artykuł
Zwolnienie z KSeF - kogo nie dotyczy i jakich faktur się nie wysyła?
ostatnia aktualizacja:
Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie etapami. Od 1 lutego 2026 roku objął największe firmy. Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku większość przedsiębiorców będzie musiała wystawiać e-faktury przez Krajowy System e-Faktur. To jednak nie oznacza, że każda faktura i każdy podatnik wchodzą do systemu na tych samych zasadach. Przepisy przewidują konkretne wyjątki i zwolnienie z KSeF w wybranych sytuacjach. Dla przedsiębiorców kluczowe są dziś nie tylko terminy KSeF, ale też to, żeby wiedzieli, co nadal może działać „po staremu”. Dzięki temu dobrze uporządkują obieg dokumentów, księgowość i sprzedaż.
Kto nie musi wysyłać faktur do KSeF?
Na pytanie Kto nie musi wysyłać faktur do KSeF trzeba odpowiedzieć bardzo precyzyjnie, bo wokół tego tematu narosło kilka nieporozumień. Jednym z nich jest błędne przekonanie, że podatnik zwolniony z VAT podmiotowo lub przedmiotowo ma późniejszy termin wejścia do systemu. Tymczasem nie jest to zgodne z aktualnym harmonogramem.
Obowiązkowy KSeF obejmuje bowiem zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT, według tych samych głównych terminów.
Odroczenie terminu do 1 stycznia 2027 dotyczy jedynie firm tzw. wykluczonych cyfrowo, który miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. brutto. Gdy firma przekroczy limit, obowiązek pojawia się od faktury, która przekracza ten próg.
Poza zakresem obowiązkowego systemu pozostaje między innymi część przypadków, w których działa podmiot zagraniczny. KSeF nie dotyczy firm niemających w Polsce siedziby ani zaplecza, uczestniczącego w danej transakcji.
Korzystać z systemu nie muszą też podatnicy rozliczający sprzedaż w procedurach szczególnych, takich jak OSS i IOSS. Tam nadal obowiązują odrębne zasady dotyczące dokumentacji. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest więc nie tylko ustalenie własnego statusu podatkowego, lecz także sprawdzenie, czy jego model działalności rzeczywiście podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF.
Jakich faktur nie wystawia się w KSeF? Wyłączenia przedmiotowe
Aby odpowiedzieć na pytanie, jakich faktur nie wystawia się w KSeF, najłatwiej uporządkować temat przez konkretne grupy dokumentów.
Najważniejsze jest to, że nie każdą sprzedaż trzeba dokumentować w systemie, a niektóre wyjątki mają duże znaczenie w codziennej pracy firmy. Rodzaje transakcji, w których nie obwiązuje e-faktura, wyłączenia i inne wyjątki dotyczą określonych typów faktur. Poza obowiązkowym KSeF pozostają między innymi:
faktury B2C - w KSeF nie ma obowiązku wystawiania dokumentów konsumentom niebędącym przedsiębiorcami; faktura dla osoby prywatnej nie musi trafiać do systemu, przedsiębiorca może jednak przekazać ją tam dobrowolnie,
faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS, stosowanych przy określonej sprzedaży wewnątrzwspólnotowej na rzecz konsumentów,
wybrane bilety pełniące funkcję faktury, na przykład kolejowe, lotnicze czy autostradowe, o ile spełniają warunki przewidziane w przepisach,
dokumenty proforma, dotąd w obrocie gospodarczym działała faktura proforma, a KSeF nie uznaje jej za dokument podatkowy - proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i dlatego nie podlega wystawieniu w systemie.
To właśnie te wyjątki najczęściej budzą pytania, bo na pierwszy rzut oka łatwo założyć, że z wejściem KSeF w życie każda faktura będzie musiała przejść przez system.
Paragon z NIP-em a KSeF – co się zmieni?
W zagadnieniu paragon z NIP-em a KSeF trzeba oddzielić zasady przejściowe od docelowego modelu działania systemu. W praktyce hasło paragon do 450 zł KSeF najczęściej odnosi się właśnie do paragonu z NIP, który w okresie przejściowym nadal można uznać za fakturę uproszczoną i dlatego nie trafia do systemu.
Do końca 2026 roku trwa jeszcze okres, w którym część sprzedaży można dokumentować tak jak dotąd, mimo że centralny system stopniowo staje się standardem. Paragon z NIP-em będziemy nadal traktować jako faktura uproszczona. KSeF dopuszcza taką możliwość, a dokumenty tego typu pozostaną w obiegu w okresie przejściowym.
