Program do faktur – poznaj zalety faktur elektronicznych

08
.
11
.
2017
Program do faktur – poznaj zalety faktur elektronicznych

Autor: Firmowi.pl

 

Z tego tekstu dowiesz się:

  • Na czym polega działanie programu do faktur
  • Jakie są zalety korzystania z programu do faktur
  • Jakie korzyści daje dostęp do dokumentów przez całą dobę

Wystawianie faktur to jeden z podstawowych obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Obowiązek, z którego od niedawna można wywiązywać się w sposób łatwy, wygodny, a przy tym niewymagający posiadania obszernej wiedzy z zakresu prawa podatkowego czy księgowości. A wszystko za sprawą nowoczesnych programów do faktur online, które nie tylko w maksymalnym stopniu upraszczają proces wystawiania wspomnianych dokumentów, ale dają również możliwość korzystania z szeregu innych, ułatwiających prowadzenie spraw księgowo-finansowych firmy, udogodnień – w tym całodobowego dostępu do dokumentów firmowych. W rzeczywistości, najczęściej występuje on w formie modułu, przyłączanego do programu księgowego (w wersji online lub offline), który umożliwia samodzielne (lub z pomocą internetowego biura rachunkowego) zarządzanie praktycznie całym obszarem księgowym przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule skupimy się jednak na samych systemach do fakturowania: poznasz na czym polega ich działanie i w jaki sposób pomagają w codziennym prowadzeniu firmy. Zobaczysz również korzyści, jakie daje gwarantowany przez program do faktur całodobowy dostęp do dokumentacji księgowo-finansowej, a także poznasz najważniejsze aspekty prawne związane z fakturowaniem elektronicznym.

Program do faktur może przybierać postać aplikacji stacjonarnej, instalowanej na dysku komputera, bądź internetowej, z której można korzystać na dowolnym PC, tablecie, a nierzadko nawet smartfonie, podłączonym do sieci.

Polskie prawo przyjazne dla faktur elektronicznych

Stosowanie fakturowania elektronicznego (fakturowania online, e-fakturowania), czyli innymi słowy wystawianie faktur w formie elektronicznej, jest możliwe już od dobrych kilku lat. Co więcej, dzięki zmianom w zapisach ustawy o VAT, od 1 stycznia 2013 r. faktury te mają dla urzędów skarbowych taką samą wartość, jak faktury w postaci papierowej. Ustawodawca kieruje zatem w ten sposób do przedsiębiorców jednoznaczny przekaz: możecie bez żadnych obaw korzystać z czasooszczędnego i ekologicznego fakturowania online.

Program do faktur – gwarancja prawidłowego wystawienia faktury

Pamiętaj, że aby e-faktura została uznana za ważną, przedsiębiorca musi dopilnować przewidzianego ustawą terminu jej wystawienia, a także zawrzeć w niej wszystkie, wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów, elementy. Do tych ostatnich należą:

  • data wystawienia oraz numer identyfikujący fakturę,
  • dane sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług: imiona i nazwiska lub nazwy, adresy, a także numery NIP (w przypadku osób prywatnych nie jest on wymagany),
  • nazwę bądź rodzaj towaru lub usługi,
  • ilość sprzedanych towarów bądź zakres zrealizowanych usług,
  • cenę jednostkową netto – czyli cenę jednostkową towaru bądź usługi, nieuwzględniającą kwoty podatku,
  • wartość sprzedaży netto – czyli wartość sprzedanych towarów bądź zrealizowanych usług (bez kwoty podatku), będących przedmiotem zawartej transakcji,
  • wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku VAT,
  • kwotę należności ogółem.

Co istotne, nie ma przy tym żadnego znaczenia, czy wystawiona faktura online przybierze postać wiadomość e-mail z załącznikiem (plik może być w formacie PDF, DOC, JPG, CSV), ustrukturyzowanego komunikatu, czy faksu w formie elektronicznej. Ważne jest tylko to, aby wybrana postać gwarantowała integralność i czytelność treści faktury, a także autentyczność jej pochodzenia. Dzięki rozwiązaniom stosowanym w programach do fakturowania, użytkownik ma pewność, że wszystkie wspomniane kryteria zostaną każdorazowo spełnione.

