Ewidencja przychodów w ryczałcie – jak ją prowadzić zgodnie z zasadami?

Ryczałt może okazać się opłacalny praktycznie dla każdego przedsiębiorcy, który tylko spełnia kryteria uprawniające do skorzystania z takiej formy opodatkowania. Między innymi za sprawą łatwej księgowości i atrakcyjnych stawek opodatkowania. W tym artykule pokażemy Ci na praktycznych przykładach, jak prawidłowo prowadzić ewidencję przychodów. A zatem jak działa ryczałt ewidencjonowany?

 

Rozliczenie ryczałtem: jak prowadzić ewidencję przychodów

Ewidencję przychodów trzeba prowadzić już od pierwszego dnia, od którego przedsiębiorca podlega opodatkowaniu na zasadach ryczałtu. Należy w niej ujmować wyłącznie przychody powstałe w związku z prowadzeniem działalności. Nie wpisujemy w niej kosztów, ponieważ nie bierze się ich pod uwagę przy wyliczaniu podatków. Ryczałt ewidencjonowany dostępny jest dla przedsiębiorców osiągających przychody na poziomie maksymalnie 2 milionów euro rocznie.

Wpisy powinno dokonywać się w porządku chronologicznym i na podstawie odpowiednich dokumentów:

Wpisy można też wprowadzać na podstawie dziennego zestawienia wystawionych faktur. Co ważne, ewidencję za dany miesiąc trzeba uzupełnić przed upływem 20. dnia kolejnego miesiąca, w którym to trzeba wpłacić należną zaliczkę na podatek dochodowy. Ewidencję należy odpowiednio zbroszurować i ponumerować jej strony. Powinniśmy korzystać z raz ustalonego wzoru ewidencji (np. układów rubryk).

Prawodawca dopuszcza możliwość ewidencjonowania przychodów zarówno odręcznie, jak i przy pomocy komputerowych aplikacji księgowych. Ważne jest tutaj jedynie to, aby archiwizować wszystkie dokumenty potwierdzające ich księgowanie. W dalszej części artykułu pokażemy Ci, jak poprawnie ewidencjonować przychody w różnych sytuacjach.

 

Wzór wypełnienia ewidencji przychodów

Jak powinna wyglądać ewidencja przychodów przedsiębiorcy stosującego ryczałt ewidencjonowany? Wzór jest dostępny w stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

^{Wzór prowadzenia ewidencji przychodów}

Jak prowadzić ewidencję przychodów?

Każdy przychód należy przypisać do konkretnej stawki. Wpis należy uzupełnić datą jego sporządzenia, datą uzyskania przychodu, numerem dochodu sprzedaży (np. faktury), a na koniec miesiąca wszystko zsumować. Jak widać, wzór ewidencji przychodów nie jest skomplikowanym dokumentem. Osoby, które planują stosować ryczałt ewidencjonowany, z pewnością nie powinny mieć powodów do obaw.

Ewidencja przychodów a termin wpisu: przykład 1

Pan Adam rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej 7 stycznia 2023 r. i jeszcze tego samego dnia uzyskał pierwszy przychód. Jak powinien on rozliczyć ryczałt? Ponieważ rozlicza się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego, przypisuje do uzyskanego przychodu odpowiednią dla niego stawkę opodatkowania. Następnie dokonuje wpisu w ewidencji. Oczywiście zapis nie musi być wprowadzony od razu. Ważne, żeby znalazł się on w ewidencji nie później niż przed 20 lutego 2023 roku, pod datą 7 stycznia 2023 r.

Ryczałt ewidencjonowany ma kilka podstawowych stawek: 17%, 15%, 14%, 12,5%, 12% 10%, 8,5%, 5,5%, 3% i 2%.  Każda stawka odpowiada konkretnemu typowi działalności. Przykładowo ryczałt ewidencjonowany 17% zapłacą przedstawiciele niektórych wolnych zawodów – np. tłumacze, korepetytorzy, pielęgniarki (lekarze zapłacą 14%). Stawka 15% jest przypisana np. do usług fotograficznych. Z kolei wynajem aut to stawka 8,5% lub 12,5% w zależności od uzyskanego przychodu.

 

Ewidencja przychodów a dowody wewnętrzne: przykład 2

Jak rozliczyć ryczałt na podstawie wyłącznie dowodów wewnętrznych, a nie poszczególnych faktur? Przyjmijmy, że pan Marcin jest stomatologiem rozliczającym swoją działalność na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego. Mimo że 5 września przeprowadził aż 15 zabiegów dentystycznych, nie wystawił przy tym tego dnia ani jednej faktury. Żaden z pacjentów nie zażądał bowiem takiego udokumentowania realizacji usługi. Uzyskana tego dnia kwota wyniosła łącznie 2 500 zł, co pan Marcin potwierdził poprzez sporządzenie jednego dowodu wewnętrznego. Zaledwie jednego, ponieważ każda z wykonanych usług była opodatkowana tą samą stawką ryczałtu.

 

Ewidencja przychodów, a różne stawki ryczałtu na jednej fakturze: przykład 3

Będący podatnikiem ryczałtu pan Piotr we wrześniu 2023 r. uzyskał przychód w wysokości 8 000 zł, co potwierdził wystawieniem jednej faktury VAT. Niemniej 5 000 zł z tej kwoty objęte jest stawką 17%, natomiast 3 000 zł podlega pod stawkę 15%. Dlatego też w prowadzonej ewidencji przychodów będą musiały znaleźć się dwie pozycje potwierdzone jednym dokumentem księgowym. W kolumnie 5 należy zapisać 5 000 zł, natomiast w kolumnie 6 kwotę 3 000 zł.

