Umowy, pisma do urzędów, faktury elektroniczne - te wszystkie dokumenty możesz podpisywać już nie tylko własnoręcznie, ale również za pomocą podpisu elektronicznego. To dość wygodne rozwiązanie dla osób, które chcą zaoszczędzić czas i przesyłać ważne dokumenty przez internet.

 

Certyfikat kwalifikowany, karta kryptograficzna, kwalifikowany znacznik czasu - tego typu nazewnictwo może początkowo odstraszyć osobę, która rozważa korzystanie z podpisu elektronicznego. Niesłusznie. Wbrew pozorom jest to rozwiązanie bardzo proste i bezpieczne - oczywiście pod warunkiem zachowania podstawowych zasad ostrożności w Internecie.

 

Co to jest podpis elektroniczny?

 

Przedsiębiorcy, a także osoby indywidualne mają w Polsce możliwość korzystania z podpisu elektronicznego. Jedną z jego najważniejszych zalet jest to, że posiadacz takiego podpisu nie musi już własnoręcznie sygnować dokumentów. Robi to za niego system elektroniczny. Nie chodzi tu jednak o zwykły skan własnoręcznego podpisu (który potem z łatwością można powielić), ale o specjalny cyfrowy kod, który jest przypisany tylko jego właścicielowi.

 

Jak sama nazwa wskazuje, podpis jest elektroniczny, a więc nie ma nic wspólnego z jakimkolwiek znakiem, który byłby zauważalny w wersji wydrukowanej. By zweryfikować autentyczność dokumentu odbiorca musi dostać jego wersję elektroniczną. A w razie jakiegokolwiek sporu (np. przed sądem) o weryfikację może zostać poproszona „trzecia strona”, a więc firma certyfikująca podpisy, o czym przeczytasz poniżej.

 

Nie oznacza to, że podpis elektroniczny jest wymagany w przypadku faktury elektronicznej. Prawo dopuszcza wysyłanie jej bez podpisu elektronicznego. Jego obecność zwiększa jednak bezpieczeństwo, bo uniemożliwia jakiekolwiek ingerencje nieupoważnionych osób. Trzeba w tym miejscu wspomnieć, że przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę bez żadnego podpisu. Prawnicy zwracają jednak uwagę, że o ile takiego obowiązku nie ma, to w praktyce faktura podpisana ma większą wiarygodność np. przed sądem.

 

Uwaga: bezpieczny podpis elektroniczny zgodnie z przepisami ma taką samą moc prawną, jak każdy dokument podpisany własnoręcznie.

 

Z podpisu mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy np. wysyłają faktury elektroniczne, wysyłają deklaracje do urzędów skarbowych lub ZUS, składają deklaracje celne. Ale to nie koniec: od początku tego roku również lekarze dostali możliwość wystawiania zwolnień L4 w formie elektronicznej, wykorzystując właśnie cyfrowy podpis.

 

Jak sprawdzić autentyczność podpisu elektronicznego?

 

Odbiorca dokumentu z podpisem elektronicznym ma też możliwość sprawdzenia jego autentyczności. W tym celu powinien zainstalować na swoim komputerze aplikację weryfikującą podpisy elektroniczne. Takie aplikacje są dostępne na stronach firm zajmujących się certyfikacją podpisów elektronicznych (o nich przeczytasz niżej). Po zainstalowaniu aplikacji użytkownik wybiera plik, których chce sprawdzić, a aplikacja sprawdza za niego podpis.

 

Po sprawdzeniu zainstalowany program informuje, czy wskazany plik bądź pliki są autentyczne.

 

Jak założyć podpis elektroniczny?

 

Do wyboru masz dwie wersje podpisu elektronicznego: bezpłatną i płatną.

 

Zacznijmy od tej bezpłatnej. Bezpłatny podpis elektroniczny może być używany w kontaktach z urzędami skarbowymi, ZUS i innymi urzędami państwowymi, które korzystają z tzw. systemu ePUAP.

 

By móc z niego korzystać, musisz założyć własne konto w tym systemie. Wypełnij wniosek na stronie epuap.gov.pl, a następnie wybierz się do dowolnego urzędu, by potwierdzić swoją tożsamość. Gdy już utworzysz w ten sposób swoje konto, system ePUAP będzie działał jak internetowa skrzynka do kontaktu z urzędami. Znajdziesz tam wszelkiego rodzaju wnioski i dokumenty, których akurat będziesz potrzebował.

 

Podpis elektroniczny płatny. Korzystanie z systemu ePUAP nie daje ci jednak możliwości składania podpisu elektronicznego na dokumentach, których nie kierujesz do urzędów, a więc np. na umowach z partnerami biznesowymi czy na fakturach. Dlatego jeżeli chcesz mieć taką możliwość, musisz skorzystać z usługi płatnej.

