Księgowość to prawdziwa zmora każdego przedsiębiorcy; każda osoba, która dopiero rozpoczyna działalność gospodarczą, staje przed wyborem sposobu prowadzenia księgowości. Część z nich decyduje się na samodzielne prowadzenie ksiąg i dokumentacji, jednak zdecydowana większość oddaje te obowiązki w ręce wykwalifikowanych księgowych. Coraz częściej wybierany jest także wariant pośredni, czyli księgowość internetowa – w niektórych wypadkach obsługiwana przez samego przedsiębiorcę, w innych – przez specjalistów w branży księgowej. Czym charakteryzuje się księgowość internetowa i czym kierować się przy wyborze usługodawcy?

Zazwyczaj tylko niewielka część przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości – najczęściej są to freelancerzy, którzy dopiero rozpoczęli własną działalność lub osoby wykonujące stałe zlecenia tylko dla kilku klientów. Większość przedsiębiorców powierza księgowość wykwalifikowanym osobom; czasem jednak okazuje się, że usługa jest zbyt droga lub z jakiegoś powodu niedopasowana do potrzeb klienta. Z tego względu coraz więcej osób decyduje się na księgowość internetową. Co ją odróżnia od tej tradycyjnej?

Księgowość internetowa – podstawowe informacje

Księgowość to po prostu prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów; w tradycyjnym modelu to zadanie wykonuje księgowa. W przypadku usługi internetowej prowadzenie księgi odbywa się przy pomocy specjalnego programu online; rozliczeń i podsumowań finansowych dokonuje w tym wypadku sam przedsiębiorca. Czym różni się to od samodzielnego prowadzenia księgowości bez użycia elektronicznej aplikacji? Program jest wyposażony w cały szereg przydatnych narzędzi księgowych pozwalających intuicyjnie uzupełniać wymagane dane; ponadto usługodawca, który udostępnia klientowi program, bardzo często zapewnia również wsparcie kadr i profesjonalnych księgowych.

Kto powinien korzystać z księgowości internetowej?

Przede wszystkim osoby, które jakiś czas funkcjonują już na rynku i mają chociażby niewielką wiedzę na temat księgowości; początkujący przedsiębiorcy powinni najpierw zapoznać się z podstawowymi zasadami rozliczeń. Księgowość internetowa to świetna propozycja zwłaszcza dla małych firm, których nie stać na korzystanie z tradycyjnych usług; to bardzo wygodne rozwiązanie, jeśli przedsiębiorstwo generuje dużą ilość faktur na niewielkie kwoty. Księgowość online jest także skierowana do wszystkich osób, które chcą po prostu zaoszczędzić.

Po pierwsze – bezpieczeństwo

Wiele osób nie ma zaufania do księgowości internetowej; najczęściej powtarzanym argumentem jest brak bezpieczeństwa sieciowego i możliwość włamania się na konto. Dodatkowo bezpieczeństwo w księgowości online można postrzegać także w oparciu o aktualność narzędzi księgowych czy o sposób archiwizowania danych.  Innym zabezpieczeniem jest zintegrowanie księgowości z serwisem banku – to opcja dostępna w ramach oferty mBanku i przedstawianej przez niego oferty mKsięgowości.

Gdy wybieramy usługodawcę

Jeśli decydujemy się na księgowość online, upewnijmy się najpierw, że usługodawca spełnia wszystkie normy bezpieczeństwa, które zostały wymienione wcześniej; pamiętajmy, że wybrany system musi zapewnić nam nie tylko bezpieczeństwo pod względem technicznym (bezpieczeństwo przechowywanych danych) ale i merytorycznym (aktualność danych systemowych, służących do wypełniania ksiąg, takich jak chociażby aktualne przepisy prawa).

Przejrzystość interfejsu i instrukcje

Przejrzystość to drugi czynnik, na który niewątpliwie warto zwrócić uwagę przy wyborze programu online do prowadzenia księgowości. Jeśli na pierwszy rzut oka ciężko nam zrozumieć, jak obsługiwać aplikację, może się okazać, że problemy pojawią się także później. Interfejs powinien być jak najbardziej czytelny, a przede wszystkim intuicyjny, tak, by nawet osoba obsługująca program po raz pierwszy mogła bez problemu wypełnić odpowiednie dokumenty.