W praktyce oznacza to, że:
paragon fiskalny z numerem nabywcy może nadal pełnić funkcję faktury uproszczonej, jeśli znajduję się NIP na paragonie;
do 31 grudnia 2026 r. taki dokument pozostaje wyłączony z obowiązkowego KSeF,
w tym czasie sprzedaż nisko kwotowa można nadal obsługiwać przez kasę rejestrującą, a nie wyłącznie przez system centralny;
docelowo paragony z NIP mają przestać pełnić rolę faktur uproszczonych, więc firmy powinny uwzględnić tę zmianę przy planowaniu procesów sprzedaży.
To ważny element okresu przejściowego, bo pokazuje, że relacja między kasą fiskalną a KSeF nie zmienia się z dnia na dzień. Przez pewien czas oba rozwiązania będą działały równolegle, ale kierunek zmian jest jasny: przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w systemie, a nie zastępować je paragonem.
Brak obowiązku korzystania z KSeF – czy warto wdrożyć go dobrowolnie?
Brak obowiązku korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie grupy podatników wykluczonych cyfrowo. Jednak nawet odnośnie do tych firm, nie zawsze warto czekać do ostatniej chwili. Istnieje bowiem wiele zalet, jakie niesie ze sobą dobrowolny KseF. Korzyści pojawiają się już teraz, bo gdy firmy zaczną pracować w KSeF wcześniej, łatwiej opanują nowy sposób wystawiania faktur. Unikną też nagłej oraz nerwowej zmiany, gdy okres zwolnienia dobiegnie końca.
Dla wielu firm istotny jest też szybszy zwrot VAT, ponieważ podstawowy termin zwrotu wynosi 40 dni zamiast 60 dni. Wcześniejsze wejście w system to także szybsza cyfryzacja firmy. Taka zmiana porządkuje obieg dokumentów, zmniejsza liczbę ręcznych czynności i Ułatwia integrację fakturowania z księgowością oraz codziennym zarządzaniem finansami.
Dodatkową korzyścią może być automatyzacja obiegu dokumentów w firmie. Zwłaszcza gdy przedsiębiorca chce połączyć fakturowanie z codzienną obsługą finansów i bankowością internetową. Dlatego warto wybierać rozwiązania, które ułatwiają przejście na KSeF i upraszczają pracę firmy, np. dzięki integracji z narzędziami mBanku.
Jakich transakcji system nie obejmie? Specyficzne przypadki
Do mniej oczywistych sytuacji należą przypadki, w których nie chodzi o zwykłą fakturę sprzedażową, lecz o szczególne zasady dokumentacji. To właśnie one często budzą wątpliwości, gdy firma wprowadza nowe procesy.
W praktyce warto zwrócić uwagę na trzy obszary:
dokumentacja wewnętrzna firmy - wykorzystywana wyłącznie do celów ewidencyjnych lub po to, by uporządkować rozliczenia w firmie, ponieważ nie są one standardową fakturą sprzedażową i dlatego nie trafiają do KSeF,
noty korygujące w KSeF - znikną z obrotu po wejściu nowych zasad, więc drobne błędy formalne będzie trzeba poprawiać fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę,
faktura RR KSeF - dokument wystawiany przy zakupie produktów od rolnika ryczałtowego; taka faktura nie trafi do obowiązkowego systemu tak jak zwykłe faktury sprzedażowe, ponieważ będzie można wystawiać ją w KSeF dobrowolnie i za zgodą rolnika ryczałtowego.
To ważne wyjątki, bo pokazują, że obok głównych zasad działania KSeF istnieją też sytuacje wymagające osobnego podejścia. Dzięki temu łatwiej ocenić, które dokumenty rzeczywiście trzeba uwzględnić w nowym modelu fakturowania, a które pozostają poza standardowym obiegiem systemowym.
KSeF obejmie większość firm, ale nie wszystkie faktury i nie wszystkie sytuacje będą wyglądały tak samo. Dlatego przed startem KSeF warto sprawdzić terminy, wyłączenia i zasady przejściowe.
Żeby łatwiej przygotować firmę do zmian, warto sprawdzić narzędzia, które wspierają obsługę KSeF, np. mOrganizer finansów dostępny w mBanku.
to może Cię zainteresować
mBank S.A. nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjno – marketingowy i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
Informacje przedstawione w artykule są aktualne na 23.03.2026 r. i mogą ulec zmianie.
To nie jest oferta. Wszelkie informacje dotyczące mOrganizera finansów i mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie serwisu CashDirector dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank S.A., w pakietach: Fakturowanie, mOrganizer finansów, mKsięgowość Komfort, mKsięgowość Premium oraz mKsięgowość Start PK, mKsięgowość Komfort PK, mKsięgowość Premium PK”.