artykuł
6 min.
Najczęstsze błędy początkujących przedsiębiorców
ostatnia aktualizacja:
Autor: Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych we współpracy z mBankiem. Założenie własnej działalności wydaje się coraz prostsze, ale przedsiębiorcy popełniają na starcie błędy, które stają się potem przyczyną problemów. W wywiadzie Adam Bartusiak z biura rachunkowego NEX w Katowicach, współpracujący z mBankiem w ramach OSCBR, omawia błędy początkujących przedsiębiorców. Myślisz o założeniu firmy? Ten materiał z pewnością jest dla Ciebie.
Na co przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę podczas wypełniania wniosku o założenie działalności?
Bardzo istotnym aspektem zakładania firmy jest wybór formy działalności. To, czy wybierzemy jednoosobową działalność czy np. spółkę, ma wpływ na sposób rejestracji, możliwość opodatkowania, a także prowadzenie księgowości.
Ponadto, niektóre działalności wymagają zezwolenia (np. przewoźnik drogowy), koncesji (np. ochrona osób lub mienia) lub wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. prowadzenie żłobka).
Podczas wypełniania wniosku, przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę, aby dane przedstawione we wniosku odzwierciedlały stan faktyczny. Przedsiębiorca, składając wniosek o założenie działalności gospodarczej, oświadcza m.in. że nie jest objęty zakazem podejmowania określonej działalności gospodarczej oraz posiada tytuł prawny do nieruchomości, której adres wpisuje do CEIDG. Warto też na starcie zastanowić się nad wyborem formy opodatkowania.
Nie trzeba osobiście udawać się do urzędu, by założyć firmę. Przedsiębiorca może zrobić to samodzielnie online (jak również w placówce mBanku lub przez mLinię) lub skorzystać z pomocy księgowych OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych), którzy nieodpłatnie za pomocą jednego wniosku pomogą założyć działalność wraz z dedykowanym rachunkiem dla firm w mBanku.
Lista księgowych współpracujących z mBankiem znajduje się tutaj.
Na co należy zwrócić uwagę podczas wyboru formy opodatkowania?
Rozważania o wyborze właściwej formy opodatkowania najlepiej rozpocząć od analizy planowanych przychodów i kosztów. Podstawową formą opodatkowania działalności jest skala podatkowa i jest ona adekwatna praktycznie w większości przypadków. Przedsiębiorca może wybrać również podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz kartę podatkową. W tych przypadkach należy być ostrożnym, ponieważ formy opodatkowania inne niż skala podatkowa nie zawsze są możliwe do wyboru.
Przykład: jeśli przyszły przedsiębiorca planuje prowadzić aptekę, to opodatkowanie ryczałtem nie będzie możliwe. Więcej wyłączeń znajdziemy w art. 8 ust. 1 pkt. 3 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
Natomiast zryczałtowany podatek dochodowy w formie karty podatkowej mogą płacić z zachowaniem ustawowych warunków podatnicy prowadzący działalność zaliczaną do np. wolnych zawodów, polegających na świadczeniu usług w zakresie ochrony zdrowia ludzkiego.
Co grozi przedsiębiorcom za popełnianie błędów związanych z księgowością?
Najczęstsze błędy zdarzające się przedsiębiorcom dotyczą między innymi sporządzania dokumentacji do Urzędu Skarbowego i ZUS, księgowania przychodów i rozchodów, czy nieprawidłowego wliczania wydatków w koszty uzyskania przychodu. Poza tym zdarza się często, że przedsiębiorcy niewłaściwie prowadzą dokumentację i nie przechowują istotnych dokumentów.
Przedsiębiorca, który nie będzie właściwie prowadził swoich ksiąg, może ponieść konsekwencje z tytułu kodeksu karno-skarbowego, ustawy o rachunkowości oraz kodeksu karnego. Do ksiąg zaliczają się księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, rejestry i podobne ewidencje.
W sytuacji stwierdzenia nierzetelności ksiąg, organ podatkowy kwalifikuje taki stan faktyczny zgodnie z art. 61 § 1 kodeksu karnego skarbowego i zaniedbanie tego rodzaju może podlegać karze grzywny do 240 stawek dziennych (stawka dzienna w 2021 r to 93,33 zł.)
Gdzie przedsiębiorca sprawdzi, czy powinien być płatnikiem VAT?
