Jak poprawnie pobrać fakturę z KSeF?

Jakie faktury odbiera się w KSeF?

Wejście KSeF oznacza duże zmiany w sposobie odbierania faktur przez firmy. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą poznać nowe zasady, zanim obowiązek zacznie ich dotyczyć. KSeF będzie wdrażany w trzech etapach, po to aby firmy mogły odpowiednio przygotować się do zmian:

KSeF gromadzi jedynie faktury wymieniane między firmami, więc nie trafią tam wszystkie dokumenty. System obejmuje wyłącznie transakcje typu B2B. W praktyce oznacza to, że w KSeF pojawią się faktury:

Z KSeF nie muszą korzystać firmy bez siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce. Oznacza to, że kontrahenci zagraniczni nadal mogą wystawiać faktury zagraniczne poza systemem. Polscy przedsiębiorcy współpracujący z takimi podmiotami wystawiają jednak faktury w KSeF, a następnie przekazują je odbiorcy poza systemem, na przykład e mailem. W przepisach znajdują się także wyjątki, które wyłączają niektóre dokumenty z obowiązku obsługi ich w KSeF:

KSeF pełni również funkcję centralnego archiwum. Każdy dokument pozostaje w systemie przez dziesięć lat, dlatego z obiegu znikną duplikaty faktur i noty korygujące. W razie pomyłki konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Każda faktura otrzyma dwa numery: pierwszy, nadany zgodnie z chronologią stosowaną przez przedsiębiorcę, oraz drugi – KSeF ID, który system generuje automatycznie. Numer wewnętrzny firmy nadal trzeba wprowadzić ręcznie.

 

Ręczne pobieranie przez Aplikację Podatnika

Aby ręcznie pobrać fakturę z KSeF, należy wcześniej uwierzytelnić się jedną z dostępnych metod.

Po zalogowaniu system przenosi użytkownika do głównego panelu, w którym widać kolejne moduły.

Aby przejść do dokumentów, należy wybrać zakładkę lista faktur. W tym miejscu pojawia się zestawienie wszystkich faktur wystawionych w KSeF dla danego przedsiębiorcy.

Następnie trzeba ustawić właściwe filtry, czyli wskazać faktury zakupowe oraz wybrać zakres dat.

Po zatwierdzeniu wyboru można użyć przycisku pobierania, który pozwala zapisać wybrane dokumenty.

Pliki można zapisać zarówno na komputerze, jak i na telefonie. Przed pobraniem system umożliwia także wybór formatu, czyli XML lub PDF. Dzięki temu rozwiązaniu, każdy może dostosować pobranie do potrzeb swojej firmy.

 

Automatyczne pobieranie przez oprogramowanie (API)

Częste logowanie do rządowych aplikacji spowalnia pracę wielu firm, dlatego przedsiębiorcy coraz częściej wybierają wygodniejsze rozwiązania. Właśnie w tym miejscu pojawia się API KSeF, czyli interfejs, który łączy program księgowy lub system fakturowania z Krajowym Systemem e Faktur.

Dzięki temu faktury trafiają bezpośrednio do używanego oprogramowania, a przedsiębiorca nie musi każdorazowo logować się do rządowego portalu. 

Tak działa także bankowość zintegrowana z KSeF, która umożliwia odbiór faktur w środowisku znanym przedsiębiorcy.

Wystarczy jednorazowo wgrać certyfikat, który umożliwia połączenie z centralnym rejestrem. Po tej konfiguracji lista faktur pobiera się automatycznie każdego dnia, bez dodatkowych działań po stronie użytkownika.

Faktury można pobierać pojedynczo lub zbiorczo. W tym drugim przypadku przedsiębiorca:

 

Jak pobrać fakturę z KSeF w mOrganizerze finansów?

Po połączeniu z KSeF, mOrganizer finansów będzie raz na dobę automatycznie pobierał faktury z rządowego systemu. Aby samodzielnie pobrać fakturę z KSeF wystarczy wykonać kilka prostych kroków:

Po wykonaniu tych czynności pobrane dokumenty trafią już do mOrganizera finansów i są gotowe do dalszej pracy.

    

Jak wygląda faktura pobrana z KSeF? Format XML i PDF

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak właściwie wygląda faktura pobrana z KSeF i dlaczego nie zawsze ma formę znaną z plików PDF.

Warto więc wiedzieć, że taki dokument składa się z dwóch uzupełniających się warstw:

Gdy zrozumiesz różnicę między tymi warstwami, będziesz lepiej poruszać się po KSeF i unikniesz nieporozumień.

Podstawową formą faktury, która ma pełną moc prawną, jest plik XML. To ustrukturyzowany zestaw danych, zapisanych zgodnie ze schematem określonym przez Ministerstwo Finansów.

aki plik zawiera wszystkie elementy faktury, ale widoczne są one w formie pól i wartości, a nie typowego układu graficznego. W tej formie trafia do KSeF, jest archiwizowana i traktowana jako wersja rozstrzygająca w razie kontroli lub sporu.

