Ewidencja przychodów a termin wpisu – przykład 1

Pan Adam rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej 7 stycznia 2016 r. i jeszcze tego samego dnia uzyskał pierwszy przychód. Jak powinien on rozliczyć ryczałt? Ponieważ rozlicza się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego, przypisuje do uzyskanego przychodu odpowiednią dla niego stawkę opodatkowania, a następnie dokonuje wpisu w ewidencji. Oczywiście zapis nie musi być wprowadzony od razu. Ważne, żeby znalazł się on w ewidencji nie później niż przed 20 lutego 2016 roku, pod datą 10 stycznia 2016 r.

 

Ryczałt ewidencjonowany ma kilka podstawowych stawek: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% lub 2%. Każda stawka jest przypisana do konkretnego typu działalności. Przykładowo ryczałt ewidencjonowany w wysokości 20% zapłacą przedstawiciele niektórych wolnych zawodów – np. tłumacze, korepetytorzy, pielęgniarki czy lekarze. Stawka 17% jest przypisana np. do usług hotelarskich czy fotograficznych albo wynajmu aut, 8,5% dla usług gastronomicznych z alkoholem itd.

 

Ewidencja przychodów a dowody wewnętrzne – przykład 2

Jak rozliczyć ryczałt na podstawie wyłącznie dowodów wewnętrznych, a nie poszczególnych faktur? Przyjmijmy, że pan Marcin jest stomatologiem rozliczającym swoją działalność na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego. Mimo że 5 września przeprowadził aż 15 zabiegów dentystycznych, nie wystawił przy tym tego dnia ani jednej faktury – żaden z pacjentów nie zażądał bowiem takiego udokumentowania realizacji usługi. Uzyskana tego dnia kwota wyniosła łącznie 2 500 zł, co pan Marcin potwierdził poprzez sporządzenie jednego dowodu wewnętrznego. Zaledwie jednego, ponieważ każda z wykonanych usług była opodatkowana tą samą stawką ryczałtu.

 

Ewidencja przychodów, a różne stawki ryczałtu na jednej fakturze – przykład 3

Będący podatnikiem ryczałtu pan Piotr we wrześniu 2016 r. uzyskał przychód w wysokości 8 000 zł, co potwierdził wystawieniem jednej faktury VAT. Niemniej 5 000 zł z tej kwoty objęte jest stawką 20%, natomiast 3 000 zł podlega pod stawkę 17%. Dlatego też w prowadzonej ewidencji przychodów będą musiały znaleźć się dwie pozycje potwierdzone jednym dokumentem księgowym: w kolumnie 5 należy zapisać 5000 zł, natomiast w kolumnie 6 kwotę 3 000 zł.

 

W tym miejscu warto nadmienić, że przedsiębiorcy stosujący ryczałt ewidencjonowany (podobnie jak inne formy opodatkowania) niekoniecznie wystawiają faktury VAT. W przypadku niektórych działalności mogą korzystać ze zwolnienia przy obrotach na poziomie 200 tys. zł.

 

Ewidencja przychodów a dzienne zestawienie faktur – przykład 4

Wszystkie sprzedawane przez panią Anię produkty są opodatkowane stawką 3% i podlegają fakturowaniu. 10 października 2016 r. wystawiła ona 10 faktur sprzedaży na łączną kwotę 3 000 zł. W ewidencji przychodów pani Ania zamieści jednak nie 10, lecz zaledwie jedną pozycję udokumentowaną zestawieniem wystawionych w tym dniu faktur VAT. W tym kontekście warto wspomnieć, że aby dzienne zestawienie faktur zostało uznane za prawidłowo sporządzone, należy w nim umieścić: datę, numer zestawienia, numery i daty faktur objętych zestawieniem, a także łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur (uwzględniającą podział na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu).

 

Ewidencja przychodów a odliczanie strat – przykład 5

Pani Ewa dopiero od stycznia 2016 r. jest podatnikiem opodatkowanym ryczałtem – w poprzednich latach rozliczała się na zasadach ogólnych. Trzy lata temu prowadzony przez nią biznes wygenerował poważną stratę, której część nadal jest rozliczana. Jak wypełnić ewidencję przychodów w takiej sytuacji? Pani Ewa, chcąc skorzystać z możliwości jej odliczenia, musi wprowadzić odpowiedni zapis do ewidencji przychodów – zamiast powiększyć, pomniejszy on przychody o wysokość straty podlegającą odliczeniu.

