Autor: Firmowi.pl

 

Z artykułu dowiesz się:

• kiedy jesteś zobowiązany do wystawienia faktury,
• jakie dane musisz na niej umieścić,
• jak szybko wystawić fakturę za pomocą narzędzia przygotowanego przez mBank.

Pierwsza, druga czy kolejna faktura do zapłaty, którą wystawiasz jako właściciel firmy swojemu klientowi jest jak małe święto. Z jednej strony to bardzo wyczekiwany moment w firmie, z drugiej strony w głowie przedsiębiorcy mogą się pojawić pytania jak wystawić i wysłać fakturę prawidłowo, terminowo i bezpiecznie.

Faktura to dokument potwierdzający transakcję sprzedaży towarów lub usług, występujący w obrocie między przedsiębiorcami. Obowiązujące przepisy jasno określają kiedy i na jakich zasadach ma być wystawiona faktura oraz jakie dane powinna zawierać. W bankowości elektronicznej mBanku znajdziemy narzędzia, które pomagają przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobowe firmy w poprawny sposób wystawiać faktury. A do tego bez żadnych opłat!

 

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i dokonujesz sprzedaży, to jesteś zobowiązany do wystawienia faktury. Powinieneś ją przygotować w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich przekazujesz nabywcy, a drugi zachowujesz w swojej dokumentacji. Faktury powinieneś przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Fakturę musisz wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonałeś dostawy towaru lub wykonałeś usługę. Masz również możliwość wystawienia faktury nawet na 30 dni przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty.

Fakturę możesz dostarczyć swojemu odbiorcy w formie elektronicznej (tzw. e-faktura). Jest ona traktowana na równi z jej papierowym odpowiednikiem. Na fakturach nie musisz się podpisywać ani stawiać pieczątki firmowej.

Na fakturze musisz umieścić:

• datę wystawienia faktury oraz datę sprzedaży lub wykonania usługi
• numer faktury
• dane twoje oraz twojego kontrahenta: nazwy firm, adresy oraz numery NIP sprzedawcy i nabywcy
• nazwę towaru lub opis usługi
• liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową netto
• stawkę podatku VAT
• sumę sprzedaży netto (z poszczególnymi stawkami podatku) oraz sprzedaż zwolnioną z opodatkowania
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto
• kwota należności ogółem.

Na szczęście nie musisz o tym wszystkim pamiętać, jeśli korzystasz z gotowych narzędzi do fakturowania. Jedno z takich rozwiązań – darmowy program połączony z kontem firmowym znajdziesz w mBanku.

Jak wystawić fakturę w programie od mBanku – prosta instrukcja krok po kroku

Krok 1. Aby wystawić fakturę za pomocą Fakturowania wejdź na swoim profilu firmowym w zakładkę: Mój biznes, dalej: Fakturowanie i Lista faktur. Tutaj kliknij: Dodaj nową fakturę. Możesz też z poziomu Fakturowanie od razu wejść w Nowa faktura.

 

Krok 2. Wybierz rodzaj faktury, który chcesz wystawić. Masz to wyboru wszystkie potrzebne opcje: fakturę VAT, marżę, proformę oraz zaliczkową.

Krok 3. Dodaj kontrahenta. Możesz go wybrać z listy partnerów, dla których wystawiałeś już fakturę lub dodać nowy podmiot. Aby to zrobić, kliknij: Kontrahent, a później: Dodaj nowego i wpisz jego NIP. Reszta danych zaczyta się automatycznie.

WAŻNE! Możesz wystawić fakturę, podając polski NIP przedsiębiorcy. Oznacza to, że nie wystawisz faktury dla kontrahenta zagranicznego czy osoby fizycznej.

 

Krok 4. Podaj datę wystawiania faktury oraz data sprzedaży. Dane podstawią się automatycznie, ale w razie potrzeby możesz je edytować

Numer faktury jest generowany automatycznie, aby zachować ciągłość numeracji. Każdorazowo możesz zmienić numer według własnych preferencji.

 

Krok 5. Wybierz walutę. Domyślną walutą są złote, ale oprócz nich masz do wyboru 35 walut obcych.

Krok 6. Wprowadź opis towaru lub usługi, które sprzedajesz, podaj ich ilość i jednostki.
Krok 7. Uzupełnij ceny. Po wpisaniu ceny netto kwota VAT, wartość netto i kwota brutto uzupełnią się automatycznie. Możesz również dodać rabat procentowy lub kwotowy. Wszystkie wartości przeliczą się automatycznie.

Ważne! Podatek jest automatycznie ustawiony na 23%, jednak możesz go zmienić. Do wyboru masz opcje: 8%, 7%, 5%, 0%, NP (nie podlega opodatkowaniu) oraz ZW (zwolniony z opodatkowania).

W polu Uwagi możesz wpisać informacje dla swojego kontrahenta.

Krok 8. Określ rodzaj płatności. W systemie domyślnie jest ustawiony na przelew, ale możesz wybrać gotówkę.

Krok 9. Podaj termin płatności. Ustawione jest 7 dni, ale możesz ten termin modyfikować według własnych preferencji i ustaleń z kontrahentem.
Krok 10. Wybierz numer rachunku. Jeśli płatność ma zostać zrealizowana przelewem, to w polu Na rachunek wybierz numer konta w mBanku, na który chcesz otrzymać płatność za fakturę.
Jeśli wystawiałeś wcześniej fakturę proforma lub kontrahent dokonał już częściowej albo całkowitej zapłaty, to zaznacz to w odpowiednich polach.

Ważne! Jeśli konieczna jest płatność za fakturę w mechanizmie płatności podzielonej (split payment) – zaznacz checkbox Płatność podzielona.

Na koniec kliknij przycisk: Wystaw

Po wystawieniu faktury możesz ją od razu wysłać mailem do swojego kontrahenta i księgowej. Faktura zostanie zapisana w formacie .pdf. Możesz ją również pobrać np. w celu wydrukowania. System umożliwi ci również wysłanie do kontrahenta powiadomienie SMS o wystawieniu nowej  faktury.

A co jeśli znajdziesz błąd na wystawionej już fakturze?

Jeśli przygotowałeś fakturę z błędnymi danymi, masz dwie możliwości:

• możesz edytować fakturę lub
• wystawić fakturę korygującą.

Fakturę można edytować w programie do faktur, jeśli nie została jeszcze zaksięgowana. W innym przypadku musisz wystawić fakturę korygującą.