Rozwój nowych technologii coraz częściej wkracza w dziedziny, które do tej pory działały w tradycyjny sposób. Część firm, które działały początkowo stacjonarnie oferuje swoje usługi księgowe również online. Przykładem są biura rachunkowe, które przenoszą swoją działalność do sieci. Takie podążanie za innowacyjnością skutkuje powiększeniem wachlarza możliwości i zniesieniem barier, m.in. problemu lokalizacji. W stacjonarnych biurach rachunkowych dokumenty klienta przyjmowane są osobiście – bezpośrednio w siedzibie lub za pośrednictwem poczty. Internetowe biura rachunkowe wprowadzają jeszcze jedną możliwość dostarczenia dokumentów – przesłanie ich w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić swój czas.
Dla każdego właściciela bardzo ważny jest wybór biura, które będzie zajmowało się finansami jego firmy. Bowiem to właśnie od niego zależy:

• czy właściciel zostanie odpowiednio zaalarmowany o pogarszającej się sytuacji firmy,
• czy podpowie w jaki sposób można zwiększyć zyski.

Wybór ten wiąże się również z poczuciem bezpieczeństwa przedsiębiorcy w sytuacji nadejścia kontroli skarbowej.
Warto zauważyć, że większość młodych przedsiębiorców chce na początku kontrolować wszystko - począwszy od sprzedaży, dostawców, po całą księgowość. Często skutkuje to zbyt dużym nakładem obowiązków, co tym samym może spowodować pewne "wpadki" finansowe. Dlatego też wielu producentów wychodzi naprzeciw problemom przedsiębiorców, tworząc specjalnie dedykowane programy do księgowości

. Są one polecane właśnie dla takich typów przedsiębiorców, którzy nie mają jeszcze zbyt wysokich obrotów i nie muszą lub nie chcą zatrudniać księgowej. Przedsiębiorcy, którzy mają już większy staż w prowadzeniu firmy lub posiadają większe obroty i tym samym mają więcej obowiązków związanych z firmą, potrzebują jednak profesjonalnego wsparcia księgowego, który przejmie obowiązki finansowe i zapewni poczucie bezpieczeństwa przedsiębiorcy.

Współcześni właściciele mają dużo możliwości wyboru pomocy księgowej dla swojej firmy, a podjęcie przez nich decyzji uwarunkowane jest kilkoma czynnikami. Czym najlepiej się kierować podczas takiego wyboru? Poniżej zostały przedstawione jedne z ważniejszych czynników na jakie należy zwrócić uwagę.

Cena księgowości internetowej

Jednym z głównych kryteriów jakim kierują się przedsiębiorcy jest cena usługi. Często na jej podstawie wstępnie "przesiewają" atrakcyjne dla nich internetowe biura rachunkowe. Po zbadaniu konkurencji cenowej należy sprawdzić jakie funkcje posiadają usługi mieszczące się w tej cenie. W przypadku programów do faktur online

, wachlarz cenowy mieści się w przedziale 0zł-50 zł. Za świadczenie usług przez internetowe biuro rachunkowe czy też stacjonarne  150-400 zł. Trzecią możliwością jest zatrudnienie księgowego na stałe w swojej firmie ale w tym przypadku należy liczyć się z kosztem 2500-4500zł/m-c. Przy wyborze należy zastanowić się czego tak naprawdę potrzebujemy i czego wymagamy od księgowego czy też programu księgowego. Warto zwrócić uwagę na usługi jakie obejmuje cena. Przykładowo dwa programy mogą być sobie równe pod względem cenowym (np. oba mogą być za 0 zł) ale mogą się różnić pod względem funkcji jakie posiadają (czyli jeden z tych programów może posiadać więcej lepszych funkcji). W takiej sytuacji, mimo, że te dwa programy są w tej samej cenie to jednak jeden z nich jest lepszy pod względem opcji. Wynik: cena 0zł za jeden produkt nie równa się cenie 0zł za drugi produkt.