Instrukcje i pomoc

Najlepiej, jeśli program lub strona serwisu zawiera dodatkowe instrukcje, zawierające najpotrzebniejsze informacje; dobrze, gdy usługodawca zdecydował się na zamieszczenie dodatkowych poradników – zdecydowanie ułatwi to przedsiębiorcy pracę. Ponadto przygotowanie instrukcji i serii wskazówek świadczy po prostu o wysokim profesjonalizmie i odpowiednim podejściu do klienta.

Wsparcie kadr – czy jest konieczne?

Kolejnym punktem, który warto sprawdzić przy wyborze księgowości online, jest wsparcie ze strony księgowego. Oznacza to, że serwis umożliwia przedsiębiorcy kontakt z wykwalifikowanymi księgowymi czy specjalistami z zakresu finansowości. W niektórych przypadkach opisywane wsparcie ogranicza się do możliwości wysłania e-maila z dowolnym zapytaniem; jak wiadomo, nie jest to jednak najlepsze rozwiązanie, ponieważ nie mamy pewności, kiedy otrzymamy odpowiedź, a niejednokrotnie potrzebujemy jej jak najszybciej. Najlepiej zatem, gdy mamy możliwość porozmawiania z wykwalifikowanym pracownikiem w czasie rzeczywistym – niezależnie czy za pośrednictwem chatu czy po prostu przez telefon.

W przypadku mKsięgowości, czyli usługi oferowanej przez mBank, klient może liczyć na wsparcie księgowego już w przypadku pakietu Komfort – zakres pomocy profesjonalisty jest jednak znacznie większy, ponieważ to księgowy (a nie klient) zajmuje się  księgowaniem dokumentów oraz obsługą deklaracji podatkowych.

Czy brak wsparcia powinien nas zniechęcić?

Zdecydowanie; decydując się na biuro księgowe online musimy mieć pewność, że w każdej chwili otrzymamy odpowiedź na dręczące nas wątpliwości bez konieczności uiszczania dodatkowej opłaty podczas odwiedzin w biurze rachunkowym. Na księgowość online bez wsparcia mogą pozwolić sobie jedynie przedsiębiorcy, którzy są doskonale zaznajomieni ze wszystkimi przepisami i narzędziami, a tej formy prowadzenia ksiąg używają za względu na wygodę.

Funkcjonalność

Kolejnym aspektem, do którego warto przywiązać dużą uwagę, jest funkcjonalność programu do księgowości online. Czy serwer jest wyposażony we wszystkie niezbędne narzędzia umożliwiające nam swobodne generowanie dokumentów? Jest to właściwie wpisane w ideę takiej aplikacji, jednak warto sprawdzić, czy wszystko działa bez zarzutu.

Dodatkowe funkcje i programy

Jeśli upewnimy się, że wszystko jest w porządku, pozostaje nam zapoznanie się z dodatkowymi narzędziami. Usługodawcy prześcigają się w dodawaniu kolejnych opcji pomagających przedsiębiorcy w szybszym i efektywniejszym zarządzaniu księgami. Do takich narzędzi należą m.in. zintegrowane kalendarze, wysyłanie powiadomień, kontrola płatności, miękka windykacja czy szybkie wysyłania faktury online na skrzynkę e-mailową kontrahenta.

Opinie i cena

To kolejne czynniki, na które zresztą nie sposób zwrócić uwagi w przypadku wybierania usługodawcy księgowości internetowej. Warto pamiętać, że cena usługi powinna być adekwatna do szeregu funkcji proponowanych przez pracodawcę; z tego względu warto porównać kilka różnych programów do prowadzenia księgowości online, a następnie przeanalizować, który jest najkorzystniejszy z naszego punktu widzenia. Uwaga: jeśli uważamy, że niektóre z opcji proponowanych przez usługodawcę są nam zbędne, a koszt całej usługi jest nieporównywalnie większy niż w innych przypadkach, nie przepłacajmy.

Poznaj opinię innych

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto jeszcze zapoznać się z opinią innych osób. Najlepiej, jeśli z usług wybranego przez nas serwisu korzystał już ktoś ze znajomych lub rodziny, jednak znacznie częściej jesteśmy zmuszeni szukać opinii innych osób. Najłatwiej znaleźć ją na różnego rodzaju portalach internetowych, na których nawet pojawiają się odpowiednie zestawienia zawierające najważniejsze wady i zalety poszczególnych ofert. Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na to, czy program w praktyce spełnia wszystkie kryteria, które znajdują się w jego opisie; niektóre firmy zapewniają o możliwości korzystania z różnych funkcji, jednak w praktyce jest to często niemożliwe lub mocno ograniczone.