W tym miejscu warto wspomnieć, że przedsiębiorcy stosujący ryczałt ewidencjonowany (podobnie jak inne formy opodatkowania) niekoniecznie wystawiają faktury VAT. W przypadku niektórych działalności mogą korzystać ze zwolnienia przy obrotach na poziomie 200 tys. zł.

 

Ewidencja przychodów a dzienne zestawienie faktur: przykład 4

Wszystkie sprzedawane przez panią Anię produkty są opodatkowane stawką 3% i podlegają fakturowaniu. 10 października 2023 r. wystawiła ona 10 faktur sprzedaży na łączną kwotę 3 000 zł. W ewidencji przychodów pani Ania zamieści jednak nie 10, lecz zaledwie jedną pozycję udokumentowaną zestawieniem wystawionych w tym dniu faktur VAT. W tym kontekście warto wspomnieć, że aby dzienne zestawienie faktur zostało uznane za prawidłowo sporządzone, należy w nim umieścić:

 

Ewidencja przychodów a odliczanie strat: przykład 5

Pani Ewa dopiero od stycznia 2024 r. jest podatnikiem opodatkowanym ryczałtem – w poprzednich latach rozliczała się na zasadach ogólnych. Trzy lata temu prowadzony przez nią biznes wygenerował poważną stratę, której część nadal jest rozliczana. Jak wypełnić ewidencję przychodów w takiej sytuacji? Pani Ewa, aby skorzystać z możliwości jej odliczenia, musi najpierw zsumować przychód z danego roku. Następnie powinna pomniejszyć go o wartość straty możliwej jeszcze do odliczenia. Dopiero od tej różnicy wyliczy podatek według stawki procentowej. 

 

Ewidencję przychodów trzeba prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy

Podatnik ryczałtu musi prowadzić ewidencję przychodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Kryterium niewadliwości spełnia się, gdy ewidencja prowadzona jest zgodnie z przepisami odpowiednich uregulowań prawnych. Wypełnić ewidencję przychodów w sposób rzetelny oznacza natomiast, że ta opiera się na zapisach zgodnych ze stanem rzeczywistym. Co ważne, ewidencja jest uznawana za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

Wadliwe, nierzetelne albo nieprawidłowe prowadzenie ewidencji może skutkować koniecznością poniesienia konsekwencji finansowych. Mogą one przybrać postać naliczenia przez urząd znacznie wyższego ryczałtu, a nawet sankcji karnoskarbowych.

 

Usługi bankowej księgowości online: pomoc w prowadzeniu ewidencji przychodów

 

Na tle ksiąg rachunkowych czy nawet podatkowej księgi przychodów i rozchodów ryczałt od przychodów ewidencjonowanych wypada bardzo atrakcyjnie pod względem stopnia łatwości prowadzenia rozliczeń i załatwiania spraw księgowych. Niemniej jednak, mimo wszystko osoby rozliczające w ten sposób działalność, potrzebują odpowiednich narzędzi. Upraszczają one m.in.: wystawianie faktur, wypełnianie deklaracji podatkowych czy wyliczanie podatków do zapłacenia. Bez tego prowadzenie spraw księgowo-finansowych firmy będzie nie tylko czasochłonne i uciążliwe, ale również narażone na ryzyko popełnienia kosztownego błędu.

W przypadku podatników ryczałtu ewidencjonowanego godnym polecenia rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług programów do księgowości online, takich jak mOrganizer finansów.  Dzięki niemu, z jednego miejsca łatwo i wygodnie zarządzi się praktycznie całym obszarem księgowo-podatkowym prowadzonego biznesu. Program automatycznie wyliczy podatki, sporządzi deklaracje podatkowe, umożliwi wystawianie faktur, czy całodobowy wgląd do dokumentów firmowych, Natomiast przedsiębiorcy, którzy oczekują jeszcze większego bogactwa ułatwień, mogą skorzystać z pełnego wariantu mKsięgowości (Komfort lub Premium), zapewniającego kompleksową pomoc biura rachunkowego w formie zdalnej lub lokalnie.

 

Jak rozliczyć ryczałt?

Jak rozliczyć ryczałt ewidencjonowany? Podstawową deklaracją roczną dla osoby korzystającej z tej formy opodatkowania jest PIT-28. Należy ją złożyć w urzędzie skarbowym do końca kwietnia każdego roku.

Najważniejszym punktem formularza PIT-28 jest tabela, którą należy uzupełnić o uzyskane przychody w danym roku. W kolejnych wierszach podaje się przychody objęte ryczałtem ewidencjonowanym z działalności na własne nazwisko. Oraz np. gdy podatnik jest wspólnikiem w danej spółce, gdy rozlicza ryczałt za najem albo dzierżawę itd. Przychody w konkretnych wierszach należy przypisać do określonych stawek (podanych w kolumnach).

Następnie należy m.in. obliczyć ryczałt ewidencjonowany według poszczególnych stawek oraz podać odliczenia od przychodów albo ryczałtu czy ewentualne informacje o zwolnieniach.

 

Tak naprawdę w PIT-28 należy przepisać i połączyć dane z comiesięcznej ewidencji przychodów. Szczególnie jeśli ktoś korzysta z usługi księgowości online, rozliczenie PIT-28 będzie proste. Tym bardziej, że w ramach księgowości internetowej można liczyć także na wsparcie przy rozliczeniu zeznania rocznego.

 

Wykaz środków trwałych dla ryczałtowców i inne dokumenty

Osoby, które rozważają rozliczanie działalności ryczałtem, muszą mieć świadomość faktu, że poza ewidencją przychodów ta forma opodatkowania wymaga również prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także karty przychodów (o ile ryczałtowiec zatrudnia pracowników na umowę o pracę). Także tutaj ewentualne nieprawidłowości mogą doprowadzić do powstania konsekwencji finansowych.