest na bieżąco aktualizowany, sprawia, że użytkownik w ogóle nie musi przejmować się ewentualnymi zmianami w przepisach księgowych czy podatkowych, np. w zakresie stawek opodatkowania czy wysokości składek ubezpieczeniowych. Dzięki temu księgowość internetowa (księgowość uproszczona czy pełna) daje u dużą pewność, że ze wszystkich swoich obowiązków księgowo-finansowych wywiązuje się w sposób prawidłowy.
Warto pamiętać, że tylko księgowość online dzięki temu, że działa w modelu SaaS, daje możliwość aktualizacji na bieżąco. Program księgowy ściągnięty na dysk komputera sam się raczej nie będzie aktualizował, choć powinien podpowiadać przedsiębiorcy, kiedy ten powinien ściągnąć nową, bieżącą wersję aplikacji.
Co jeszcze warto wiedzieć o księgowości online?
Warto również podkreślić, że nawet w przypadku wyboru programu księgowego przeznaczonego dla osób prowadzących samodzielną księgowość użytkownik może w każdej chwili skontaktować się drogą internetową lub telefonicznie z obsługą aplikacji, w celu np. skonsultowania jakiejś sprawy formalnej czy kwestii dotyczącej użytkowania programu. Natomiast ci przedsiębiorcy, którzy zdecydują się skorzystać z pakietu dającego dostęp nie tylko do programu księgowego, ale i usług internetowego biura rachunkowego (np. mKsięgowość Komfort lub Premium), uzyskują możliwość korzystania praktycznie ze wszystkich niezbędnych przy prowadzeniu księgowości narzędzi i rozwiązań.
Dzięki takiemu wsparciu księgowość online już na pewno nie powinna wzbudzać obaw. Księgowość internetowa (szczególnie księgowość uproszczona) nie jest trudna do prowadzenia. Jeśli jednak ktoś nie czuje się na siłach albo po prostu woli zająć się innymi sprawami niż księgowość online prowadzona samodzielnie – w mBanku w ramach usług mKsięgowość Komfort lub Premium otrzyma opiekę osobistej księgowej, profesjonalnie zaksięgowane dokumenty, wyliczone, wypełnione i wysłane przez księgową deklaracje do ZUS i US, przygotowane przez księgową przelewy za podatki i faktury, a nawet ubezpieczenie w razie błędu księgowej.
to może Cię zainteresować
mKsięgowość uproszczona
sprawdzi się w:
jednoosobowej działalności gospodarczej
spółce cywilnej
spółce jawnej
spółce partnerskiej
mOrganizer finansów
kompleksowe narzędzie do zarządzania finansami firmy w 5 pakietach
korzystaj z pełnej wersji przez miesiąc za darmo!
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.