Programy księgowe czy księgowość online – na co warto się zdecydować?
Pomaga w prowadzeniu księgowości, zapewnia stały dostęp do danych finansowych, wylicza kwoty podatków do zapłacenia, a przy tym pozwala z łatwością wystawiać faktury kontrahentom. Program księgowy to podstawowy element wyposażenia każdej, choćby najmniejszej firmy. Pytanie tylko, na którą opcję warto się zdecydować. Może program instalowany na komputerze, czy też aplikację internetową – czyli prowadzenie księgowości online za pośrednictwem przeglądarki internetowej?
Duże, stosujące pełną księgowość przedsiębiorstwa, nie mają w tym zakresie praktycznie żadnego wyboru. Dla zatrudnionych w nich pracowników działu księgowości rozbudowany system finansowo-księgowy to podstawa, a dostęp do niego jest w stanie zapewnić wyłącznie zaawansowana stacjonarna aplikacja księgowa. Natomiast dla wielu mikro, małych i średnich firm, rozliczających swoją działalność w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów, a także niewielkich spółek z o.o., zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, atrakcyjniejszym rozwiązaniem może okazać się wybór księgowości online. Ma ona bowiem tę przewagę, że daje możliwość łatwego i wygodnego korzystania z udostępnianego poprzez przeglądarkę internetową programu księgowego. I co ważne, daje przy tym przedsiębiorcy wybór: może prowadzić rozliczenia albo całkowicie samodzielnie albo przy wsparciu, funkcjonującego całkowicie ,,online”, biura rachunkowego.
Lektura niniejszego artykułu ułatwi Ci rozstrzygnięcie dylematu: sięgnąć po aplikację księgową online, czy też tradycyjny, stacjonarny program do księgowości.
Program księgowy – pewność co do prawidłowości rozliczeń
Każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych i odpowiednie ubezpieczenie OC, a przy tym spełnia przewidziane w przepisach prawnych wymagania w zakresie niekaralności, może usługowo prowadzić księgi rachunkowe i ewidencje podatkowe, udzielać porad księgowych czy sporządzać deklaracje podatkowe. Przedsiębiorca, który chce samodzielnie prowadzić księgowość we własnej firmie, nie musi zaś nawet spełniać wyżej wymienionych kryteriów.
Niemniej jednak, z oczywistych względów, obszar księgowo-finansowy przedsiębiorstwa nie może – a przynajmniej nie powinien – znajdować się pod opieką osób niekompetentnych, niedających gwarancji co do prawidłowości prowadzenia rozliczeń. Gwarancji tej, nie daje także prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów w formie papierowej, w przypadku której zapisy przeprowadzanych operacji gospodarczych wprowadzane są ręcznie. Co ważne, takie rozwiązanie nie tylko generuje wysokie ryzyko popełnienia kosztownego błędu księgowego, ale przysparza również wiele dodatkowej pracy. Dlatego też warto zdecydować się na korzystanie z programu księgowego – który znacząco redukuje wspomniane ryzyko przeoczenia czy pomyłki, a przy tym zapewnia dostęp do wielu udogodnień, ułatwiających rozliczanie działalności oraz zarządzanie obszarem finansowym firmy.
Programy do księgowości offline czy internetowe aplikacje księgowe – co bardziej funkcjonalne?
Pod względem funkcjonalności, programy do księgowości offline oraz internetowe aplikacje księgowe, są do siebie stosunkowo podobne (naturalnie, mowa tutaj o programach do księgowości uproszczonej). Dla obydwu typów programów fundamentem jest automatyczne tworzenie Księgi Przychodów i Rozchodów, na podstawie ewidencjonowanych operacji gospodarczych (przede wszystkim przychodów i kosztów). W praktyce, pewien zestaw udogodnień można przypisać praktycznie każdemu dobremu programowi księgowemu, niezależnie od tego, czy ma on postać aplikacji internetowej, czy też stacjonarnej. Większość programów daje użytkownikom dostęp m.in. do:
comiesięcznego generowania i drukowania KPiR,
zapisanych dokumentów elektronicznych firmy,
prostego w obsłudze systemu fakturowania – który pozwala generować dokumenty księgowe w plikach PDF, zapisywać dane kontrahentów czy przechowywać i wyszukiwać faktury online,
modułu generującego ewidencje sprzedaży i zakupów oraz dokumenty wyliczenia kwot zaliczek na podatek dochodowy,
zapamiętywania informacji dotyczących produktów i usług,
narzędzia ułatwiającego wypełnianie deklaracji podatkowych.
W praktyce, o tym z jakich udogodnień będzie mógł korzystać użytkownik, decyduje przede wszystkim konstrukcja danego programu księgowego, a nie fakt, czy jest on stacjonarną aplikacją komputerową, czy też programem funkcjonującym online. Z drugiej strony trzeba jednak podkreślić, że programy stacjonarne są stosunkowo drogie, a przy tym wymagają regularnej aktualizacji, która rzadko kiedy jest bezpłatna. Tymczasem programy online nie dość, że są aktualizowane automatycznie i całkowicie za darmo, to jeszcze ich cena może wynosić nawet… 0 zł (tyle kosztuje np. program do faktur online dostępny w ramach bezpłatnej usługi mKsięgowość Start).