 

Polska administracja dała możliwość „produkowania” podpisów elektronicznych tylko pięciu firmom. Można powiedzieć, że tylko podpisy kupione u nich będą miały później moc prawną. O tych firmach mówimy, że świadczą usługi certyfikacyjne dla podpisu elektronicznego.

 

Obecnie są to: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Asseco Data Systems (Certum), EuroCert, Enigma S.O.I.

Aby stać się posiadaczem podpisu elektronicznego musisz skontaktować się z jedną z powyższych firm. Na ich stronach internetowych możesz zapoznać się z ofertą i po wyborze najodpowiedniejszej, zamówić ją dokładnie tak, jak robi się to w sklepie internetowym.

 

Gdy to zrobisz, firma przyśle ci paczkę z zestawem do instalacji na własnym komputerze. W najprostszej wersji razem z instrukcją obsługi będzie to oprogramowanie, czytnik podłączany do komputera za pomocą USB oraz tzw. karta kryptograficzna. Wygląda ona jak karta płatnicza z chipem. I podobnie jak w przypadku kart płatniczych, jego posiadacz powinien pilnować, by nie dostał się w niepowołane ręce. Podpisy, podobnie jak karty płatnicze czy SIM, są zabezpieczone kodami PIN czy PUK.

 

Nie zmienia to jednak faktu, że jeżeli zgubisz zestaw lub któryś z jego elementów powinieneś jak najszybciej powiadomić o tym centrum certyfikacji, które unieważni certyfikat i niepowołana osoba nie będzie mogła się nim posłużyć. Na stronie każdej firmy certyfikującej można znaleźć numery telefonów, pod które należy dzwonić w tak awaryjnych sytuacjach.

 

To jednak nie koniec. Po prawidłowym zainstalowaniu oprogramowania system wygeneruje dokumenty, które będziesz musiał wydrukować i dostarczyć do firmy, od której kupiłeś usługę. W ten sposób zweryfikuje ona, czy np. nie podszywasz się pod kogoś innego. Możesz też od razu umówić się na osobisty odbiór swojego zestawu w oddziale.

 

Już jako posiadacz autoryzowanego podpisu elektronicznego będziesz mógł certyfikować dokumenty tak, aby ich odbiorca miał pewność, że po złożeniu podpisu elektronicznego nikt ich już nie modyfikował, a więc np. nie zmienił treści przesyłanej umowy.

 

Ile to wszystko kosztuje?

 

Certyfikowane przez administrację państwową firmy wydające podpisy elektroniczne prowadzą zwykłą działalność komercyjną. A więc za możliwość korzystania z cyfrowego podpisu będziesz musiał zapłacić.

 

Ile? Wszystko zależy od tego, na jaki rodzaj usługi się zdecydujesz. Najprostsze zestawy potrzebne do korzystania z podpisu elektronicznego kosztują od około 200 do ponad 300 złotych za okres od jednego roku do dwóch lat. Czas też możesz potem przedłużyć.

 

Więcej zapłacisz, jeżeli będziesz chciał korzystać dodatkowo z tzw. znaczników czasu, czyli „elektronicznych pieczątek” pokazujących wiarygodną datę i czas wygenerowania dokumentu elektronicznego. Takie znaczniki najczęściej rozlicza się w zależności od liczby ich użycia w skali miesiąca. Dla małej firmy będzie to koszt około 20-50 złotych miesięcznie. W przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw, generujących tysiące dokumentów, ten koszt będzie dużo wyższy.

 

Uwaga: Na stronach internetowych wskazanych wyżej firm bez problemu znajdziesz ich oferty w zakresie podpisu elektronicznego, będziesz mógł porównać proponowane pakiety i dopasować je do swoich potrzeb. Oferują one też dostęp do infolinii i pomoc np. przy instalowaniu oprogramowania.

 

Na co uważać, korzystając z podpisu elektroniczneg?

 

Korzystanie z podpisu elektronicznego jest bezpieczne. Jak podkreślają urzędnicy, a także eksperci zajmujący się podpisem elektronicznym i ochroną danych, o wiele łatwiej jest np. podrobić podpis składany ręcznie niż certyfikat uwiarygadniający dokument w wersji elektronicznej.

 

Trzeba jednak pamiętać o zachowaniu podstawowych zasad bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o korzystanie z sieci internetowej. Można to porównać do korzystania z bankowości elektronicznej, w której podstawową zasadą bezpieczeństwa jest to, by nie udostępniać nikomu danych, które mogłyby pomóc np. w dostaniu się na konto i wykonaniu przelewu.

Więcej przydatnych artykułów na www.firmowi.pl