artykuł
KSeF dla fundacji i stowarzyszeń. Kto musi wdrożyć i kiedy?
ostatnia aktualizacja:
Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur obejmuje już nie tylko firmy – obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również fundacji, stowarzyszeń i organizacji pozarządowych. Co ważne: nie ma znaczenia, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą czy nie. Kluczowe jest to, czy wystawia faktury oraz czy otrzymuje koszty na swój NIP. Poniżej znajdziesz przejrzyste wyjaśnienie, kiedy NGO musi wdrożyć KSeF, jak przygotować organizację do zmian oraz kto powinien otrzymać uprawnienia.
Czy organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej muszą korzystać z KSeF?
Tak, organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej będą korzystać z KSeF w bardzo wielu przypadkach. Choć fundacje i stowarzyszenia działają non-profit, nadal mogą wystawiać faktury, np. za:
odpłatną działalność pożytku publicznego,
wynajem sali, sprzętu lub przestrzeni,
udział w odpłatnych warsztatach lub szkoleniach,
refaktury dla partnerów czy firm współpracujących.
Jeśli choć jedna taka faktura trafia do przedsiębiorcy, który posługuje się NIP-em, docelowo musi zostać wystawiona przez KSeF. Sprawdź, jak wystawić fakturę KSeF.
Dodatkowo:
Jeśli organizacja otrzymuje faktury kosztowe na swój NIP, również będzie odbierać je przez KSeF.
Dotyczy to m.in. faktur za: prąd, internet, księgowość, druk, wynajem powierzchni czy usługi telekomunikacyjne. W przypadku takich faktur, w sporej mierze wystawiającymi będą firmy, dla których KSeF stał się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że fundacja lub stowarzyszenie również od 1 lutego odbierze od nich fakturę wyłącznie w KSeF.
Czy każda fundacja i stowarzyszenie musi korzystać z KSeF?
Nie zawsze w takim samym zakresie, ale niemal każda NGO będzie mieć kontakt z KSeF w dwóch obszarach:
Wysyłka faktur sprzedaży
Obowiązkowa wtedy, gdy organizacja wystawia faktury na rzecz podmiotów posługujących się NIP.
Odbiór faktur kosztowych
Obowiązkowy dla wszystkich organizacji, które otrzymują faktury na swój NIP.
To oznacza, że nawet NGO, które nie wystawiają ani jednej faktury, ale mają koszty muszą korzystać z KSeF.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla NGO?
Termin obowiązku KSeF dla organizacji pozarządowych zależy od dwóch rzeczy:
terminu odbioru faktur kosztowych i terminu wysyłki faktur sprzedaży.
Odbiór faktur kosztowych (zależne od dostawcy)
Fundacja lub stowarzyszenie musi odbierać faktury w KSeF od momentu, gdy ich wystawca zacznie obowiązkowo korzystać z systemu:
1 lutego 2026 - duże firmy (m.in. telekomy, operatorzy energii),
1 kwietnia 2026 - pozostali podatnicy,
1 stycznia 2027 - ostatni etap pełnego obowiązku.
W praktyce oznacza to, że NGO zacznie odbierać dokumenty przez KSeF już w lutym 2026 r., bo większość dużych dostawców przejdzie wtedy całkowicie na e-faktury. Sprawdź, jak w praktyce pobierać faktury z KSeF.
Wysyłka faktur sprzedaży przez NGO (zależne od skali działalności)
Fundacje i stowarzyszenia muszą wysyłać faktury do KSeF:
od 1 lutego 2026 r., jeśli ich sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli sprzedaż nie przekroczyła tego limitu,
jeśli miesięczna sprzedaż (udokumentowana fakturami) NGOjest mniejsza niż 10 tys. zł brutto, organizacja może korzystać ze zwolnienia z obowiązkowej wysyłki faktur do końca 2026 r.
Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie NGO - bez względu na wielkość - mają obowiązek wysyłać faktury wyłącznie do KSeF.
Jak wystawić fakturę w KSeF za odpłatną działalność pożytku publicznego?
