Założenie konta firmowego: co mam zrobić dalej?

Założenie konta firmowego to dopiero pierwszy krok. Aby w pełni z niego korzystać, trzeba pamiętać o kilku rzeczach. Przede wszystkim warto aktywować wszystkie dostępne funkcje konta i przejść konfigurację zgodnie z profilem prowadzonej działalności. Wiele banków umożliwia personalizację ustawień, dodawanie użytkowników, terminali czy integrację z programami księgowymi.

Kolejny krok to aktualizacja danych u kontrahentów i partnerów biznesowych. Nowy numer rachunku powinno zmienić się na fakturach, w umowach i w systemach księgowych.

Warto też zadbać o bezpieczeństwo: ustawić odpowiednie limity, aktywować dwuskładnikowe uwierzytelnianie, zdefiniować zaufane IP lub dostęp przez aplikację mobilną.

Jeśli jesteś VAT-owcem, konieczne będzie zgłoszenie nowego konta na tzw. białą listę VAT prowadzoną przez Ministerstwo Finansów. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą musisz również zaktualizować wpis w CEIDG. Z kolei spółki powinny zgłosić zmiany do KRS i urzędu skarbowego.

 

Zgłoszenie konta firmowego do urzędu skarbowego

Zgłoszenie konta do urzędu skarbowego to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego firmę rozliczającą się z fiskusem. Zgodnie z przepisami, rachunek bankowy powinno zgłosić się do US w terminie do 7 dni od jego otwarcia lub zmiany.

Podstawę prawną stanowi m.in. ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (ustawa o NIP). W praktyce oznacza to, że nawet jeśli masz kilka kont, każde z nich musisz ująć w dokumentacji urzędowej.

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych zgłoszenie odbywa się automatycznie przez system CEIDG, jeśli zaktualizujesz tam numer rachunku. Jeśli prowadzisz spółkę musisz złożyć formularz NIP-8. Przy zmianie rachunku należy też złożyć formularz NIP-2 lub NIP-B, w zależności od rodzaju spółki.

Jeśli nie zgłosisz rachunku firmowego do urzędu możesz mieć problemy z rozliczeniami. Kontrahent, który przeleje pieniądze na konto nie ujęte na białej liście VA, nie zaliczy wydatku do kosztów podatkowych. Tobie zaś grożą sankcje skarbowe.

 

Jak dodać konto firmowe w CEIDG?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zgłoszenia rachunku dokonujesz przez formularz CEIDG-1. Masz kilka możliwości: możesz złożyć wniosek online, osobiście w urzędzie gminy lub przesłać go pocztą. Najwygodniejszym sposobem jest skorzystanie z portalu biznes.gov.pl. W portalu po zalogowaniu przez Profil Zaufany lub e-Dowód, możesz w kilka minut dodać nowe konto.

W formularzu CEIDG-1 wystarczy wpisać numer IBAN rachunku bankowego w odpowiednim polu. Aktualizacja danych zazwyczaj następuje w ciągu 1-2 dni roboczych, a informacje automatycznie trafiają do urzędu skarbowego oraz na białą listę podatników VAT.

Jeśli masz więcej niż jeden rachunek firmowy, możesz zgłosić kilka numerów w jednym wniosku. Pamiętaj jednak, by regularnie aktualizować wpis w CEIDG, jeśli zamykasz rachunek lub zmieniasz dane.

 

Jak i gdzie zgłosić konto firmowe spółki?

W spółkach cywilnych i innych formach spółek, obowiązek zgłoszenia konta dla spółki spoczywa na wspólnikach lub zarządzie. Wymagane dokumenty to: formularze NIP-2 (dla spółek) i NIP-B (dla wspólników).

Dokumenty te należy złożyć do urzędu skarbowego w formie papierowej lub elektronicznej przez system e-Deklaracje lub ePUAP.

Jeśli spółka jest zarejestrowana w KRS, aktualizacja numeru rachunku następuje również przez złożenie odpowiednich dokumentów do KRS (najczęściej na formularzu Z3 wraz z załącznikami).

Dla spółek z o.o. i innych podmiotów rejestrowych obowiązek zgłoszenia obejmuje również zmianę w CRBR, jeśli zmiana konta wpływa na sposób reprezentacji finansowej.

Dla bezpieczeństwa i przejrzystości warto przygotować komplet informacji: nazwę banku, numer IBAN, datę otwarcia konta, dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zgłoszenie.

 

Szukasz konta firmowego, które łatwo zgłosić i wygodnie prowadzić?

Zgłoszenie konta firmowego to obowiązek, ale założenie samego rachunku może być szybkie i bezproblemowe – zwłaszcza w mBanku. Konto firmowe otworzysz całkowicie online, a dane do CEIDG i urzędu skarbowego możesz zaktualizować bez wychodzenia z domu.

W razie wątpliwości, możesz bezpłatnie skonsultować się z księgowymi współpracującymi z mBankiem. Infolinię obsługują księgowi z firmy CashDirector S.A. Infolinia jest bezpłatna i czynna codziennie w godz. 9:00-17:00, a jej numer to: 22 100 45 43. (Koszt połączenia z infolinią jest zgodny z taryfą operatora).

 

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy konto firmowe trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Tak, konto firmowe musi być zgłoszony do US. Zarówno w przypadku JDG, jak i spółek rachunek powinien być zgłoszony do US i widnieć na białej liście VAT.

Co grozi za niezgłoszenie konta firmowego w urzędzie skarbowym?

Niezgłoszenie konta firmowego może prowadzić do problemów podatkowych i braku możliwości rozliczenia kosztów przez kontrahentów.

Jak zgłosić nr konta do urzędu skarbowego?

Numer konta do urzędu skarbowego zgłosisz poprzez CEIDG-1 (dla JDG) lub formularze NIP-2/NIP-B/NIP-8 (dla spółek).

Jak zgłosić nr konta firmowego do CEIDG?

Numer konta firmowego w CEIDG zgłosisz online przez biznes.gov.pl, osobiście w urzędzie gminy lub pocztą.

Ile jest czasu na zgłoszenie konta firmowego?

Na zgłoszenie konta firmowego masz 7 dni od otwarcia lub zmiany rachunku.