Jak wynika z danych Eurostatu, w Polsce średni czas pracy to 42,5 godziny tygodniowo. Dane te dotyczą jednak tylko osób pracujących na etacie. W przypadku przedsiębiorców średni czas pracy jest zdecydowanie dłuższy, nawet do 50 godzin tygodniowo. A doby nie da się przecież wydłużyć. Jak zatem pracować efektywnie i wykorzystać czas do maksimum? Warto przestrzegać kilku zasad.

 

Alfabet zasad

 

Planowanie – Na początku miesiąca przygotuj pisemny plan na 30 dni. Zaznacz w nim wszystkie ważne spotkania, wizyty, terminy urzędowe czy daty oddania projektów (uaktualniaj go na bieżąco). To pokaże, jakie masz pole do manewru. Można zdecydować się też na plan tygodniowy – wszystko zależy od preferencji. Codzienne rano ułóż też plan dnia. Będzie działać motywująco i wspomoże pamięć. Pamiętaj, aby każde zadanie opisać w kilku słowach. Nie rozpisuj się jednak, bo plan przestanie być czytelny. Weź pod uwagę nie tylko zadania, ale też codzienne, powtarzające się czynności.

 

Ustalanie hierarchii – codziennie uporządkuj zadania od najważniejszych do najmniej ważnych i zawsze zaczynaj od szczytu tej listy. Dzięki temu nie pogubisz się w natłoku małoistotnych spraw. Pamiętaj też, że niedokończone sprawy „siedzą z tyłu głowy”. W miarę możliwości staraj się je umieścić wysoko na swojej liście. W określeniu hierarchii pomoże ustalenie celów, czyli tego co chcesz danego dnia osiągnąć (także prywatnie), np. opracować budżet projektu, podpisać umowę z klientem, wyjść do kina.

 

Zasada Pareto, czyli 80 na 20

 

Wynika z niej, że 20 proc. działań przynosi 80 proc. wyników. Pozostałe 80 proc., zaledwie 20 proc.

 

Oznacza to, że zawsze trzeba znaleźć czas na najważniejsze zadania i zająć się nimi w pierwszej kolejności.

 

Oszacowanie czasu – to trudne, ale postaraj się oszacować, ile czasu zajmie ci wykonanie danego zadania. Zaplanuj „margines błędu” na sytuacje nieprzewidziane (które sprawią, że wykonanie zadania zajmuje więcej czasu) oraz czynności niezwiązane bezpośrednio z pracą. Warto zarezerwować na nie ok. 40 proc. czasu (20 proc. nieoczekiwane, 40 proc. spontaniczne).

 

Kontrola – regularnie (np. co godzinę) sprawdzaj stan wykonania planu dnia.

 

Konsekwencja – poza wyjątkowymi sytuacjami nie zmieniaj planu dnia. Koncentruj się też tylko na bieżącym zadaniu.

 

Odwracanie uwagi/pożeracze czasu – nie daj się pożeraczom czasu. „Tylko chwila” na portalu społecznościowym łatwo zmienia się w godzinę, a sprawdzanie skrzynki co 5 minut niepotrzebnie zabiera czas. Pożeraczem czasu może być też, np. przeciągające się zebrania, brak punktualności, niezrozumienie zadania. Dlatego zawsze upewnij się, że wiesz co i jak masz robić, a podczas zebrania nie zbaczaj z wytyczonego kierunku. Dodatkowo warto pamiętać, że każde oderwanie się od wykonywanej czynności powoduje spadek wydajności. To tzw. efekt piły (straty czasu powodowane nim mogą sięgnąć nawet 28 proc.).

 

Delegowanie zadań – nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego sam. Dlatego już na początku prowadzenia działalności rozważ, które zadania możesz zlecić podwykonawcom lub pracownikom/współpracownikom (np. księgowość).

 

Organizacja miejsca pracy – ostatnie, choć nie najmniej ważne. Konieczność częstego opuszczania miejsca pracy, np. żeby pójść do drukarki czy po segregator z dokumentacją, jest cichym zjadaczem czasu. Przed rozpoczęciem pracy upewnij się, że wszystko co jest ci potrzebne masz w pobliżu.

 

Gdy pracujesz w domu, paradoksalnie organizacja czasu jest jeszcze trudniejsza. Choć rezygnując z dojazdów oszczędzasz dwie-trzy godziny dziennie, to czyhają na ciebie inne niebezpieczeństwa – niezamieciona podłoga, listonosz, pies/kot/złota rybka. Dlatego pamiętaj, by rozdzielić strefę prywatną od służbowej. „Wychodzenie do pracy”, nawet jeżeli jest to drugi pokój, pomoże ci odciąć się od spraw domowych. Warto też określić sobie godziny pracy – nielimitowany czas pracy tylko na początku brzmi zachęcająco, z czasem może wywołać chaos.

 

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem można zyskać nawet kilka dodatkowych godzin. W udoskonaleniu tej umiejętności pomogą specjalne techniki. Jest ich wiele, ale kilka cieszy się największą popularnością.

 

Pomodoro

 

• Potrzebny będzie czasomierz i lista zadań.
• Ustaw minutnik na 25 minut (1 pomodoro) i postaw tak, by był widoczny.
• Przez ten czas skoncentruj się na jednym zadaniu (od najważniejszego).
• Nie pozwól sobie przerywać przez czas trwania „pomodoro”.
• Jeżeli zadanie wymaga więcej czasu, podziel je na etapy, jeżeli mniej – dodaj do niego inne małe zadanie. Po upływie 25 min odznacz zadanie lub jego część jako wykonane.
• Po każdym pomodoro zrób 5 minut przerwy, po czterech – 20-30 minut odpoczynku.
   

ABC

 

Ta technika opiera się na zasadzie Pareto.

 

• Listę zadanie podziel na trzy grupy:

 

A – zadania priorytetowe, które trzeba wykonać samodzielnie (15 proc. wszystkich działań wpływające na 65 proc. wydajności),

 

B – zadania ważne, ale takie, które można częściowo przekazać komuś innemu,

 

C – zadania mało ważne. Możne je zrobić później lub delegować ich wykonanie.

 

• Zaplanowanie działań i ich realizacja według planu.

 

Nowoczesne technologie. Grzech z nich nie skorzystać. Poczynając od najprostszych arkuszy kalkulacyjnych (można w nich sporządzić plan), przez interaktywne formularze i kalendarze (pomagają też w komunikacji między współpracownikami), po specjalne aplikacje, np. Evernote (lista zdań, baza pomysłów), Trello (tworzenie listy zadań, baz informacji), Any.do i Any.do Calendar (lista zadań, kalendarz), Team Allocator (kalendarz, projekty, raporty czasu pracy) czy ToDoList (tworzenie listy zadań i projektów), Wunderlist (lista zadań) i Google Calendar i Google Documents.

 

Więcej przydatnych technik zarządzania czasem oraz przydatnych artykułów znajdziesz na www.firmowi.pl