Wystawianie faktur dla odpłatnej działalności wygląda tak samo jak w przypadku innych typów sprzedaży. NGO może skorzystać z dwóch rodzajów narzędzi:
Narzędzie Ministerstwa Finansów:
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - bezpłatna, ale ma ograniczoną ergonomię, szczególnie przy większej liczbie faktur.
Narzędzia komercyjne zintegrowane z API KSeF:
np. mOrganizer Finansów w mBanku, który pozwala łatwo wystawiać i wysyłać faktury, a także odbierać dokumenty kosztowe bezpośrednio z poziomu konta. To ważne dla NGO, które nie mają działu księgowego i potrzebują prostych narzędzi.
Kto w fundacji lub stowarzyszeniu powinien mieć uprawnienia do KSeF i jak je nadać?
Uprawnienia powinny otrzymać osoby, które faktycznie pracują z fakturami.
Zwykle są to:
osoba wystawiająca faktury,
osoba odbierająca i opłacająca koszty,
księgowa lub biuro rachunkowe.
Rewolucja KSeF to dobry moment, by uporządkować obieg dokumentów i ustalić kto wystawia dokumenty, kto pobiera koszty i je księguje oraz jak przebiega akceptacja wydatków. Po takim przeglądzie łatwiej zdecydować, komu nadać dostęp.
Jak nadać uprawnienia do KSeF w fundacji lub stowarzyszeniu?
Proces nadawania uprawień do KSeF zależy od tego, czy NGO ma pieczęć kwalifikowaną.
Gdy organizacja posiada pieczęć kwalifikowaną
Można zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, przejść do sekcji Uprawnienia i nadać uprawnienia imienne lub podmiotowe.
Gdy organizacja nie ma pieczęci kwalifikowanej
Najpierw należy złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym. W formularzu wskazuje się pierwszą osobę uprawnioną do działania w KSeF w imieniu NGO.
Ta osoba po otrzymaniu uprawnień, loguje się profilem zaufanym jako reprezentant NIP organizacji, a następnie nadaje dalsze uprawnienia kolejnym osobom lub księgowym.
Konto bankowe dla NGO a KSeF: dlaczego staje się ważniejsze niż wcześniej?
Przejście na KSeF sprawia, że fundacje i stowarzyszenia coraz częściej potrzebują nie tylko dostępu do systemu fakturowania, ale również odpowiedniego konta bankowego dla organizacji pozarządowych. Dlaczego? Bo wiele banków, w tym mBank, umożliwia odbieranie i wysyłanie faktur KSeF bezpośrednio z poziomu konta. To duże ułatwienie dla organizacji, które nie mają rozbudowanego zaplecza księgowego.
Warto pamiętać, że:
konto dla fundacji jest wymagane, gdy organizacja prowadzi odpłatną działalność pożytku publicznego lub otrzymuje dotacje,
konto bankowe dla stowarzyszenia przydaje się również wtedy, gdy zarząd chce jasno oddzielić finanse prywatne od organizacyjnych,
wygodny dostęp do bankowości online pozwala sprawnie opłacać koszty z KSeF i przyspiesza pracę księgową.
Dlatego coraz częściej NGO decydują się na konto bankowe dla organizacji pozarządowych, które obsługuje nie tylko płatności, ale także integracje z KSeF, co znacząco ułatwia wdrożenie nowych obowiązków. Wybór odpowiedniego konta jest więc elementem przygotowania do zmian w 2026 i 2027 roku.
to może Cię zainteresować
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
Informacje przedstawione w artykule są aktualne na 25.03.2026 r. i mogą ulec zmianie.
mOrganizer finansów
To nie jest oferta. Wszelkie informacje dotyczące mOrganizera finansów i mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie serwisu CashDirector dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank S.A., w pakietach: Fakturowanie, mOrganizer finansów, mKsięgowość Komfort, mKsięgowość Premium oraz mKsięgowość Start PK, mKsięgowość Komfort PK, mKsięgowość Premium PK”.