Internet, to dla przedsiębiorcy nie tylko kanał umożliwiający dotarcie do klientów i nawiązywanie kontaktów biznesowych. Sieć oferuje również szereg nowoczesnych narzędzi i usług, pozwalających zoptymalizować działalność przedsiębiorstwa. Do grona tych ostatnich zalicza się księgowość internetowa – rozwiązanie, które w maksymalnym stopniu usprawnia i przyspiesza załatwianie spraw księgowych firmy.

Pod pojęciem księgowości internetowej kryje się szeroki pakiet – udostępnianych poprzez program do księgowości online – narzędzi księgowo-finansowych, ułatwiających przedsiębiorcy samodzielne prowadzenie rozliczeń firmy, a także usługi biur rachunkowych online, obsługujących klientów tylko i wyłącznie zdalnie tj. drogą elektroniczną bądź telefonicznie. Istotę tych ostatnich stanowi fakt, że przedsiębiorca zleca księgowość specjalistom, zachowując jednocześnie możliwość korzystania z udostępnianej przez usługodawcę aplikacji księgowej. W niniejszym artykule przedstawiamy, w jaki sposób księgowość internetowa – niezależnie od tego, czy jest prowadzona samodzielnie, czy też z pomocą firmy rachunkowej – może pomóc w optymalizacji działalności przedsiębiorstwa.

Księgowość internetowa: narzędzia i usługi usprawniające pracę przedsiębiorcy

Choć większość aplikacji do prowadzenia księgowości internetowej jest rzeczywiście, tak jak zapewniają ich dostawcy, przyjazna i prosta w obsłudze, nie każda z nich posiada bogatą funkcjonalność. W praktyce, to, z jakich narzędzi będzie mógł korzystać użytkownik, zależy przede wszystkim od wybranego wariantu abonamentu usługi (w ofertach usługodawców zwykle można spotkać zarówno pakiety płatne, jak i bezpłatne). Warto przy tym dodać, że najczęściej obowiązuje tutaj zasada: im więcej dodatkowych opcji w programie, więcej wystawianych faktur i ich księgowań, większy zakres wsparcia biura rachunkowego - tym wyższy całkowity koszt usługi.

Trzeba jednak podkreślić, że pewien podstawowy zestaw funkcji i udogodnień można spotkać praktycznie w każdej aplikacji do księgowości internetowej. Na zestaw ten składa się możliwość:

• szybkiego wystawiania faktur elektronicznych,
• generowania księgi przychodów i rozchodów, deklaracji podatkowych, a także rejestrów VAT,
• dodawania i edytowania kosztów firmowych,
• sprawdzania danych dotyczących przychodów i kosztów firmowych,
• korzystania z całodobowego dostępu do dokumentów firmy.

Natomiast te bardziej rozbudowane, przeznaczone dla nieco większych firm serwisy księgowe online, mogą zapewniać dodatkowo dostęp do modułów: kasa/bank, zarządzanie relacjami z klientami (CRM), kadry i płace, środki trwałe, a także do systemu magazynowego.
Sprawdźmy, w jaki sposób wyżej wymienione funkcje mogą usprawnić pracę przedsiębiorcy.

Porządek w dokumentacji księgowo-finansowej

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem, obawia się najbardziej biurokratycznych aspektów prowadzenia firmy. Nic w tym dziwnego – liczba dokumentów firmowych wzrasta wraz z każdym kolejnym dniem. Już po kilku miesiącach od momentu rozpoczęcia działalności będą ich dziesiątki, setki, a może i tysiące – wszystkie powinny być uporządkowane i bezpiecznie archiwizowane. Problemowość tych kwestii jest szczególnie odczuwalna przez freelancerów, przedsiębiorców pracujących w domu, a także właścicieli niewielkich biznesów, którzy zwykle mają ograniczone możliwości w zakresie przechowywania i organizacji dokumentów.

W przypadku księgowości internetowej, wszystkie elektroniczne dokumenty firmy są w jednym, łatwo dostępnym, a przy tym całkowicie bezpiecznym, miejscu – na zewnętrznym serwerze, udostępnianym przez usługodawcę. Co więcej, aby znaleźć poszukiwany dokument lub wprowadzić do systemu nowy, wystarczy zalogować się na swoje konto, a następnie wykonać raptem kilka kliknięć. Takie udogodnienie pozwoli przedsiębiorcy wprowadzić ład i porządek do swojej dokumentacji cyfrowej.

Wygoda w codziennym prowadzeniu spraw firmy

Zarówno stacjonarne biura rachunkowe, jak i pracujące na etacie księgowe, są dla przedsiębiorców dostępne zwykle od poniedziałku do piątku, raptem przez 8 godzin dziennie. Tymczasem z usług udostępnianych w ramach księgowości internetowej można korzystać przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Co więcej, usługi te nie wiążą się z koniecznością osobistego kontaktowania się z księgowymi czy fizycznym dostarczaniem dokumentów do biura. To duża wygoda w prowadzeniu spraw firmy, ponieważ w dowolnym miejscu i o dowolnej porze dnia, przedsiębiorca może załatwić praktycznie każdą sprawę księgowo-finansową.

