Jak zrobić korektę faktury w KSeF?

Czy w systemie KSeF można anulować fakturę?

Krajowy System e-Faktur nie pozwala wycofać faktury już faktury. Obieg dokumentów w rządowym systemie na to nie pozwala. Każdy dokument, który prawidłowo prześlesz do centralnego rejestru otrzymuje numer KSeF.

Wystawienie faktury w KSeF sprawia, że dokument od tego momentu postępuje w obrocie prawnym, tak jak do tej pory tradycyjna faktura.

KSeF nie pozwala na wycofanie faktury, nawet jeśli ta zawiera błędy. Dokument ma formę elektroniczną więc nie można go po prostu “usunąć” lub “podrzeć”. 

Anulowanie faktury jest możliwe tylko do momentu, kiedy system nada jej numer KseF. Ma wtedy jeden z 3 statusów: wysłana, w trakcie przetwarzania, odrzucona. 

Korekta faktury w KSeF to jedyny sposób na naprawę błędu. Co ważne, system w pewnym zakresie sprawdza poprawność dokumentu - weryfikuje, czy zawiera on wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura ustrukturowana.

Jak wystawić korektę faktury w KSeF? Instrukcja krok po kroku?

Aby wystawić korektę faktury, która trafiła do KSeF postępuj zgodnie z tymi wskazówkami. Instrukcja korekty zawiera 4 kroki, które są zgodne z wymaganiami KSeF. Korekta faktury obejmuje:

Koniec not korygujących – co to oznacza dla nabywcy?

Koniec not korygujących w KSeF to zmiana, która wpływa na prawa nabywcy i sposób reakcji na pomyłki w otrzymanych fakturach. Dotychczas mógł on poprawić błahe błędy.

Od momentu pełnej realizacji KSeF zmieniają się zasady. Nota korygująca w KSeF w ogóle nie będzie możliwa.

Oznacza to, że od 1 lutego nabywca nie może już samodzielnie poprawić nawet drobnych nieprawidłowości formalnych. Jeżeli na fakturze pojawi się błąd w NIP, literówka w nazwie firmy czy nieprawidłowy adres, nabywca nie może wykonać korekty we własnym zakresie. W takiej sytuacji przedsiębiorca może jedynie skontaktować się ze sprzedawcą i złożyć wniosek o wystawienie faktury korygującej. Ma to szczególne znaczenie przy przypadkach takich jak zmiana danych nabywcy, które wcześniej można było szybko skorygować notą.

Likwidacja not korygujących powoduje więc większą formalizację procesu i wydłużenie obiegu dokumentów.

Z perspektywy KSeF wszystkie korekty muszą być widoczne w systemie i pochodzić od wystawcy faktury. Z większa to kontrolę i spójność danych, ale jednocześnie wymaga od nabywców większej czujności oraz sprawniejszej komunikacji z kontrahentami.

Kiedy wystawić korektę „do zera”?

Korekta do zera jest konieczna, gdy pierwotną fakturą wystawiono nieprawidłowo i nie powinna operować w obrocie gospodarczym. Najczęstszym przypadkiem jest błędny kontrahent, czyli wystawienie faktury na niewłaściwy podmiot (np. inną spółkę z grupy, nieaktualnego klienta albo firmę o podobnej nazwie). W takich okolicznościach nie wystarczy częściowa korekta faktury, ponieważ błąd dotyczy podstawowego elementu dokumentu – strony transakcji. W systemie KSeF takie zdarzenie rozlicza się przez wystawienie faktury korygującej, która zeruje wszystkie pozycje z faktury pierwotnej (wartości netto, VAT i brutto).

Podobna procedura ma zastosowanie w sytuacjach takich jak zwrot towaru w całości lub pełna reklamacja, gdy transakcję anulowano w całości i nie dochodzi ostatecznie do sprzedaży. Wówczas korekta do zera potwierdza fakt, że pierwotna sprzedaż nie powinna mieć wpływu na rozliczenia podatkowe. Po wystawieniu w KSeF takiej korekty konieczne jest wystawienie nowej, poprawnej faktury, ale z innymi danymi (np. właściwym kontrahentem). Korekta do zera nie zastępuje bowiem prawidłowego dokumentu sprzedaży. Jej zadaniem jest wyłącznie usunąć błędną fakturę z obrotu, tak aby dane w KSeF były spójne i zgodne ze stanem faktycznym.

Daty w korektach faktur w KSeF – kiedy następuje ujęcie w księgach?

W tradycyjnym obiegu przedsiębiorcy często rozróżniali datę wystawienia korekty i datę, kiedy kontrahent rzeczywiście ją otrzymał. W KSeF sytuacja wygląda prościej, ponieważ data otrzymania faktury korygującej zazwyczaj pokrywa się z momentem jej numeracji w systemie. To wpływa na rozliczenie VAT, zwłaszcza gdy firma wystawia korektę in minus.

Zmniejszona ilość wymaganej dokumentacji do obniżenia podstawy opodatkowania w KSeF znacznie upraszcza rozliczenie faktur korygujących in minus.

Wystawca faktury korygującej dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF. Nie trzeba dysponować dokumentacjom potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków korekty z nabywcą.

Tą zasadę należy jednak dalej stosować w stosunku do faktur wystawionych poza KSeF. Kluczowa dla rozliczenia korekty in plus wciąż pozostaje przyczyna wystawienia takiej faktury. Uzależnia moment ujęcia korekty w ewidencji podatkowej, tak jak miało to miejsce przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF.

mOrganizer finansów – do pobierania, wysyłania i korygowania faktur w KSeF

W trakcie początkowej obsługi KSeF wielu przedsiębiorców może popełniać pomyłki, dlatego warto mieć niezawodne narzędzie, które pozwala szybko wychwycić błędy i reagować na nie, zanim wpłyną na rozliczenia. Z kontem firmowym w mBanku, możesz zautomatyzować proces wystawiania i poprawiania faktur w KSeF.

mOrganizer finansów, czyli funkcja dostępna w ramach rachunku, pozwala obsługiwać e-faktury w jednym miejscu, bez dodatkowych loginów. Użytkownik może wystawiać dokumenty i wysyłać je do KSeF jednym kliknięciem i automatycznie pobierać faktury kosztowe.

To duże ułatwienie także przy korektach faktur, ponieważ system usprawnia ich obieg i proces wystawiania. Z możliwości wystawienia faktury korygującej skorzystasz w każdym pakiecie – także w bezpłatnym. Wystawiając fakturę korygującą przez mOrganizer, nie musisz na nowo przepisywać wszystkich danych faktury. Zaciągną się one z pierwotnej faktury, a ty poprawisz tylko to, co wymaga poprawy.

Jak wystawić fakturę korygującą do faktury sprzedaży w mOrganizerze finansów?

Jak ująć otrzymaną korektę w kosztach?

W mOrganizerze faktura korygująca kosztowa nie jest powiązana z fakturą pierwotną. Wprowadzisz ją tak samo, jak zwykłą fakturę kosztową.