Opinie o internetowych biurach księgowych

Wybór biura księgowego jest również uzależniony od różnych opinii na forach internetowych czy wśród znajomych. Jest to bardzo ważny czynnik, który pokazuje w mikroskali jak wygląda współpraca z konkretnym podmiotem od środka: czy klienci są zadowoleni z usług, czy mogą ich z czystym sumieniem polecić, a może mają jakieś zastrzeżenia i jednak odradzają z nimi współpracę?

Ubezpieczenie OC

Przedsiębiorca szukający pomocy księgowej powinien również sprawdzić czy wybrane biuro księgowe opłaca OC oraz ile wynosi kwota tego ubezpieczenia. Od 2014r. każde biuro rachunkowe online jak i stacjonarne prowadzące księgi rachunkowe swoich klientów ma obowiązek płacenia OC od wykonywania czynności obejmujących: prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, sporządzanie sprawozdań finansowych, a także gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą (art. 76h ust. 1 ustawy). Natomiast po zmianach przepisów nie ma obowiązku posiadania ubezpieczenia OC od prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów oraz sporządzania zeznań i deklaracji podatkowych.  Dodatkowo warto zaznaczyć, że nie liczy się kwota OC na biuro, ale najlepiej kwota OC przypadająca na zdarzenie lub na klienta.

Narzędzia do księgowości internetowej

Wybór programu nie jest ważny tylko w przypadku samodzielnego księgowania. Wybierając internetowe biuro rachunkowe także należy zwrócić na to uwagę. Obecnie dostępne są systemy, które pozwalają klientom biur rachunkowych na wygodny wgląd w dokumentację księgową i wyniki firmy z własnego komputera bądź telefonu. Część biur daje również dostęp przedsiębiorcom do programu do samodzielnego wystawiania faktur on-line. Im lepszy program, tym sprawniejsze działanie biura i lepsza komunikacja z klientem.

Komunikacja

Łatwa i szybka komunikacja z księgowym to bardzo istotny element, o którym często zapominamy. Przedsiębiorca powinien upewnić się, w jaki sposób będzie mógł porozumiewać się ze swoim księgowym. Należy upewnić się również w jakich godzinach jest czynne biuro, czy można się z nim skontaktować/przesłać wymagane dokumenty (w inny sposób niż osobiście), co tym samym zaoszczędzi klientowi czas. Oprócz tego, powinno się zwrócić uwagę na możliwość skontaktowania się z kimś kompetentnym w razie nieobecności dedykowanej księgowej.

Zakres i prezentacja przed urzędami

W zakres obowiązków prowadzenia księgowości wchodzi również konieczność odpowiadania przed urzędem skarbowym. Odwiedzanie księgowego za każdym razem, gdy trzeba podpisać deklarację czy pismo z urzędu jest bardzo uciążliwe. Profesjonalne biura oferują możliwość podpisania pełnomocnictwa, które daje księgowemu prawo do występowania w imieniu klienta przed instytucjami państwowymi. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się przekazać ten obowiązek na biuro rachunkowe powinien się zorientować czy wybrane biuro ma taką możliwość. Dzięki temu, częstotliwość wizyt przedsiębiorcy w ZUS i US ograniczy się do minimum.

Obecnie na rynku można znaleźć dużo firm oferujących swoje usługi podporządkowane pod powyższe kategorie. Między innymi mBank przy współpracy z dostawcą serwisu SuperKsięgowa wystartował na początku 2016 r. z nowym produktem - mKsięgowość. Jest to połączenie konta firmowego z księgowością internetową.
Produkt ten składa się z trzech możliwych do wyboru pakietów. Pakiet START zawiera program do samodzielnego księgowania i fakturowania online.
Pakiet KOMFORT oferuje już pomoc i konsultacje dedykowanej księgowej, która zajmować się będzie m.in. deklaracjami podatkowymi. Ostatni pakiet PREMIUM, jest przeznaczony dla bardziej wymagających klientów. W ostatnim przypadku, księgowa oprócz opieki nad rozliczeniami, przypomina również o płatnościach SMS-em oraz odpowiada przed kontrolą skarbową w imieniu klienta.

Więcej informacji tutaj
Warto zaznaczyć, że w mKsięgowości jest możliwość zmiany dostępnych pakietów bez żadnych dodatkowych opłat za zmianę pakietu.