Minimalizacja kosztów

Sięgnięcie po księgowość internetową to także dobry sposób na minimalizację kosztów w firmie. Cena miesięcznego abonamentu waha się w przedziale od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Jeśli przedsiębiorca wybierze produkt dobrze dopasowany do swoich potrzeb, to ma szanse zaoszczędzić od kilkuset (koszt biura księgowego) do kilku tysięcy złotych miesięcznie (koszt zatrudnienia księgowej), nie tracąc przy tym nic na jakości zarządzania obszarem finansowym firmy.

Na bieżąco ze zmianami w przepisach księgowych i podatkowych

Dostawcy oprogramowania do księgowości internetowej troszczą się o to, aby oferowane przez nie produkty były zawsze na bieżąco aktualizowane, zarówno od strony technicznej, jak i w kontekście ewentualnych zmian w przepisach księgowych i podatkowych. I co ważne, nie pobierają za to od użytkowników żadnych dodatkowych opłat.
Korzystając z aplikacji księgowej online przedsiębiorca ma zatem zawsze pewność, że stosuje się do aktualnych stawek podatkowych, czy innych uregulowań prawno-podatkowych. A to nie tylko poczucie bezpieczeństwa, ale i oszczędność czasu, wynikająca z braku konieczności śledzenia zmian w prawie.

Automatyzacja procesów księgowo-finansowych

Korzystanie z księgowości internetowej niesie oszczędność czasu również z tego względu, że pozwala zautomatyzować wiele czynności i obowiązków księgowo-finansowych. Internetowe serwisy księgowe mogą automatycznie np. wypełniać pola w formularzach do wystawiania faktur, sporządzać deklaracje podatkowe, czy wyliczać podatki do zapłacenia. Natomiast w ramach bankowych usług księgowości online (np. mKsięgowości Start, Komfort oraz Premium), można dodatkowo liczyć na to, że system sam zaczyta z faktury dane do przelewu, przygotuje przelew podatkowy, a także oznaczy, które faktury zostały już opłacone przez kontrahentów, a które jeszcze nie.

W przypadku usług biur rachunkowego online, wygoda i oszczędność czasu są jeszcze większe, ponieważ aktywność przedsiębiorcy w obszarze księgowym ogranicza się właściwie wyłącznie do wystawiania faktur i wykonywania przelewów – całą resztą zajmuje się zespół księgowych. W ten sposób, przy minimalnym nakładzie sił, energii i środków finansowych (cena mKsięgowości Komfort – w przypadku której księgowość zleca się specjalistom  – jest porównywalna do ceny usług tradycyjnych biur rachunkowych), można zadbać praktycznie o każdy aspekt finansowy prowadzonego biznesu.

Księgowość internetowa – dla kogo?

Usługi księgowości internetowej kierowane są do wszystkich przedsiębiorców rozliczających prowadzoną działalność na uproszczonych zasadach. Najwięcej korzyści z jej stosowania odniosą freelancerzy, przedstawiciele wolnych zawodów, a także osoby prowadzące małe firmy – które wystawiają stosunkowo niewiele faktur w ciągu miesiąca, a przy tym nie przeprowadzają skomplikowanych operacji finansowych. Niemniej jednak, choć dla wspomnianych podmiotów korzyści wynikające ze stosowania księgowości online są faktycznie największe, omawiana usługa może okazać się atrakcyjna również dla przedsiębiorstw prowadzących księgi rachunkowe. Internetowe aplikacje księgowe stanowią bowiem nieocenioną pomoc w wystawianiu faktur elektronicznych czy dokonywaniu wpisów w poszczególnych ewidencjach – czyli pozwalają zoptymalizować działania w obszarze księgowym firmy.




Nota
Niniejszy materiał nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i ma charakter wyłącznie informacyjny. Wszelkie informacje dotyczące mKsięgowości dostępne są w „Regulaminie Serwisu SuperKsięgowa.pl dostępnego w ramach systemu transakcyjnego mBank SA oraz usług mKsięgowość START, mKsięgowość KOMFORT i mKsięgowość PREMIUM” oraz w „Regulaminie Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” dostępnych na stroniehttps://www.mbank.pl/firmy/ksiegowosc/wiecej/ lub pod adresem – https://www.mbank.pl/pdf/promocje/uslugi/regulamin-promocji-zyskuj-z-nami-od-poczatku-31-08-2016.pdf
Organizatorem Promocji „Powitalna promocja - rok mKsięgowości w dobrej cenie” jest Cyber Productivity S.A. z siedzibą w Warszawie.