Weryfikując konieczność zgłoszenia jako czynnego podatnika VAT, należy odnieść charakter naszej działalność do zapisów Ustawy o VAT (art. 113). Jeżeli w tym katalogu jest działalność, którą zamierzamy prowadzić, to powstanie obowiązek rejestracji do VAT. W niektórych przypadkach możemy skorzystać ze zwolnienia z VAT do wysokości osiąganej wartości sprzedaży lub ze względu na rodzaj naszej działalności, np. usługi w zakresie opieki medycznej, usługi prywatnego nauczania, usługi finansowe oraz pozostałe wskazane w art. 43 Ustawy o VAT. Wykaz aktualnych aktów prawnych w tym zakresie znajdziemy na stronach rządowych.
Czego przedsiębiorcy nie wiedzą, a powinni, przed założeniem działalności?
Elementem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest ponoszenie pełnej odpowiedzialności. Przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem - nawet prywatnym. Natomiast jeśli zdecydujemy się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to odpowiedzialność w tym przypadku jest ograniczona do wysokości wniesionych udziałów. Formalności wynikających z założenia i prowadzenia sp. z o.o. jest zdecydowanie więcej, zatem jeśli przedsiębiorca ma mały budżet i będzie sprzedawać swoje usługi bądź towary osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej, to na początek lepiej założyć jednoosobową działalność. W tym czasie można wykorzystać też możliwość opłacania niższych składek ZUS dla nowych przedsiębiorców. (Więcej o wyborze formy prawnej pisaliśmy w tym artykule).
Pamiętajmy też, że zakładając firmę, musimy mieć plan na jej rozwój. Przyszły przedsiębiorca powinien wiedzieć do kogo zamierza kierować swoje usługi bądź produkty. Możemy tworzyć znakomite produkty lub świetnej jakości usługę, natomiast bez odpowiedniego marketingu i narzędzi sprzedaży staniemy w miejscu. Z kolei bez sprzedaży nie ma rozwoju, dlatego zbyt wysokie koszty prowadzenia firmy, bez zagwarantowania odpowiedniej grupy docelowej klientów, mogą spowodować problemy z płynnością finansową.
W kwestiach księgowo-podatkowych pamiętajmy, że podatek płacimy co do zasady po zakończonym okresie rozliczeniowym, przedsiębiorca musi więc zaplanować ten wydatek z wyprzedzeniem, by dysponować w określonym momencie odpowiednimi środkami na jego pokrycie.
Kolejnym istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest obowiązek posiadania rachunku bankowego. Przedsiębiorca nie może dokonywać płatności gotówkowych, jeśli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. W przypadku podatnika VAT, banki zostały zobligowane do otwarcia subkonta VAT do każdego rachunku firmowego. Zatem banki nie tworzą dodatkowego rachunku VAT w przypadku, gdy przedsiębiorą używa prywatnego konta do celów związanych z działalnością gospodarczą. Jeśli klient zapłaci nam za pomocą split payment (specjalny rodzaj podzielonego przelewu – wyboru dokonuje nadawca przelewu), to przelane środki w całości wrócą do nadawcy.
Jakie są najczęstsze pułapki, w które wpadają początkujący przedsiębiorcy?
Na podstawie przeprowadzonych obserwacji mogę stwierdzić, że najczęstsze pułapki, na które nacinają się początkujący przedsiębiorcy, to:
zakładanie firmy pierwszego dnia miesiąca - w rezultacie może skutkować mniejszymi preferencjami w opłacaniu składek ZUS
zgłoszenie do VAT w przypadku braku takiego obowiązku oraz w sytuacji, gdy jest to najzwyczajniej nieopłacalne ze względu na charakter naszej działalności
rozliczanie transakcji walutowych za pośrednictwem rachunku w PLN, bez analizy opłacalności tego rozwiązania
podatek od nieruchomości z tytułu działalności gospodarczej prowadzonej w mieszkaniu – jeśli następuje zmiana sposobu użytkowania lokalu (np. pomieszczenie traci mieszkalny charakter), może skutkować to większym podatkiem od nieruchomości do zapłaty.
Jak ustrzec się błędów, które mogą zdarzyć się w pierwszych miesiącach prowadzenia własnej działalności?
Oto kilka rad od księgowego:
pamiętaj o ważnych terminach podatkowych – zaznacz w kalendarzu, ustaw przypomnienie.
sprawdzaj swoich kontrahentów – nieuregulowanie faktury przez kontrahenta nie oznacza, że nie trzeba zapłacić podatku związanego z tą fakturą.
zatrudniając pracowników, dopilnuj obowiązkowych badań lekarskich, szkoleń BHP czy PPOŻ
właściwie dokumentuj wydatki oraz sprzedaż. Daty na dokumentach są bardzo ważne np. data wystawienia, data sprzedaży.
sprawdź, czy dokonując zakupu towarów lub usług z zagranicy, jako przedsiębiorca nie będący czynnym podatnikiem VAT, jesteś zobowiązany zapłacić VAT w Polsce od tego zakupu.
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.