artykuł
5 min.
Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?
ostatnia aktualizacja:
Wiele osób prowadzących działalność gospodarczą korzysta z konta firmowego na co dzień. Często pojawia się pytanie, czy można z niego robić prywatne zakupy. Granica między wydatkami firmowymi a prywatnymi bywa niejasna, zwłaszcza w małych firmach, gdzie jedno konto obsługuje wszystkie płatności. W tym artykule znajdziesz informacje o przepisach, konsekwencjach pomieszanych wydatków i sposobach na podział finansów.
Czy przepisy zakazują prywatnych zakupów z konta firmowego?
Polskie prawo nie zakazuje przedsiębiorcom płacić za prywatne zakupy z konta firmowego. Sam fakt, że opłacisz wydatek z rachunku firmowego, nie oznacza jeszcze, że stanowi on koszt uzyskania przychodu. Urząd skarbowy ocenia cel zakupu i jego związek z działalnością. Gdy kupisz coś na użytek prywatny z konta firmowego, Urząd Skarbowy nie nałoży kary za sam sposób płatności.
Problem pojawi się jednak, gdy taki wydatek wpiszesz w koszty działalności i odliczysz w deklaracji podatkowej. Wtedy urząd może zakwestionować ten koszt i zażądać jego wyłączenia z rozliczeń. Powtarzające się tego rodzaju błędy mogą prowadzić do odsetek i sankcji. W praktyce księgowej mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi zawsze budzi wątpliwości. Nie tylko zwiększa to ryzyko błędów, ale także w razie kontroli trzeba udowodnić, które transakcje były firmowe, a które nie. To z kolei generuje dodatkową pracę i stres.
Czy z konta firmowego można opłacać prywatne rachunki?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy z konta firmowego mogą opłacać prywatne rachunki, takie jak czynsz, media czy zakupy online. Teoretycznie – tak. Konto bankowe należy do przedsiębiorcy i nie ma przepisów, które zakazywałyby takich przelewów. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy takie wydatki zaksięgujesz jako koszt działalności. Wówczas urząd skarbowy może je zakwestionować, a ty a będzie musiał/a zwrócić odliczony podatek i zapłacić odsetki.
Co zrobić jeśli się pomylisz? Jeśli przez pomyłkę zapłacisz za prywatny rachunek, nie ujmuj go w kosztach działalności. W razie potrzeby przygotuj wyjaśnienie, że nie miał on związku z działalnością gospodarczą. Dla bezpieczeństwa warto też zrobić przelew zwrotny z konta prywatnego na konto firmowe – aby wyrównać bilans finansowy. Dowiedz się więcej o tym, jak robić przelewy z konta firmowego na prywatne i vice versa.
Czy można płacić kartą firmową za prywatne zakupy?
Karta firmowa, podobnie jak konto, jest Twoją własnością jako przedsiębiorcy. Możesz więc nią płacić w sklepach, restauracjach, na stacjach benzynowych, czy online. Każda płatność prywatną kartą za zakupy firmowe pojawi się jednak w historii rachunku. A ta trafi do księgowości.
Nie wolno Ci jej rozliczać jako kosztu uzyskania przychodu. Każdy wydatek firmowy powinien mieć fakturę lub rachunek na dane firmy i związek z działalnością. Dlatego tak ważne jest, aby dokładnie opisać i rozliczyć płatność prywatną kartą za zakupy firmowe. W przeciwnym razie może dojść do nieprawidłowości w dokumentacji księgowej.
Jakie są skutki mieszania wydatków prywatnych i firmowych?
Mieszanie wydatków może prowadzić do trzech głównych problemów:
Problemy księgowe – chaos w dokumentacji i trudności w ewidencji kosztów. Zwiększa to ryzyko błędów i powoduje wyższe koszty obsługi;
Ryzyko podatkowe – urząd skarbowy może zakwestionować wydatki jako koszty firmowe. Jeśli urząd uzna je za prywatne, trzeba wykonać korektę deklaracji podatkowej i zapłacić zaległy podatek z odsetkami. W skrajnych przypadkach urząd może też nałożyć karę za nieprawidłowe prowadzenie rozliczeń;
Problemy wizerunkowe – jeśli nie zachowasz przejrzystości finansowej, może być Ci trudniej uzyskać kredyt, leasing czy dotacje.