Internetowe programy księgowe – idealne rozwiązanie dla mikro, małych i średnich firm
Ważną przewagę programów księgowych online stanowi fakt, że w przeciwieństwie do stacjonarnych aplikacji księgowych, można z nich korzystać na dowolnym komputerze z dostępem do Internetu – a nierzadko nawet za pośrednictwem smartfona. Co ważne, nie ma przy tym limitu urządzeń, z których można logować się do swojego wirtualnego programu księgowego (zakupiona aplikacje offline jest przypisywana do jednego lub kilku komputerów). Dzięki takiemu udogodnieniu, przedsiębiorca może w dowolnym miejscu i czasie załatwić praktycznie każdą sprawę księgowo-rozliczeniową, m.in. wystawić elektroniczną fakturę, skontrolować wydatki czy wypełnić deklarację podatkową.
Dostęp do jeszcze większego pakietu korzyści zapewniają bankowe usługi księgowości online, których istotą jest połączenie funkcjonalności bankowego konta firmowego oraz programu księgowego. W praktyce, polegają one na udostępnieniu przedsiębiorcy możliwości wygodnego zarządzania, z poziomu serwisu internetowego banku, praktycznie każdym procesem księgowo-finansowym zachodzącym w firmie. Co ważne, dzięki takiemu rozwiązaniu księgowość można prowadzić albo całkowicie samodzielnie, za pośrednictwem programu księgowego, albo przy wsparciu pracowników profesjonalnego, współpracującego z bankiem, biura rachunkowego – które świadczy swoje usługi wyłącznie drogą online.
Księgowość online – nasz internetowe biuro rachunkowe pomoże w Twoich rozliczeniach
Usługi księgowości online kierowane są do tych przedsiębiorców, którzy chcieliby zachować dostęp do wszystkich udogodnień zapewnianych przez internetowy program księgowy, ale prowadzenie księgowości woleliby powierzyć profesjonalnym księgowym. Na jakie korzyści może liczyć przedsiębiorca, który wybiera takie rozwiązanie?
Oferowana przez usługa, w zależności od pakietu usługi i wybranych opcji dodatkowych, pozwala korzystać z takich udogodnień jak:
całodobowy dostęp online do dokumentacji firmowej,
bezpłatny system fakturowania, za pośrednictwem którego można łatwo i wygodnie wystawiać oraz korygować faktury online, a także wyszukiwać je w elektronicznej bazie danych zapisanej w programie,
profesjonalne księgowanie dokumentów przez księgowych,
automatyczne wypełnianie i wysyłanie deklaracji podatkowych do ZUS i US,
ubezpieczenie na wypadek błędu księgowych,
sporządzanie przez księgowych przelewów za podatki i e-faktury, a także możliwość wykonywania ich za pomocą jednego kliknięcia,
generowana przez system informacja o tym, które faktury zostały już opłacone przez klientów, a które jeszcze nie,
możliwość konsultowania swoich wątpliwości z księgowymi i doradcami podatkowymi,
powiadomienia SMS o nadchodzących terminach płatności i dokonanych zapłatach za faktury,
obsługa kadrowo-płacowa,
możliwość wysyłania monitów do klientów opóźniających się z zapłatą,
monitoring brakujących kosztów, przeprowadzany na podstawie przekazanych dokumentów księgowych.
Co ważne, mKsięgowość występuje w aż trzech różnych wariantach o różnej funkcjonalności: wspomnianego już pakietu Start (kierowanego do osób chcących prowadzić księgowość samodzielnie przez przeglądarkę internetową), a także pakietów Komfort oraz Premium (przeznaczonych dla firm potrzebujących wsparcia biura rachunkowego online). Dzięki temu, każdy przedsiębiorca może zaopatrzyć się tutaj w zestaw rozwiązań księgowo-finansowych uszyty na jego miarę – zwłaszcza, że do wybranego abonamentu produktu można dołączyć dowolne, wchodzące w skład innych pakietów, usługi dodatkowe.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Księgowość internetowa to wygodny podgląd na każdy aspekt rozliczeniowy firmy, łatwy w obsłudze system fakturowania online, automatyzacja większości czynności księgowo-finansowych, a także – w razie potrzeby – kompleksowa pomoc zespołu wykwalifikowanych księgowych. Za wyborem takiego rozwiązania może jednak przemawiać nie tylko bogaty zestaw korzyści, ale również atrakcyjna cena: koszt miesięcznego abonamentu mKsięgowości Komfort to 150zł, Premium 300 zł, natomiast pakiet Start, kierowany do przedsiębiorców, chcących prowadzić księgowość samodzielnie, jest całkowicie bezpłatny.
Choć argumentów przemawiających za sięgnięciem po księgowość online jest wiele, każdy biznesmen powinien mimo wszystko pamiętać o ofercie stacjonarnych programów księgowych. Wprawdzie te ostatnie nie są w stanie zapewnić takich korzyści jak aplikacje internetowe, jednak może się okazać, że to właśnie wśród nich przedsiębiorca znajdzie produkt, który zagwarantuje mu dostęp do kompletnego zestawu najbardziej pożądanych przez niego funkcji.
Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.