Dla codziennej pracy bardziej praktyczna okazuje się druga warstwa, czyli wizualizacja faktury KSeF.

Najczęściej ma ona postać pliku PDF lub podglądu w programie finansowo księgowym. Taka wizualizacja nie jest odrębnym dokumentem księgowym, lecz graficznym przedstawieniem danych zapisanych w XML.

Ułatwia ona odczyt treści, ale nie zastępuje faktycznego pliku XML. Gdy wizualizacja ma trafić poza system, na przykład jako wydruk lub załącznik dla kontrahenta, powinna zawierać kod QR, który pozwala łatwo potwierdzić autentyczność dokumentu w KSeF.

Każda faktura pobrana z KSeF zawiera też zestaw danych identyfikujących dokument w systemie.

Najważniejszy jest numer identyfikujący KSeF, nadawany automatycznie podczas przyjęcia faktury do rejestru.

Obok tego dokument pokazuje również datę jego wystawienia i datę przyjęcia do KSeF. Obie daty mogą się różnić, a każda ma swoje znaczenie w ewidencji oraz rozliczeniach podatkowych.

Dzięki tym informacjom przedsiębiorca może szybko ustalić, kiedy zarejestrowano fakturę w systemie i od kiedy można ją rozliczać.

 

Najczęstsze problemy przy odbieraniu faktur z KSeF

Pierwsze miesiące pracy z KSeF mogą przynieść pewne trudności, zwłaszcza jeśli firma dopiero poznaje nowe zasady obiegu dokumentów. Źródła problemów są zwykle dwa: działanie systemu i brak wiedzy użytkowników.

Jedną z częstszych sytuacji jest brak faktury w systemie, mimo że kontrahent zapewnia, że dokument wystawiono. Taki przypadek może oznaczać, że faktura nie trafiła do KSeF lub wystawiono ją poza systemem. Zdarza się to w sytuacjach, które przepisy traktują jako wyjątki, na przykład przy fakturach zagranicznych lub dokumentach wyłączonych z obowiązku.

Drugą grupę problemów stanowią kwestie związane z dostępem. Błąd autoryzacji pojawia się, gdy użytkownik nie ma odpowiednich uprawnień do odbierania faktur. Może on wystąpić także wtedy, gdy system księgowy nie ma poprawnie nadanych ról lub pełnomocnictw.

W praktyce oznacza to, że dokument jest widoczny w KSeF, ale nie można go pobrać ani wyświetlić. Dlatego prawidłowe przypisanie ról i uprawnień jest kluczowe dla ciągłości pracy firmy.

Oddzielną kategorię stanowią faktury kosztowe dotyczące współpracy z zagranicznymi dostawcami.

Firmy spoza Polski nie muszą korzystać z KSeF, więc nadal przesyłają dokumenty w tradycyjnej formie. W efekcie przedsiębiorca pracuje równolegle z fakturami systemowymi oraz poza systemowymi. Takie połączenie może powodować wątpliwości, zwłaszcza gdy część dokumentów widać w KSeF, a część trafia wyłącznie mailem.

Dobra organizacja i jasny podział procesów pozwala jednak skutecznie uporządkować taką pracę.

 

Dlaczego warto zintegrować księgowość mBanku z KSeF?

Zmiany związane z KSeF sprawiają, że coraz większe znaczenie ma integracja systemów bankowych z centralną platformą rządową. Dzięki temu przedsiębiorca może pracować szybciej i bez ryzyka pominięcia ważnych dokumentów.

Integracja KSeF z mOrganizerem finansów zautomatyzuje obsługę faktur i pozwoli uniknąć konieczności logowania się do rządowego systemu.

Faktury kosztowe, np. za paliwo, energię czy telekomunikację, automatycznie pobierają się z KSeF i trafiają do zakładki Moje koszty, gdzie można je zaakceptować lub odrzucić.

Po akceptacji mOragnizer finansów pozwala opłacić dokument jednym kliknięciem, sprawdzając wcześniej numer rachunku odbiorcy i zgodność danych.

Cały proces, od odbioru faktury po jej opłacenie, odbywa się w jednym miejscu. Dokumenty są archiwizowane niezależnie od KSeF, co zapewnia dostęp do historii nawet w razie awarii rządowej platformy.

Usługa dostępna jest za 0 zł dla klientów mBanku - posiadających konto firmowe, a rejestracja do KSeF odbywa się z pomocą jednego systemu i bez dodatkowych loginów.

Taka integracja znacząco zmniejsza ryzyko pominięcia faktury, ponieważ system automatycznie pobiera dokumenty z KSeF. Pozwala także uporządkować obieg faktur i skraca czas potrzebny na zadania administracyjne. W efekcie firma działa sprawniej i skutecznie przygotowuje się do obowiązkowego modelu e fakturowania, który wkrótce obejmie wszystkie przedsiębiorstwa.