 

Ewidencję przychodów trzeba prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy

Podatnik ryczałtu jest zobowiązany prowadzić ewidencję przychodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Kryterium niewadliwości jest uznawane za spełnione wówczas, gdy ewidencja prowadzona jest zgodnie z przepisami odpowiednich uregulowań prawnych. Wypełnić ewidencję przychodów w sposób rzetelny oznacza natomiast, że ta opiera się na zapisach zgodnych ze stanem rzeczywistym. Co ważne, ewidencja jest uznawana za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy: błędy w zapisach pojawiły się wskutek oczywistej pomyłki; niewprowadzenie odpowiedniego zapisu spowodowane jest zdarzeniem losowym; łączna wartość niewprowadzonych bądź błędnie wpisanych przychodów nie przekracza 0,5% wysokości całkowitego przychodu osiągniętego w danym roku podatkowym; ewentualne błędy w zakresie wpisywania przychodów zostały poprawione przed rozpoczęciem kontroli skarbowej. 

Trzeba przy tym wyraźnie podkreślić, że wadliwe, nierzetelne albo nieprawidłowe prowadzenie ewidencji może skutkować koniecznością poniesienia konsekwencji finansowych – mogą one przybrać postać naliczenia przez urząd znacznie wyższego ryczałtu, a nawet sankcji karnoskarbowych.

 

Usługi bankowej księgowości online: pomocna w prowadzeniu ewidencji przychodów

 

Na tle ksiąg rachunkowych czy nawet podatkowej księgi przychodów i rozchodów ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wypada bardzo atrakcyjnie pod względem stopnia łatwości prowadzenia rozliczeń i załatwiania spraw księgowych. Niemniej jednak mimo wszystko osoby rozliczające działalność w oparciu o ryczałt ewidencjonowany potrzebują odpowiednich narzędzi, które uproszczą m.in. wystawianie faktur, wypełnianie deklaracji podatkowych czy wyliczanie podatków do zapłacenia. Bez tego prowadzenie spraw księgowo-finansowych firmy będzie nie tylko czasochłonne i uciążliwe, ale również narażone na ryzyko popełnienia kosztownego błędu.

W przypadku podatników ryczałtu ewidencjonowanego godnym polecenia rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług bankowej księgowości online, takich jak mKsięgowość. Dzięki nim można bowiem z jednego miejsca (z poziomu serwisu transakcyjnego banku) łatwo i wygodnie zarządzać praktycznie całym obszarem księgowo-podatkowym prowadzonego biznesu. Co ważne, takie udogodnienia jak: automatyczne wyliczanie podatków czy sporządzanie deklaracji podatkowych, przelewy na jeden klik, program do fakturowania czy całodobowy wgląd do dokumentów firmowych, zapewnione są nawet w całkowicie bezpłatnym pakiecie usług mKsięgowość Start. Natomiast przedsiębiorcy, którzy oczekują jeszcze większego bogactwa ułatwień, mogą skorzystać z płatnego wariantu mKsięgowości (Komfort lub Premium), zapewniającego kompleksową pomoc internetowego biura rachunkowego.

 

Jak rozliczyć ryczałt?

Jak rozliczyć ryczałt ewidencjonowany? Podstawową deklaracją roczną dla osoby korzystającej z tej formy opodatkowania jest PIT-28. Należy ją złożyć w urzędzie skarbowym do końca stycznia każdego roku.

 

Najważniejszym punktem formularza PIT-28 jest tabela, którą należy uzupełnić o uzyskane przychody w danym roku. W kolejnych wierszach podaje się przychody objęte ryczałtem ewidencjonowanym z działalności na własne nazwisko, w kolejnych np. gdy podatnik jest wspólnikiem w danej spółce, gdy rozlicza ryczałt za najem albo dzierżawę itd. Przychody w konkretnych wierszach należy przypisać do określonych stawek (podanych w kolumnach).

 

W kolejnych krokach należy m.in. obliczyć ryczałt ewidencjonowany według poszczególnych stawek oraz podać odliczenia od przychodów albo ryczałtu czy ewentualne informacje o zwolnieniach.

 

Tak naprawdę w PIT-28 należy przepisać i połączyć dane z comiesięcznej ewidencji przychodów. Szczególnie jeśli ktoś korzysta z usługi księgowości online, rozliczenie PIT-28 będzie proste. Tym bardziej, że w ramach księgowości internetowej można liczyć także na wsparcie przy rozliczeniu zeznania rocznego – podobnie jak w ciągu roku w wyliczeniu zaliczek na ryczałt.

 

Wykaz środków trwałych dla ryczałtowców i inne dokumenty

Osoby, które rozważają rozliczanie działalności w oparciu o ryczałt, muszą mieć świadomość faktu, że poza ewidencją przychodów ta forma opodatkowania wymaga również prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposażenia, a także karty przychodów (o ile ryczałtowiec zatrudnia pracowników na umowę o pracę). Choć nie są to skomplikowane sprawy, również wymagane jest poświęcenie im należytej uwagi – zwłaszcza że także i tutaj ewentualne nieprawidłowości mogą doprowadzić do powstania konsekwencji finansowych.