Jak bezpiecznie rozdzielać finanse prywatne i firmowe?
Aby uniknąć problemów z finansami, warto stosować kilka zasad:
Prowadź oddzielne konta bankowe – konto firmowe przeznacz wyłącznie na operacje związane z działalnością, a prywatne na codzienne wydatki osobiste. Dzięki temu Twoja księgowość będzie przejrzysta i zgodna z przepisami.
Regularnie przelewaj sobie wynagrodzenie – traktuj konto firmowe jak konto Twojej firmy, a swoje osobiste przelewy z niego – jako pensję. To najlepszy sposób na oddzielenie finansów.
Każdy wydatek firmowy dokumentuj – zachowuj faktury i paragony, aby w razie kontroli móc uzasadnić jego cel.
Ustal jasne zasady korzystania z karty firmowej – unikaj płatności prywatnych. Jeśli już do nich dojdzie – oznacz je i poinformuj księgową, aby nie zaksięgowała ich jako koszt firmy.
Dzięki tym zasadom zachowasz porządek w finansach i unikniesz problemów podatkowych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy z konta firmowego mogę opłacać prywatne rachunki (np. czynsz, media)?
Tak, możesz opłacać prywatne rachunki np. za media lub czyns. Pamiętaj jednak, że nie wolno Ci rozliczyć ich jako koszt firmy.
Jakie są konsekwencje płacenia za prywatne wydatki z konta firmowego?
Jeśli będziesz opłacać prywatne wydatki z konta firmowego może czekać Cię wiele konsekwencji. Wśród nich są m.in: brak możliwości rozliczenia, ryzyko korekty i kary finansowe.
Czy mogę korzystać z konta firmowego do celów prywatnych?
W świetle prawa nie jest to zakazane. Nie jest to jednak zalecane księgowo i podatkowo.
Czy mogę zaliczyć prywatne wydatki do kosztów firmy?
Nie, prywatne wydatki nie mogą być zaliczone jako koszty firmy. Takie wydatki nie są kosztem uzyskania przychodu.
Co grozi za wrzucenie prywatnych wydatków w koszty firmy?
Gdy wrzucisz prywatne wydatki w koszty firmy, czeka Cię obowiązek korekty deklaracji podatkowej. Dochodzi do tego także dopłata podatku i odsetek, a w skrajnych przypadkach kara finansowa.
Czy mogę prosić o fakturę na firmę podczas zakupów prywatnych?
Nie powinno się rozliczać prywatnych zakupów firmowymi fakturami. W oczach urzędu skarbowego może to zostać uznane za nadużycie.
Jak urząd skarbowy sprawdza, czy zakupy były na firmę czy prywatne?
Urząd skarbowy analizuje cel wydatku i jego zgodność z działalnością. Na tej podstawie decyduje, czy zakup był zrobiony na firmę, czy na cele prywatne.
Czy w spółkach można robić prywatne zakupy z konta firmowego?
Zdecydowanie nie. W przypadku spółek mieszanie wydatków prywatnych i firmowych jest surowo zabronione.
Jak oddzielać wydatki prywatne od firmowych na jednym koncie?
Aby jak najlepiej oddzielać wydatki prywatne od firmowych, najlepiej prowadzić dwa oddzielne konta. Jeśli masz jedno, oznacz zakupy prywatne i nie księguj ich jako koszt firmy.
To nie jest oferta. mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Informacje przedstawione w artykule są aktualne na 02.07.2025 r. i mogą ulec zmianie.
Księgowi współpracujący z mBankiem należą do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych i świadczą usługi w zakresie rejestrowania działalności gospodarczej. Więcej na lokalniksiegowi.pl.