Najważniejsze zalety programów do faktur online

Jak zasygnalizowano we wstępie artykułu, aby wystawiać faktury elektroniczne w sposób szybki, wygodny, a przy tym zgodny z wyżej przedstawionymi wymaganiami, trzeba zaopatrzyć się w program do fakturowania elektronicznego – najlepiej taki, z którego można korzystać na dowolnym komputerze z dostępem do sieci. Za wyborem programu do faktur online przemawia fakt, że:

  • do jego uruchomienia wystarczy znajomość loginu i hasła,
  • jest na bieżąco i zwykle nieodpłatnie aktualizowany – zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście ewentualnych zmian w zakresie stawek podatkowych czy innych przepisów prawnych,
  • wszystkie gromadzone w nim dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach, a co za tym idzie – dokumenty firmowe, historia operacji i inne zapisane informacje są dla przedsiębiorcy dostępne z każdego miejsca na ziemi, przez 24 godziny na dobę,
  • serwery, na których zapisywane są powiązane z firmą pliki, regularnie i automatycznie tworzą kopie zapasowe przechowywanych dokumentów – ryzyko utraty czy wykradzenia danych firmy jest więc tutaj ograniczone do absolutnego minimum.

Zastosowanie takich rozwiązań konstrukcyjnych sprawia, że użytkownik może wystawiać faktury i korzystać z innych funkcji programu, niezależnie od pory dnia czy miejsca w którym się znajduje. Co więcej, może mieć przy tym pewność, że zarówno sposób obsługiwania faktur, jak i inne przeprowadzane czynności księgowe, będą zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Może mieć także pewność, że zapisywane dokumenty elektroniczne będą trafiały w miejsce z jednej strony bezpieczne, z drugiej zaś – łatwo dla niego dostępne.

Program do fakturowania – jak ułatwia wystawianie dokumentów?

Każdy program do fakturowania wymaga od przedsiębiorcy podania m.in. imienia, nazwiska, danych teleadresowych, a także numeru rachunku bankowego. Wszystko po to, aby stworzyć swego rodzaju szablon, który będzie każdorazowo automatycznie pojawiał się w wystawianej fakturze. Można w nim także zapisać dane nie tylko swoje, ale również kontrahentów, co pozwala zredukować czas wystawiania faktur do absolutnego minimum. Program pilnuje także, aby przedsiębiorca uzupełnił wszystkie wymagane pola: dane klienta, kwotę do zapłaty, termin i rodzaj płatności. Wystawioną w ten sposób fakturę zwykle można automatycznie przesłać kontrahentowi drogą mailową albo zapisać na dysku w formacie PDF. Co ważne, w przypadku niektórych programów do faktur (np. tego dostępnego w ramach usługi mKsięgowość, faktura jest od razu księgowana w systemie i nie trzeba jej nigdzie dodatkowo wprowadzać.

W czym jeszcze pomaga program do fakturowania?

W prawdzie podstawowa funkcjonalność wszystkich programów do faktur jest w zasadzie taka sama, każdy z nich może być wyposażony w różne, dodatkowe funkcje. Te bardziej zaawansowane dostępne są zazwyczaj w płatnych aplikacjach. Zazwyczaj, ale nie zawsze – czego dowodzi funkcjonalność bezpłatnego programu do faktur online, dostępnego w ramach oferowanego przez mBank produktu mKsięgowość. W tym przypadku przedsiębiorca może bowiem dodatkowo m.in. wykonywać przelewy za podatki i faktury za pomocą dosłownie jednego kliknięcia, wprowadzać do systemu faktury kosztowe, które są automatycznie dodawane do listy wydatków, czy przypisywać fakturom oznaczenia: opłacona, zaksięgowana, skorygowana. Ponadto, na podstawie wprowadzanych do systemu dokumentów, program wylicza również kwoty podatków do zapłacenia, a także sporządza deklaracje podatkowe. Dostęp do tak bogatego, nieosiągalnego dla wielu innych programów, zestawu funkcji to zasługa samej konstrukcji produktu mKsięgowość – który łączy funkcjonalność bankowego konta firmowego i przyjaznego w obsłudze programu księgowego (wyposażonego dodatkowo w narzędzie do fakturowania elektronicznego).


Co jeszcze warto wiedzieć?

Najważniejszą, obok automatyzacji procesu wystawiania i obsługi faktur, zaletą programów do fakturowania jest fakt, że – jak już wcześniej wspomniano – dają całodobowy dostęp do dokumentów księgowych firmy. Takie udogodnienie jest dla przedsiębiorcy niezwykle przydatne, ponieważ pozwala mu zwiększyć efektywność działań księgowo-finansowych, a także łatwiej monitorować wykonywanie zaplanowanych zadań, czy wygodniej prowadzić analizy biznesowe. Dzięki elektronicznemu dostępowi do dokumentów przez całą dobę, przedsiębiorca może również łatwo i wygodnie kontrolować to, co się dzieje w firmie, oszczędzając przy tym swój czas i pieniądze.

mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. 

Niniejsza część portalu mBank.pl przeznaczona jest dla przedsiębiorców. Artykuły nie stanowią porad podatkowych, finansowych ani prawnych. mBank S.A. nie prowadzi działalności polegającej na doradztwie gospodarczym, prawnym ani podatkowym. Dowiedz się więcej